Η επικοινωνία στο χώρο εργασίας που απευθύνεται στο "αρχείο" πρέπει να τηρεί τη διαδικασία και τη δομή των αρχείων για την απασχόληση, καθώς και τη βασική μορφή της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Τα αρχεία καταγραφής αποσκοπούν στην τεκμηρίωση τέτοιων ενεργειών όπως αλλαγές προσωπικού ή αποφάσεις απασχόλησης. Επίσης, διατηρούν τα γεγονότα και τις περιστάσεις που σχετίζονται με τις δραστηριότητες ανθρώπινου δυναμικού και τις έρευνες στο χώρο εργασίας.
Ο παραλήπτης
Παρόλο που το σημείωμα σας προορίζεται να τεκμηριώσει το αρχείο, ίσως εξακολουθούν να υπάρχουν παραλήπτες που θα πρέπει να λαμβάνουν απευθείας ένα αντίγραφο της επικοινωνίας. Για παράδειγμα, αν τεκμηριώνετε το αρχείο ενός υπαλλήλου σχετικά με την εκτίμησή του για μια προσφορά, ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε τον τρέχοντα επόπτη και τον επόπτη στον οποίο θα αναφέρει στον νέο ρόλο. Επιπλέον, παρέχετε στον υπάλληλο αντίγραφο του σημειώματος.
$config[code] not foundΕυαίσθητες πληροφορίες
Τα σημειώματα του εργασιακού χώρου σχετικά με τις ευαίσθητες πληροφορίες πρέπει να απευθύνονται μόνο σε όσους έχουν ανάγκη να γνωρίζουν και τα σημειώματα θα πρέπει να φέρουν σαφή μνεία "εμπιστευτικό" εάν περιέχουν πληροφορίες που δεν πρέπει να συζητούνται μεταξύ του ΥΕ και του επιβλέποντος υπαλλήλου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα σημειώματα που πρέπει να υποβάλλονται για ευαίσθητα θέματα δεν πρέπει να τοποθετούνται σε αρχείο του υπαλλήλου. Για παράδειγμα, σε περιπτώσεις ερευνών στο χώρο εργασίας, όπως η σεξουαλική παρενόχληση, ένα αρχείο υπομνήματος πηγαίνει στον φάκελο της έρευνας και όχι στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.Τα αρχεία καταχώρησης για ερευνητικούς σκοπούς παραμένουν εμπιστευτικά και προσβάσιμα μόνο σε προσωπικό με ανάγκη ενημέρωσης, όπως προσωπικό προσωπικού, στελέχη επιχειρήσεων και ιδιοκτήτες ή νομικό σύμβουλο.
Σημειώσεις Περιεχόμενα
Εκτός εάν αυτό το σημείωμα αποτελεί μέρος συνεχιζόμενης αλληλογραφίας, μπορεί να χρειαστεί να περιγράψετε τις περιστάσεις ή να εξηγήσετε τον λόγο για την τεκμηρίωσή σας. Εάν πρόκειται για θέμα προσωπικού - εκτός από έρευνα - ξεκινήστε το σημείωμα με το όνομα, το τμήμα, τη θέση και το χρόνο απασχόλησης του υπαλλήλου. Για παράδειγμα, εάν συνοψίζετε το αίτημα μεταφοράς ενός υπαλλήλου, η πρώτη σας παράγραφος θα πρέπει να περιέχει σχετικές πληροφορίες, όπως τη θέση του υπαλλήλου και τη θέση ή υπηρεσία για την οποία ζήτησε τη μεταφορά. Το υπόμνημα θα περιέχει επίσης λεπτομέρειες σχετικά με το εάν το αίτημά της μεταβίβασης χορηγήθηκε, εξετάστηκε ή απορρίφθηκε.
Διανομή και αρχεία
Εάν γράφετε στο αρχείο ενός υπαλλήλου, ένα αντίγραφο του σημειώματος θα πρέπει να μεταφερθεί στο αρχείο γενικής αλληλογραφίας HR ως μέρος της λίστας διανομής. Επιπλέον, ο εργαζόμενος λαμβάνει ένα αντίγραφο και το ίδιο κάνουν και άλλοι ενδιαφερόμενοι που μπορεί να είναι ενημερωμένοι για τις πληροφορίες των εργαζομένων, εκτός αν το σημείωμα αποτελεί μέρος μιας εμπιστευτικής έρευνας στο χώρο εργασίας. Στην περίπτωση αυτή, μόνο το ΥΕ και το προσωπικό που εργάζεται στην έρευνα θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο σημείωμα. Όταν το αρχείο που περιέχει το σημείωμα αποστέλλεται στα αρχεία σας, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού διατηρεί αντίγραφο του σημειώματος που βρίσκεται στο αρχείο γενικής αλληλογραφίας του τμήματος.
