Τι νομίζετε: υποτιμούμε όλοι τη σημασία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ίσως επειδή χάνεται σε spam ή λόγω εναλλακτικών καναλιών στο twitter, το LinkedIn και το Facebook; Ένας έξυπνος άνθρωπος μου υπενθύμισε πρόσφατα ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η ραχοκοκαλιά των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης.
Και σε μια πρόσφατη ανάρτηση για την επιχειρηματική εθιμοτυπία στο Αμερικανικό Express OPEN Forum, ο ειδικός των μικρών επιχειρήσεων Steve Strauss έγραψε:
"Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πλέον η κυρίαρχη μορφή επικοινωνίας των επιχειρήσεων και πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τέτοιο. Μερικές ομοιόμορφες πολιτικές βοηθούν όλους να μείνουν σε καλό δρόμο. "
$config[code] not found
Λέω ότι ακόμη και με το "e" μπροστά του, εξακολουθεί να είναι αλληλογραφία. Είναι η επιχειρηματική σας επικοινωνία. Δεν είναι μόνο οι πωλήσεις. Και η βύθιση μας σε γρήγορες και απρόσεκτες ανακοινώσεις κειμένου δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να δίνουμε προσοχή στα δικά μας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και αν το κάνετε - και το αντιμετωπίζετε, είστε - το κάνετε σωστά. Νομίζω ότι ο κατάλογός μου εδώ δεν είναι τίποτα που δεν γνωρίζουμε όλοι, αλλά ίσως χρειαστούμε τις υπενθυμίσεις. Ελπίζω αυτό να βοηθήσει:
1. Κρατήστε το σύντομο. Είμαστε όλοι απασχολημένοι. Οι περισσότεροι από εμάς απομακρύνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας, αναζητώντας τα βασικά σημεία και προσπαθώντας να τα βγάλουμε γρήγορα και γρήγορα. Δεν έχω γράψει τίποτα που δεν ήταν πιο χρήσιμο όταν κόψατε στο μισό του μήκους.
2. Κάντε μια περίληψη στη γραμμή θέματος. Αυτό φαίνεται προφανές, αλλά σαρώνετε τα δικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα βρείτε ότι οι περισσότερες από τις υποκείμενες γραμμές είναι τυχαίες στην καλύτερη περίπτωση. Έχουμε κλωστές που μεγαλώνουν σαν χιονόμπαλες που συνδέονται με το θέμα του πρώτου μηνύματος, θέμα που έχει αλλάξει εδώ και πολύ καιρό. Έχουμε έρθει σε θέματα όπως τα πρωτοσέλιδα, προσπαθώντας να μας ξεγελάσει να διαβάζουμε περαιτέρω. Μην ακούγεται σαν spammer. Περιγράψτε το μήνυμά σας στη γραμμή θέματος.
3. Ξεκινήστε και τελειώστε με "εσείς". Αυτό είναι ένα από τα βασικά στοιχεία της επιστολής επιχειρηματικών επιστολών: Διευθυνθείτε το ενδιαφέρον του αναγνώστη σας. Ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο με τη λέξη "Εσείς" και συμπεριλάβετε κάτι όπως "με ρωτήσατε …" ή "ήθελα …" ή "αναφέρατε" ή "χρειάζεστε." Ξεκινήστε πάλι την τελευταία παράγραφο με "εσείς" ο αναγνώστης θα ξεφύγει από ό, τι και αν ζητάτε.
4. Μόνο ένα θέμα ανά μήνυμα. Θα διαπιστώσετε ότι τα πραγματικά αποτελέσματα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας φτάνουν μέχρι να σπάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ένα μήνυμα για κάθε θέμα. Αυτά τα πρόσθετα μηνύματα που θέλετε να συμπεριλάβετε είναι πολύ πιο πιθανό να χαθούν. Σπάστε τα μηνύματα.
5. Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο τόνο. Να είστε προσεκτικοί και να είστε σωστοί με τον ήχο. Ο σαρκασμός, η παρωδία και η ειρωνεία είναι δύσκολο να τεθούν σε κρύο σκληρό ασπρόμαυρο κείμενο. Οι ήχοι είναι πολύ εύκολα παρεξηγημένοι. Μη γράφετε ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μπορούσε να παρερμηνευθεί και να προωθηθεί σε κάποιον εκτός πλαισίου. Ποτέ μην γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο θα ήταν ενοχλητικό εάν αναφέρθηκε.
