Ένας εκτελεστικός διαχειριστής ή εκτελεστικός βοηθός δεν απαντά μόνο σε τηλέφωνα και γράμματα τύπου. Αυτά τα μέλη του προσωπικού υποστήριξης πρέπει να είναι εξίσου εξειδικευμένα στην προετοιμασία εκθέσεων, στη διοργάνωση συνεδριάσεων και στην άσκηση των καθηκόντων τους ως υπευθύνων για τα στελέχη που υποστηρίζουν. Οι εναλλακτικοί τίτλοι για έναν εκτελεστικό βοηθό περιλαμβάνουν εκτελεστικό γραμματέα και διοικητικό βοηθό.
Υποχρεώσεις εργασίας εκτελεστικού διαχειριστή
Εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες, ένα μάτι για λεπτομέρειες και η δυνατότητα να εργάζονται καλά με ανθρώπους σε όλα τα επίπεδα μέσα στην εταιρεία ή τον οργανισμό είναι βασικά χαρακτηριστικά των εκτελεστικών διοικητικών στελεχών. Τα κοινά καθήκοντα εργασίας περιλαμβάνουν:
$config[code] not found- Προετοιμασία αλληλογραφίας: Εκτός από την πληκτρολόγηση ή την επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπομνήματα και άλλες αλληλογραφίες που δημιουργούνται από τους επόπτες, οι διαχειριστές μπορούν επίσης να γράφουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιστολές και αναφορές. Οι καλές ορθογραφικές και γραμματικές δεξιότητες και η γνώση της επεξεργασίας κειμένου, της βάσης δεδομένων και του λογισμικού παρουσίασης είναι απαραίτητες για να είναι εκτελεστικός διαχειριστής.
- Διαχείριση συναντήσεων και ημερολογίου: Οι εκτελεστικοί διαχειριστές διαχειρίζονται τα ημερολόγια των στελεχών τους, προγραμματίζουν συνεδριάσεις, προετοιμάζουν ατζέντες, λειτουργούν οπτικοακουστικά συστήματα κατά τη διάρκεια συνεδριάσεων, καταγράφουν πρακτικά και εξασφαλίζουν ότι οι συνεδριάσεις δεν υπερβαίνουν τα χρονικά όρια. Μπορούν επίσης να διεξάγουν τις δικές τους συναντήσεις, ανάλογα με τους τομείς ευθύνης τους.
- Προετοιμασία ταξιδιού: Οι διαχειριστές προγραμματίζουν πτήσεις, πραγματοποιούν κρατήσεις ξενοδοχείων και συντονίζουν εκτός έδρας συναντήσεις για τους προϊσταμένους τους.
- Διαχείρηση γεγονότων: Οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι ενδέχεται επίσης να υποχρεούνται να προγραμματίζουν εκδηλώσεις, συνέδρια, δείπνα και στεγαστικά στελέχη.
- Εποπτεία των εργαζομένων: Η εποπτεία των διοικητικών βοηθών κατώτερου επιπέδου στο εκτελεστικό γραφείο μπορεί να αποτελεί μέρος της εργασίας του διαχειριστή.
Παρόλο που δεν μπορείτε να βρείτε μαλακές δεξιότητες που αναφέρονται στην επίσημη εκτελεστική περιγραφή του βοηθού, είναι επίσης απαραίτητες για την επιτυχία. Οι εκτελεστικοί διαχειριστές χειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες και πρέπει να υπολογίζονται για να διατηρούν την εμπιστευτικότητα. Οι ανώτεροι υπάλληλοι βασίζονται σε αυτούς για να αποφασίσουν ποιες κλήσεις είναι πραγματικά επείγουσες και ποια μπορούν να περιμένουν. Μια καλή αίσθηση του χιούμορ και η ικανότητα να εκτονωθούν οι τεταμένες καταστάσεις είναι σημαντικά στοιχεία όταν εργάζεστε στην εκτελεστική σουίτα.
Απαιτήσεις εκπαίδευσης για τους διαχειριστές
Οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι πρέπει να έχουν πτυχίο γυμνασίου, αν και ορισμένες εταιρείες μπορούν να προτιμήσουν ένα πτυχίο συνεργάτη ή πανεπιστημίου. Μπορεί να χρειαστεί να εργαστείτε ως γραμματέας ή διοικητικός βοηθός για μερικά χρόνια, πριν να θεωρήσετε θέση εκτελεστικού διαχειριστή. Ορισμένες δεξιότητες μπορούν να σας κάνουν πιο ελκυστικό υποψήφιο, όπως η πιστοποίηση σε πακέτα λογισμικού, η ικανότητα να μιλάτε σε άλλη γλώσσα ή ο σχεδιασμός εκδηλώσεων ή η εποπτική εμπειρία.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΌπου εργάζονται οι εκτελεστικοί διαχειριστές
Οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι απασχολούνται σε πλήθος βιομηχανιών, από την τράπεζα μέχρι την υγειονομική περίθαλψη και την ακίνητη περιουσία. Βοηθοί ήταν κάποτε πλούσιοι στις αμερικανικές εταιρείες, αλλά σήμερα μόνο τα ανώτερα στελέχη μπορούν να ανατεθούν βοηθοί. Η εύρεση μιας εργασίας μπορεί να είναι μικρή πρόκληση, καθώς κάθε εταιρεία διαθέτει μόνο έναν περιορισμένο αριθμό εκτελεστικών διοικητικών θέσεων.
Μισθός και εργασία Outlook
Οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι κερδίζουν έναν μέσο μισθό ύψους 54.713 δολαρίων ετησίως, σύμφωνα με το PayScale, το οποίο σημειώνει ότι οι υψηλοί μισθοί μπορούν να φτάσουν τα $ 78.000 κάθε χρόνο. Ο ετήσιος μισθός σας μπορεί να είναι ακόμη υψηλότερος αν η εταιρεία προσφέρει μπόνους ή συμμετοχή σε κέρδη. Αν και το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας των Η.Π.Α. αναμένει ότι η ζήτηση για γραμματείς και διοικητικούς βοηθούς θα μειωθεί κατά 5% από το 2016 στο 2026, η πτώση δεν μπορεί να επηρεάσει τους εκτελεστικούς διοικητικούς υπαλλήλους, καθώς τα μέλη ανώτερων διοικητικών στελεχών αναμένεται να διατηρήσουν τους βοηθούς τους.
