Για πολλά χρόνια, τα υπολογιστικά φύλλα του Excel υπήρξαν βασικά σε επαγγελματικούς και προσωπικούς κύκλους για την οργάνωση, τον υπολογισμό και την παρουσίαση δεδομένων.
Έχουν αποτελέσει ένα παγκοσμίως λειτουργικό εργαλείο για ποικίλες εφαρμογές, όπως η διατήρηση καρτελών στα οικονομικά της εταιρείας και η διαχείριση αποθέματος.
Δεν υπήρξε μια ενιαία τεχνολογική εξέλιξη που να μπορεί να αντικαταστήσει τα υπολογιστικά φύλλα ως βασικό γραφείο (εκτός των συνεχιζόμενων ενημερώσεων από το Microsoft Office και παρόμοιους ανταγωνιστές όπως τα Έγγραφα Google), έτσι ώστε τα υπολογιστικά φύλλα να παραμείνουν σε ενεργή κυκλοφορία.
$config[code] not foundΓια πολλές χρήσεις, τα υπολογιστικά φύλλα εξακολουθούν να είναι πολύτιμα, αλλά υπάρχουν ορισμένες ανεπάρκειες που τους εμποδίζουν να είναι οι δυνάμεις που κάποτε ήταν.
Λόγοι για τους οποίους πρέπει να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα
Αν είστε ένας ανεπαρκώς ανεπτυγμένος ανεμιστήρας υπολογιστικών φύλλων, πιθανώς να κουνήσετε το κεφάλι σας με την έννοια της εγκατάλειψής τους. Ωστόσο, υπάρχουν μερικοί σημαντικοί λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να μειώσετε τη συνολική αξιοπιστία σας σε υπολογιστικά φύλλα:
1. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι ευάλωτα σε σφάλματα. Σύμφωνα με το αναγνωριστικό συστήματος, σχεδόν το 90% όλων των υπολογιστικών φύλλων έχει σφάλματα. Αυτό μπορεί να είναι μια ακατάλληλη φόρμουλα, ένας εσφαλμένος αριθμός ή ανεπαρκής μορφοποίηση που οδηγεί σε παρερμηνείες. Φυσικά, αυτό δεν είναι το λάθος των λογιστικών φύλλων εγγενώς - είναι το λάθος των ανθρώπων που τους διαχειρίζονται. Ωστόσο, ορισμένα χαρακτηριστικά υπολογιστικού φύλλου - όπως η απλότητα, η ελαφρότητα, η έλλειψη ελέγχων και ισορροπιών και η έλλειψη επικοινωνίας - διευκολύνουν τους ανθρώπους να κάνουν αυτά τα λάθη. Επειδή τα υπολογιστικά φύλλα χρησιμοποιούνται συχνά για πολύτιμες ή ευαίσθητες πληροφορίες, ακόμη και ένα μόνο λάθος μπορεί να είναι δαπανηρό εδώ, οπότε δεν αξίζει τον κίνδυνο.
2. Δεν υπάρχουν σαφείς κανόνες μορφοποίησης. Το Excel σας δίνει τους τόνους των επιλογών όταν πρόκειται για τον τρόπο μορφοποίησης κελιών, γραμμών, στηλών και ακόμη και τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται αριθμοί και δεδομένα στο φύλλο. Στην επιφάνεια, αυτό μοιάζει με ένα μεγάλο χαρακτηριστικό - αλλά αυτός ο πλήθος επιλογών σημαίνει ότι δεν υπάρχει σαφής κανόνας για το τι είναι "σωστό" ή "λάθος" για συγκεκριμένες εφαρμογές. Υπάρχουν κάποια πρότυπα διαθέσιμα στο Excel, αλλά και πάλι, δεν υπάρχει τυποποιημένη μορφοποίηση που να μπορούν να ακολουθήσουν όλοι οι υπάλληλοί σας, οι συνεργάτες και οι πελάτες σας. Η μορφοποίηση που έχει νόημα για εσάς ίσως να μην έχει νόημα για τους άλλους, οδηγώντας σε προβλήματα σύγχυσης και συμβατότητας όταν προσπαθείτε να μεταφέρετε δεδομένα σε άλλο μέρος.
