Εντούτοις, αυτά τα συστήματα συνήθως ισχυρίζονται ότι είναι "να το ορίσουν και να το ξεχάσουν" είδος συμφωνιών. Αυτό μπορεί να είναι παραπλανητικό και μπορεί να οδηγήσει σε μη ρεαλιστικές προσδοκίες, καθώς και ελλιπείς στρατηγικές εφαρμογής.
Ευτυχώς, είναι δυνατό να αντλήσετε μεγάλη αξία από τα συστήματα αυτοματισμού, αρκεί να κατανοείτε τόσο τα πλεονεκτήματα όσο και τους περιορισμούς τους.
Είναι σημαντικό να κατανοήσετε ποιες διαδικασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν αξιόπιστα στην εταιρεία σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν μισθοδοσία, τιμολόγηση, λογιστική κόστους, παρακολούθηση υποδομών πληροφορικής, μάρκετινγκ που σχετίζεται με το διαδίκτυο, προοπτική και διαχείριση πελατών, ανταγωνιστική παρακολούθηση πληροφοριών και πολλά άλλα. Το τέχνασμα είναι να καθορίσετε ποιες διαδικασίες, αν αυτοματοποιημένες, θα προσφέρουν τη μεγαλύτερη αξία για την εταιρεία σας ειδικότερα.
Μία μέθοδος για τον προσδιορισμό αυτής της αξίας περιλαμβάνει την προσεκτική παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων για να διαπιστωθεί εάν οι εργαζόμενοι ξοδεύουν μεγάλο χρονικό διάστημα σε διαδικασίες που μπορούν εύκολα να αυτοματοποιηθούν. Σε περιπτώσεις όπως αυτές, η εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος συχνά προσφέρει υψηλή απόδοση επένδυσης μειώνοντας το χρόνο που αφιερώνεται σε κουραστικές δραστηριότητες, ενώ ταυτόχρονα ελευθερώνει τους υπαλλήλους να εργάζονται σε άλλα καθήκοντα.
Η επιλογή και η εφαρμογή συγκεκριμένου λογισμικού για την ικανοποίηση των απαιτήσεων αυτοματισμού είναι πολύ ευρύ θέμα για να καλύψει εντελώς εδώ (εκεί όπου οι σύμβουλοι κάνουν τα χρήματά τους).
Τούτου λεχθέντος, αφού καθορίσετε ποιες διαδικασίες στην επιχείρησή σας μπορούν να αυτοματοποιηθούν με επιτυχία, υπάρχουν μερικά λογισμικά αυτοματοποίησης για τις καλύτερες πρακτικές που πρέπει να θυμάστε:
Ενσωμάτωση Λειτουργικότητα
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει λειτουργικότητα ενσωμάτωσης στο σύστημα που επιλέγετε. Τα σύγχρονα επιχειρησιακά προγράμματα θα πρέπει να επικοινωνούν μεταξύ τους, ώστε να μπορείτε να συλλέγετε, να ανακτάτε και να χειρίζεστε δεδομένα που θεωρείτε κατάλληλα.
Εάν ένα πρόγραμμα χρησιμοποιεί πολλά ιδιόκτητα πρωτόκολλα, τότε κοιτάξτε αλλού για λογισμικό που θα παίζει ωραία με άλλους.
Μακροζωία
Ένας άλλος βασικός παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή προγραμμάτων αυτοματοποίησης είναι η μακροζωία. Τα εξειδικευμένα προγράμματα που είναι καινούργια και σχετικά μη αποδεδειγμένα σε επιχειρηματικό περιβάλλον είναι επικίνδυνα επειδή δεν μπορεί να διαρκέσουν πολύ. Ως εκ τούτου, ακόμα και αν το πρόγραμμα λειτουργεί όπως διαφημίζεται, θα μπορούσε να κολλήσει όταν χρειάζεται μια ενημέρωση και η επιχείρηση έχει περάσει κάτω.
Όταν πρόκειται για την αυτοματοποίηση βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών, είναι συνετό να επιλέξετε από προγράμματα υψηλής ποιότητας που έχουν αντέξει τη δοκιμασία του χρόνου. Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά αναζητούν σε Quickbooks, ADP και ακόμη και στο Microsoft Dynamics GP για να παρέχουν τις βάσεις για υποδομή αυτοματισμού. Παρόλο που αυτά δεν ταιριάζουν απόλυτα στις ανάγκες του καθενός, κάθε ένας αξίζει μια προσεκτική εμφάνιση.
Παρακολούθηση και ενημέρωση
Τέλος, λάβετε υπόψη ότι ακόμη και τα πιο προηγμένα συστήματα αυτοματισμού δεν μπορούν να αφεθούν να τρέξουν χωρίς τακτική παρακολούθηση και ενημερώσεις. Σε γενικές γραμμές, τα προγράμματα θα πρέπει να ελέγχονται καθημερινά για να εξασφαλιστεί η σωστή λειτουργία τους έτσι ώστε οποιαδήποτε θέματα να διορθώνονται γρήγορα.
Αν το πρόγραμμα λογισμικού που επιλέγετε προσφέρει μια σύμβαση συντήρησης, θα ήταν συνετό να επενδύσετε σε αυτό. Τα συστήματα αυτοματισμού πρέπει να επαναξιολογούνται ή να ενημερώνονται τουλάχιστον δύο φορές το χρόνο. Μερικές φορές, μια σύμβαση συντήρησης θα περιλαμβάνει αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού, κάτι που αποτελεί πολύτιμο όφελος.
Το λογισμικό αλλάζει γρήγορα, καθιστώντας απαραίτητη την τακτική συντήρηση για να διασφαλιστεί η ομαλή ενσωμάτωση στις καθημερινές σας διαδικασίες. Εάν ανακαλύψετε ότι το λογισμικό καθυστερεί ή προκαλεί προβλήματα ακόμα και μετά την ενημέρωσή του, τότε σίγουρα θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο αντικατάστασης. Η ταλαιπωρία της εφαρμογής ενός νέου προγράμματος αυτοματισμού συχνά μετριάζεται από την αυξημένη λειτουργικότητα που προσφέρει.
Τα προγράμματα αυτοματοποίησης μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά την κατώτατη γραμμή της επιχείρησής σας, αλλά είναι σημαντικό να μην πάρετε υπερβολικά ορατό. Το αυτοκίνητό σας δεν σας οδηγεί στην εργασία και η σόμπα σας δεν μαγειρεύει μόνος του. Μόνο οι άνθρωποι μπορούν να τρέξουν μια επιχείρηση. Όταν το λογισμικό αφήνεται να τρέξει amok, τα κακά πράγματα συμβαίνουν.
Επικεντρωθείτε στη δημιουργία μιας σταθερής στρατηγικής υλοποίησης και συντήρησης και μπορείτε να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας αυξάνοντας παράλληλα τα κέρδη σας.
Εύκολος τρόπος, σκληρός τρόπος φωτογραφίας μέσω του Shutterstock
3 Σχόλια ▼