6. Μην αποστέλλετε επιπλέον αντίγραφα. Είναι ένα μήνυμα, όχι αρχείο ή θόλος. Όλοι μας μισούμε αυτά τα εξώφυλλα που καλύπτουν - τα πίσω σας - όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε μπορεί να σας κατηγόρησε αόριστα ότι δεν έχετε στείλει κάτι, δεν έχετε χειριστεί κάτι ή ότι έχετε ακολουθήσει. Στείλτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας στα άτομα που προορίζονται για αυτόν και σε κανέναν άλλο.
7. Σεβαστείτε την ορθογραφία και τη γραμματική. Χρησιμοποιήστε έναν ορθογραφικό έλεγχο τουλάχιστον, αλλά αναγνωρίζετε όπως εσείς ότι οι ορθογραφικοί έλεγχοι δεν έχουν πολλά σαρωτικά κακά λάθη. Χρησιμοποιώντας το "εκεί" για το "δικό τους", για παράδειγμα, ή την πολύ συνηθισμένη σύγχυση των αποστρόφων και του πληθυντικού, σαν να ήταν κάθε πλήρης λέξη να χρειαζόταν μια απόστροφο. Δοκιμάστε αυτήν την αναζήτηση στο google ή την προσωπική μου αγαπημένη, 10 κοινές ορθογραφίες στο oatmeal.com. Αυτά τα λάθη κάνουν στις επικοινωνίες σας τι κάνει ένα μεγάλο κομμάτι σπανάκι που συλλαμβάνεται στα δόντια σας στο χαμόγελό σας.
8. Θυμηθείτε ότι δεν είναι ιδιωτικό. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας σας ανήκει στην εταιρεία και η προσωπική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προσκληθεί στο δικαστήριο. Οι άνθρωποι που θέλουν και ξέρουν πώς μπορούν να κοιτάξουν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ποτέ μην γράφετε σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο οτιδήποτε είναι ενοχλητικό για εσάς ή τον παραλήπτη σας, ακατάλληλο, φανατικό, παράνομο ή ηλίθιο.
9. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν αφορά επιχειρήματα. Οι θυμωμένες λέξεις δεν είναι βιοδιασπώμενες. Ποτέ μην διαφωνείτε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Περπατήστε κάτω από την αίθουσα ή μπείτε στο τηλέφωνο. Έμαθα αυτό τον εαυτό μου με τον σκληρό τρόπο, σκεπτόμενος ότι η λαμπρή μου χρήση της αγγλικής γλώσσας θα μπορούσε κάπως να κάνει κάτι καλύτερο από ότι θα μπορούσα με παλιομοδίτικη ομιλία. Δεν το κάνει ποτέ. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σχεδόν ποτέ δεν κερδίζει ένα σημείο ή σταματά ένα επιχείρημα. Σχεδόν πάντα κάνει τα πράγματα χειρότερα, όχι καλύτερα.
10. Σκεφτείτε αυτά τα θέματα. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας δημιουργεί μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως τα παιδιά που κατασκευάζουν χιονοστιβάδες που κινούνται προς τα κάτω. Κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συγκεντρώνεται παρακάτω στο νήμα. Υπάρχει κάποιος εκεί έξω που δεν έχει τουλάχιστον συνειδητοποιήσει κάποτε ότι είναι αποτυχημένος, πολύ αργά, ότι έχετε στείλει κατά λάθος ένα μακρύ νήμα που περιλάμβανε πάρα πολλές πληροφορίες ή κάποιο ενοχλητικό σχόλιο για κάποιον στην πορεία. Μην το μισείτε όταν συμβαίνει αυτό; Και έπειτα, εκτός από αυτό το πρόβλημα, υπάρχει μόνο η απλή γούλισμα άχρηστων πληροφοριών καθώς κάθε νέο μήνυμα στο νήμα περιλαμβάνει όλα τα προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σκεφτείτε πόση λάσπη στέλνουμε μέσω του αγωγού. Πρέπει ο καθένας να υπενθυμίζεται σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλα όσα ειπώθηκαν σε όλα τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