3. Είναι πολύ γενική για να είναι σχετική για τις περισσότερες εργασίες. Η δύναμη των υπολογιστικών φύλλων είναι η ευελιξία τους - αλλά αυτό μπορεί επίσης να είναι μια αδυναμία. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι ένα είδος "jack όλων των συναλλαγών, master of none". Είναι αξιοπρεπείς στην εκτέλεση σε διάφορες εφαρμογές, αλλά δεν είναι η ιδανική λύση για οποιαδήποτε συγκεκριμένη λειτουργία. Λόγω της ποικιλομορφίας των τεχνολογικών εργαλείων που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για μεμονωμένες λειτουργίες, τα υπολογιστικά φύλλα είναι ξεπερασμένα σε σχεδόν κάθε εφαρμογή που μπορείτε να σκεφτείτε. Είναι σαν να πηγαίνετε σε ένα εστιατόριο ειδικότητας, αντί να προσφέρετε ένα κομμάτι κάθε κουζίνας - αυτή η εξειδίκευση καθιστά το τελικό προϊόν ανώτερο.
4. Μόνο ένα άτομο μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα υπολογιστικό φύλλο τη φορά. Πρόκειται για μια λεπτή, αλλά ισχυρή αδυναμία των υπολογιστικών φύλλων. Μόνο ένα άτομο μπορεί να εργαστεί σε ένα υπολογιστικό φύλλο σε μια δεδομένη στιγμή. Ακόμη και στις επιλογές υπολογιστικού φύλλου που βασίζονται σε σύννεφο, γενικά, μόνο ένα άτομο μπορεί να κάνει ενεργές επεξεργασίες, ενώ οι άλλοι εργάζονται με ένα αντίγραφο μόνο για προβολή. Αυτό καθιστά εξαιρετικά δύσκολη την ομάδα σας να παραμείνει σε ενεργή, συνεχή επικοινωνία ή να συνεργαστεί σε ένα ενιαίο τελικό προϊόν. Στον σύγχρονο κόσμο μας, με απομακρυσμένους εργαζόμενους και πιο εξελιγμένη τεχνολογία, χρειάζεστε περισσότερες λύσεις για εύκολη συνεργατική διαχείριση.
5. Οι ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο είναι αδύνατες. Σύμφωνα με τη Forrester Research, η ροή δεδομένων και οι ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο είναι μερικές από τις σημαντικότερες εξελιγμένες τεχνολογίες στο λιανικό εμπόριο (καθώς και σε πολλές άλλες βιομηχανίες). Με τον όγκο των διαθέσιμων πληροφοριών και την κλιμάκωση των απαιτήσεων των χρηστών, τα πράγματα όπως η παρακολούθηση των αποθεμάτων και τα δεδομένα πελατών τείνουν προς τη ροή σε πραγματικό χρόνο για ταχύτερη και ακριβέστερη παροχή πληροφοριών. Τα υπολογιστικά φύλλα δεν είναι ευνοϊκά για ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο, δεν μπορούν να ενσωματωθούν σε άλλα συστήματα για αυτόματη ενημέρωση και όπως έχουμε ήδη δει, μόνο ένας χρήστης μπορεί να κάνει αλλαγές τη φορά. Οι ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο είναι πολύ πιο πολύτιμες.
Τι να χρησιμοποιήσετε Αντ 'αυτού
Έτσι, υπάρχουν πολλοί καλοί λόγοι για να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα, αλλά αυτό δεν κάνει τις ανάγκες σας να εξαφανιστούν. Πρέπει ακόμα να παρακολουθήσετε το απόθεμα. Πρέπει ακόμα να αναφέρετε τα οικονομικά και τις πιθανότητες χρειάζεστε έναν εύκολο τρόπο για να μεταφέρετε τα παλιά σας υλικά σε ένα νέο σύστημα. Τι θα μπορούσε να πάρει τη θέση των υπολογιστικών φύλλων;
Η απλή απάντηση είναι εξειδικευμένο λογισμικό. Υπάρχουν χιλιάδες τύποι λογισμικού εντοπισμού και διαχείρισης εκεί έξω, μερικά από τα οποία καλύπτουν πολλές ανάγκες γενικά (όπως το λογισμικό συνεργασίας ομάδας) και μερικά από αυτά περιορίζονται σε μια εστιασμένη εξειδικευμένη θέση (όπως λογισμικό λογιστικής). Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να επιλέξετε μια σουίτα υπηρεσιών λογισμικού, a la carte, που να ανταποκρίνεται καλύτερα στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας σας. Δεν υπάρχει λύση ενιαίου μεγέθους (γι 'αυτό τα λογιστικά φύλλα καθίστανται ξεπερασμένα), επομένως διαβάστε προσεκτικά τις επιλογές σας.
Φυλλάδιο φωτογραφίας μέσω Shutterstock
4 Σχόλια ▼
