Φανταστείτε να αναγκάζεστε να καμαρώνετε μέσα από αρχειοθήκες σε αναζήτηση ενός παλιού φακέλου με ένα σημαντικό κομμάτι εγγράφου που χρειάζεστε για να επιλύσετε μια έρευνα πελάτη.
Λοιπόν, η εύρεση τέτοιων πληροφοριών που φυλάσσονται σε ένα έγγραφο που έχει υποβληθεί σε χαρτί μπορεί να φορολογεί, να απογοητεύει και αναμφίβολα να σας επιβραδύνει. Ωστόσο, όταν σαρώτε τα παλιά σας έγγραφα και τα αποθηκεύετε σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων, μπορεί να κάνει τη διαχείριση εγγράφων πολύ πιο απλή και πιο αποδοτική για την επιχείρησή σας.
$config[code] not foundΤι είναι η σάρωση εγγράφων;
Η σάρωση εγγράφων, γνωστή και ως απεικόνιση εγγράφων, ορίζεται απλά ως η διαδικασία λήψης μιας ψηφιακής εικόνας ενός χαρτιού (ή ενός μικροφίλμ).
"Είναι το πώς τα χαρτιά σας μετατρέπονται σε ηλεκτρονικές εικόνες με δυνατότητα αναζήτησης, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν σε μεγάλο βαθμό την επιχειρηματική σας διαδικασία", ανέφερε στους ειδικούς της Small Business Trends Neil McKeever ειδικοί απεικόνισης εγγράφων με την υπηρεσία διαχείρισης εγγράφων και σάρωσης Kefron.
Η όλη διαδικασία μετατροπής των φυσικών εγγράφων σε ψηφιακή μορφή περιλαμβάνει επίσης τη σάρωση και τη λήψη εικόνας χρησιμοποιώντας το λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Το OCR αναγνωρίζει έξυπνα τις ψηφιακές εικόνες και τις μετατρέπει σε έγγραφα κειμένου για να επιτρέπουν την αναζήτηση λέξεων-κλειδιών μέσα σε ένα έγγραφο.
"Όταν γίνει σωστά, η σάρωση εγγράφων μπορεί να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας προς το καλύτερο και να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα", πρόσθεσε ο McKeever.
Επιχειρηματικά οφέλη των εγγράφων σάρωσης
Σύμφωνα με τον McKeever, του οποίου η δηλωμένη δουλειά είναι να βοηθήσει τους μικρομεσαίους και τους εταιρικούς πελάτες να εφαρμόσουν και να διατηρήσουν το σύστημα διαχείρισης πληροφοριών με τον πιο αποτελεσματικό και έγκαιρο τρόπο, υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους η σάρωση εγγράφων (ή η απεικόνιση) μπορεί να είναι πολύτιμη για την επιχείρησή σας.
Εξηγεί έξι βασικά πλεονεκτήματα της σάρωσης εγγράφων για επιχειρήσεις:
1. Σάρωση εγγράφων σας εξοικονομεί χρόνο και χρήμα
Με εύκολη πρόσβαση σε όλα τα αρχεία και τα έγγραφά σας με το πάτημα ενός κουμπιού, εσείς ή το προσωπικό σας δεν θα χρειαστεί να σπαταλήσετε χρόνο μέσα από κουτιά και αρχεία προσπαθώντας να εντοπίσετε το έγγραφο που χρειάζεστε. Δεν θα πληρώσετε προσωπικό για μια εργασία που θα μπορούσε να πάρει ώρες όταν θα πρέπει να ολοκληρωθεί σε λίγα δευτερόλεπτα.
2. Η σάρωση εγγράφων βελτιώνει την εξυπηρέτηση πελατών σας
Με την απεικόνιση εγγράφων, μπορείτε να ψηφιοποιήσετε κάθε τμήμα ενός αρχείου και να το ευρετηρίσετε με μια σειρά μεταδεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι εάν χρειάζεστε μια συγκεκριμένη πληροφορία - όπως έναν αριθμό τιμολογίου - μπορείτε να τη βρείτε αμέσως. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν θέλετε να ανταποκριθείτε στις ανάγκες των πελατών σας όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
3. Η σάρωση εγγράφων μειώνει το χώρο αποθήκευσης
Μετατρέποντας όλα τα φυσικά σας έγγραφα σε ψηφιακά αρχεία, δεν θα χρειάζεται πλέον να τα αποθηκεύετε εκεί που βρίσκονται κοντά. Μπορούν να συσκευαστούν και να αποσταλούν για ασφαλή, αφοσιωμένα sites, απελευθερώνοντας χώρο στο γραφείο σας για πιο σημαντικά πράγματα και μειώνοντας το κόστος που σχετίζεται με την αποθήκευση αρχείων χαρτιού.
4. Σάρωση εγγράφων Βελτιώνει την ασφάλεια
Καθώς δεν θα χρειαστείτε αυτά τα αρχεία χαρτιού στον χώρο, μπορείτε να τα κρατήσετε σε ειδικές εγκαταστάσεις αποθήκευσης που διαθέτουν εξαιρετικά πρωτόκολλα ασφάλειας. Δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για την ασφάλεια στο γραφείο σας, καθώς όλα τα ψηφιακά αρχεία και τα αντίγραφα ασφαλείας μπορούν να αποθηκευτούν εξ αποστάσεως σε εξαιρετικά ασφαλείς διακομιστές.
5. Σάρωση εγγράφων Σας επιτρέπει να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε
Ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα των ψηφιακών αρχείων σε σχέση με τα χαρτιά είναι η ανταλλαγή εγγράφων. Πολλοί συνάδελφοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο όταν απαιτείται, μειώνοντας ξανά το χρόνο που χάνεται όταν τα αρχεία χαρτιού πρέπει να μεταβιβάζονται από το ένα τμήμα στο άλλο.
6. Σάρωση εγγράφων σας βοηθά να συμμορφώνεστε με τους κανονισμούς συμμόρφωσης
Τέλος, μπορεί να διαπιστώσετε ότι οι διαδικασίες συμμόρφωσης στον κλάδο σας απαιτούν να φυλάσσετε ορισμένα έγγραφα ψηφιακά, καθώς και φυσικά. Η τοποθέτηση μιας ασφαλούς και αποτελεσματικής λύσης απεικόνισης εγγράφων στη θέση σας τώρα μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια κάτω από τη γραμμή.
Σάρωση φωτογραφίας μέσω Shutterstock
3 Σχόλια ▼
