Υπάρχει ευθύνη που οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων θα ήθελαν να ξεχάσουν. Αλλά είναι επιτακτική ανάγκη για οποιονδήποτε να τρέχει κάτι μεγαλύτερο από την ατομική ιδιοκτησία. Αυτή είναι η δική σας ευθύνη να τηρείτε αρχεία για τους υπαλλήλους σας. Ενώ αυτό δεν μπορεί να είναι το πιο συναρπαστικό μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης, είναι σημαντικό.
Απαιτήσεις διατήρησης εγγραφών υπαλλήλων
Οι ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές κυβερνήσεις έχουν όλες τις διαφορετικές απαιτήσεις όταν πρόκειται για τη διατήρηση ακριβούς τεκμηρίωσης σχετικά με τις προσλήψεις και άλλες λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού για την προστασία τόσο των εργαζομένων όσο και των επιχειρήσεων. Ως επιχείρηση, η μη τήρηση των εν λόγω αρχείων στο χέρι θα μπορούσε να σας αφήσει ανοιχτό σε αδικαιολόγητες αγωγές τερματισμού ή παρόμοιες επιπτώσεις χωρίς οποιαδήποτε γραφειοκρατία για να υπερασπιστείτε τον εαυτό σας. Εδώ είναι μερικές από τις απαιτήσεις που η επιχείρησή σας μπορεί να πρέπει να ικανοποιήσει όταν πρόκειται για την τήρηση αρχείων υπαλλήλων.
$config[code] not foundΔιατηρείτε αρχεία καταγραφής για ένα έτος
Όταν προσλαμβάνετε μια νέα θέση, τα ομοσπονδιακά καταστατικά, όπως ο Νόμος Αμερικανών με Αναπηρίες και ο Τίτλος VII, απαιτούν να μην εισάγετε διακρίσεις στη διαδικασία πρόσληψης. Πρέπει λοιπόν να φυλάσσετε όλες τις αιτήσεις, τα βιογραφικά σημειώματα και άλλα έγγραφα από τη διαδικασία πρόσληψης για τουλάχιστον ένα χρόνο μετά την ολοκλήρωση της εργασίας σε περίπτωση που κάποιο από τα μέρη που δεν έλαβαν την εργασία αποφασίσει να καταθέσει αγωγή.
Κρατήστε τα αρχεία μισθοδοσίας για τρία χρόνια
Τα αρχεία μισθοδοσίας είναι απαραίτητα για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι αποζημιώνονται αρκετά για τις ώρες που έχουν εργαστεί και για να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τυχόν υπερωρίες και τις ελάχιστες μισθολογικές απαιτήσεις. Ο νόμος απαιτεί από εσάς να φυλάσσετε αυτά τα αρχεία σε ετοιμότητα για τους μη απαλλασσόμενους υπαλλήλους για τρία χρόνια. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να επιλέξουν να καταθέσουν αγωγές εάν αισθάνονται ότι οφείλουν πίσω την πληρωμή για οποιαδήποτε υπερωριακή εργασία. Επομένως, μπορεί να σας ωφελήσει να τα κρατάτε στη διάθεσή σας έως και πέντε χρόνια μετά τον τερματισμό.
Κρατήστε Έντυπα I-9 για ένα Έτος Μετά την Τερματισμός
Τα έντυπα I-9 απαιτούνται για να δείξουν οι επιχειρήσεις ότι έχουν επαληθεύσει ότι ένας υπάλληλος είναι επιλέξιμος για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Σύμφωνα με το νόμο, πρέπει να φυλάσσετε αυτά τα έντυπα για τρία χρόνια μετά την πρόσληψη ενός υπαλλήλου ή ένα χρόνο μετά την παύση ενός εργαζομένου, όποια ημερομηνία έρχεται αργότερα. Επίσης, πρέπει να αποθηκεύσετε αυτές τις φόρμες ξεχωριστά από άλλα αρχεία προσωπικού.
Διατηρήστε χαρτιά διαχωρισμού για πέντε χρόνια μετά από τον τερματισμό
Η τήρηση εγγράφων σχετικά με τον τερματισμό ή τον διαχωρισμό είναι επίσης απαραίτητη σε περίπτωση που αντιμετωπίζετε τυχόν λανθασμένα ζητήματα τερματισμού. Κρατήστε επιστολές παραίτησης και αφήστε τα γραφειοκράματα συνέντευξης στο χέρι για τρία χρόνια μετά την αποχώρηση του εργαζομένου και χαρτιά διαχωρισμού για πέντε χρόνια.
