Όταν πρόκειται για την τεκμηρίωση της διαδικασίας, καμία λεπτομέρεια δεν είναι πολύ μικρή για τις διαδικασίες επιβίβασης ή τις προσδοκίες των εργαζομένων. Αλλά πότε βοηθάει να δείτε ορισμένους κανονισμούς σε έντυπη μορφή; Ζητήσαμε από τα εννέα μέλη του Συμβουλίου Νέων Επιχειρηματιών (YEC) την ακόλουθη ερώτηση:
"Ποια έγγραφα βεβαιώνεστε ότι έχετε φυσικά αντίγραφα που είναι πάντα εύχρηστα γύρω από το γραφείο και γιατί;"
Ακολουθούν τα μέλη της κοινότητας του YEC.
$config[code] not foundΦυσικά Αντίγραφα των Εγγράφων Εννοούν Για:
1. Η δήλωση αποστολής μας και οι εταιρικές αξίες
"Η ομάδα μας χαρακτήρισε την κουλτούρα μας σε οκτώ ενοικιαστές που ονομάζεται 'The Modify Way' και έχουν βρεθεί στον τοίχο από τότε. Αυτό το έγγραφο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι φίλοι, οι επενδυτές, Με την ανάρτησή του, είμαστε σε θέση να μείνουμε συγκεντρωμένοι και αληθινοί στον εαυτό μας. Το να το κάνουμε δημόσιο και εξέχον, μας υποχρεώνει να αξιολογούμε και να ενημερώνουμε όσο μεγαλώνει η κουλτούρα μας. "~ Aaron Schwartz, Τροποποίηση ρολογιών
2. Δοκιμές σχεδίασης
"Ως πρακτορείο μαρκαρίσματος και σχεδιασμού, περνάμε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου μας δουλεύοντας σε οθόνες για κινητά και web. Αλλά συχνά κοιτάζοντας τις οθόνες για ατελείωτες ώρες έχει σαν αποτέλεσμα να αισθάνεσαι σαν να είσαι σε μια δίνη. Εκτυπώνουμε κάθε εργασία που κάνουμε για τους πελάτες μας, συμπεριλαμβανομένων των λογοτύπων, των παλετών χρωμάτων, των καλωδίων, των οθονών εφαρμογών για κινητά κ.λπ., έτσι ώστε να μπορούμε να έχουμε καλύτερο περιβάλλον και απτή εμπειρία για την εργασία εκτός οθόνης. "~ Sunny Bonnell, Motto
3. Έσοδα Έξοδα
"Πιστέψτε το ή όχι, πολλές οργανώσεις απαιτούν ακόμη φυσικά αντίγραφα των αποδείξεων για επιστροφή χρημάτων και σαρώνουν μια απόδειξη και αποστέλλουν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απλά δεν θα το κάνουν. Για το λόγο αυτό, διατηρώ όλες τις αποδείξεις έντυπου αντιγράφου σε ένα φάκελο έως ότου λάβω πληρωμή και εάν αποσταλεί μια απόδειξη, έχω συνήθεια να την εκτυπώσω και να τη βάλω στο φάκελο επίσης. "~ Alexandra Levit, Έμπνευση στη δουλειά
4. Ασφαλιστικά έγγραφα
"Η διατήρηση αντιγράφων χαρτιού των ασφαλιστικών εγγράφων, ακόμη και αν έχετε ψηφιακό αντίγραφο, είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν προκύπτουν προβλήματα. Για παράδειγμα, εάν αποθηκεύσετε τα ασφαλιστικά σας έγγραφα σε ένα σκληρό δίσκο γραφείου που αργότερα καταστρέφεται, ενδέχεται να είναι δύσκολο να αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλο αντίγραφο σε εύθετο χρόνο. Έχοντας ένα έντυπη αντίγραφο σημαντικών ασφαλιστικών εγγράφων παρέχει άμεση πρόσβαση κατά τη διάρκεια μιας διακοπής ρεύματος. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Το Στρατηγικό Σχέδιο της Εταιρείας μας
"Το στρατηγικό σας σχέδιο είναι ο οδηγός της εταιρείας σας για την ανάπτυξη και την επιτυχία στο μέλλον. Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να είναι σε θέση να έχει πρόσβαση και να συμβουλεύεται το στρατηγικό σχέδιο για να διασφαλίσει ότι αυτό που κάνουν είναι να μετακινήσετε την εταιρεία σας προς τα εμπρός.Όταν οι εργαζόμενοι ξέρουν πώς να συνδέσουν τα καθήκοντά τους με το στρατηγικό όραμά σας, η εταιρεία σας βρίσκεται σε πολύ πιο σταθερό έδαφος. "~ Nicole Munoz, αρχική κατάταξη τώρα
6. Πίνακες Όρασης
"Αυτή τη στιγμή, όλα τα έγγραφα της εταιρείας είναι εικονικά, που κάθεται στο σύννεφο μεταξύ διαφόρων πλατφορμών, όπως το Google Drive, το Dropbox, το Adobe Echosign και το Podio. Τα μόνα φυσικά έγγραφα που ο καθένας μας έχει βολικό είναι οι πίνακες όρασης που δημιουργήθηκαν στην αρχή του έτους. Αυτά βοηθούν να υπενθυμίζουν στους υπαλλήλους τόσο τους επιχειρηματικούς όσο και τους προσωπικούς τους στόχους. Όλα τα υπόλοιπα μπορούν εύκολα να προσπελαστούν στο σύννεφο. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Τίποτα
"Προσπαθούμε να κάνουμε τα πάντα ηλεκτρονικά και να μπαίνουμε στο ταμπλό μας. Έτσι, οι τοπικοί και απομακρυσμένοι υπάλληλοί μας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλα. Έχουμε κάποιες απαιτούμενες αφίσες για συμμόρφωση στο χώρο εργασίας, αντίγραφα βασικών ηλεκτρονικών εγγράφων σε περίπτωση καταστροφής και αποδείξεις αποθήκευσης. Αλλά συνολικά, βάζουμε όλες τις βασικές μας ιδέες, υλικά και έγγραφα online για την πρόσβαση της ομάδας. "~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Οτιδήποτε σχετίζεται με φόρους
"Έβαλα τα πάντα πάνω στους κρυπτογραφημένους σκληρούς δίσκους και το σύννεφο, αλλά το ένα πράγμα που αρνούμαι να θρυμματίσω ή να θυσιάσω φυσικά αντίγραφα είναι οτιδήποτε σχετίζεται με φόρο. Αυτό σημαίνει αποδείξεις, τιμολόγια, συμβόλαια, φορολογικές δηλώσεις, δηλώσεις, ειδοποιήσεις κλπ. Αποθηκεύομαι αντίγραφα στο σπίτι και στο γραφείο μου σε ασφαλείς τοποθεσίες και τα κρατώ όλα καλά οργανωμένα ώστε να είναι εύκολο να συντηρηθούν. Μην μπερδεύετε με το IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Νομικά Απαιτούμενες Αφίσες
"Οι αφίσες του εργατικού δικαίου δεν είναι τα πιο συναρπαστικά έγγραφα, αλλά το υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ και το κρατικό τμήμα της εργασίας απαιτούν νόμιμα από τους εργοδότες να τις δημοσιεύουν εμφανώς στο γραφείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο του Υπουργού Εργασίας για το Poster Advisor για να εντοπίσετε τις αφίσες που χρειάζεστε ή να χρησιμοποιήσετε μια εταιρεία αφίσας συμμόρφωσης. "~ Roger Lee, Captain401
Εκτύπωση Εκτύπωση φωτογραφίας μέσω Shutterstock
1