Διατηρήστε τις αναφορές FMLA για τρία χρόνια μετά τον τερματισμό
Ο νόμος για την οικογενειακή ιατρική άδεια είναι εκεί για να εξασφαλίσει ότι οι επιλέξιμοι υπάλληλοι λαμβάνουν μη αμειβόμενη άδεια όταν η εργασία τους προστατεύεται σε περίπτωση ιατρικού ή οικογενειακού προβλήματος. Εάν ένας υπάλληλος υποβάλει αίτηση για άδεια FMLA, θα πρέπει να φυλάσσετε αυτές τις πληροφορίες στα αρχεία σας για τουλάχιστον τρία έτη αφότου ο υπάλληλος μετέφερε τρόπους με την επιχείρησή σας, ανεξάρτητα από το αν η άδεια χορηγήθηκε ή όχι.
Φυλάξτε έντυπα ωφελημάτων συνταξιοδότησης για έξι χρόνια
Εάν παρέχετε παροχές συνταξιοδότησης στους υπαλλήλους, θα πρέπει να διατηρείτε αυτές τις πληροφορίες σε ετοιμότητα για τουλάχιστον έξι έτη μετά την αποχώρηση ή τη λήξη του υπαλλήλου, σύμφωνα με τον νόμο για την ασφάλεια εισοδήματος συνταξιοδότησης των εργαζομένων. Επιπλέον, τα δικαστήρια έχουν διαπιστώσει ότι είναι ευθύνη της εταιρείας να αποδείξει ότι παρείχε επαρκή κάλυψη και οφέλη σε περίπτωση που ο εργαζόμενος ασκήσει δίωξη και όχι η ευθύνη του υπαλλήλου να αποδείξει ότι η κάλυψη ήταν ανεπαρκής.
Φυλάξτε τα αρχεία δοκιμών φαρμάκων για πέντε χρόνια
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι έλεγχοι ιστορικού και οι πληροφορίες σχετικά με τις δοκιμές φαρμάκων μπορούν να εμπίπτουν στο πρότυπο άλλων πληροφοριών σχετικά με την πρόσληψη. Ωστόσο, αν η εργασία σχετίζεται με τη μεταφορά, τότε πρέπει να τηρείτε αρχεία για τυχόν δοκιμές φαρμάκων που εκτελούνται για πέντε χρόνια στο πλαίσιο των κανονισμών ασφαλείας του Τμήματος Μεταφορών.
Κρατήστε Φορολογικά Μητρώα Υπάλληλων για τέσσερα χρόνια
Όταν πρόκειται για τους φόρους που σχετίζονται με τους υπαλλήλους, το IRS συνιστά να τηρούν αρχεία στο χέρι για τέσσερα χρόνια σε περίπτωση ελέγχου. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει όλους τους μισθούς, τις πληρωμές συντάξεων, τις πληροφορίες συμβουλών, τα έντυπα W-2 και W-4 και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες.
Διατηρείτε τα αρχεία υγείας και ασφάλειας των εργαζομένων για πέντε χρόνια
Ο νόμος για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία σας απαιτεί να λαμβάνετε και να τηρείτε αρχεία για τυχόν τραυματισμούς και ασθένειες των εργαζομένων που αποκτώνται στο χώρο εργασίας, με μια σύντομη περιγραφή και κάθε άλλη σχετική πληροφορία. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ότι οι εργαζόμενοι διαθέτουν ασφαλές εργασιακό περιβάλλον και ότι τυχόν ζητήματα αντιμετωπίζονται αναλόγως.
Διατηρήστε πληροφορίες ασφάλισης ανεργίας για επτά χρόνια
Οι απαιτήσεις για τα αρχεία ασφάλισης ανεργίας ποικίλλουν ανά κράτος. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να φυλάσσετε αυτά τα αρχεία για διάστημα τεσσάρων έως επτά ετών. Συγκεκριμένα, η Washington DC απαιτεί από τις επιχειρήσεις να τηρούν τα αρχεία αυτά για επτά χρόνια.
Διατηρείτε Συμβόλαια μέχρι και Πέντε Έτη
Εάν εργάζεστε με ανεξάρτητους εργολάβους ή τρίτους, μπορεί επίσης να χρειαστεί να εκπληρώσετε κάποιες απαιτήσεις κρατικής τήρησης αρχείων. Στη Βιρτζίνια, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να τηρούν τις συμβάσεις στο χέρι για πέντε χρόνια μετά τη σύναψη συμφωνίας. Και μερικά άλλα κράτη έχουν παρόμοιες απαιτήσεις μεταξύ τριών και τεσσάρων ετών.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
2 Σχόλια ▼
