Πώς να γράψετε μια επιστολή επίπληξης

Μια επιστολή επίπληξης χρησιμεύει ως επικοινωνία με έναν υπάλληλο και τεκμηρίωση της συμπεριφοράς του. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για μελλοντική πειθαρχία ή τερματισμό ή απλώς να τεκμηριώσει την απόδοση ενός υπαλλήλου για μελλοντική εξέταση. Πολλές εταιρείες απαιτούν να εκδοθούν μία ή περισσότερες επιστολές επίπληξης προτού ληφθούν οποιαδήποτε πειθαρχικά μέτρα, συνεπώς είναι σημαντικό να εκδοθεί επιστολή όταν αρχίσει αρχικά μια κατάσταση. Μια αποτελεσματική επιστολή επίπληξης θα εμπνεύσει έναν υπάλληλο να βελτιώσει την απόδοσή του ή τη συμπεριφορά του.

$config[code] not found

Δηλώστε το όνομα του υπαλλήλου σας, το όνομά σας, την ημερομηνία και τη "επιστολή επίπληξης" στην κορυφή της επιστολής. Μπορείτε να αφήσετε χώρο για την υπογραφή σας στην κορυφή, κοντά στο όνομά σας ή στο τέλος της επιστολής.

Δηλώστε ότι το θέμα συζητήθηκε προηγουμένως, αν συμβαίνει αυτό. Μπορεί να γράφετε επιστολή επίπληξης ως τυπική συνέχεια μιας συνάντησης ή μιας συζήτησης.

Αρθρίστε πώς ο υπάλληλος έχει παραβιάσει την πολιτική της εταιρείας. Δηλώστε τυχόν περιστατικά και σημειώστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες όπως την ώρα, την ημερομηνία και την τοποθεσία.

Ανατρέξτε στο εγχειρίδιο της εταιρείας και σε όλες τις εφαρμοστέες ενότητες. Συμπεριλάβετε αριθμούς σελίδων ή τμημάτων για την αναφορά του υπαλλήλου.

Εξηγήστε ότι η συμπεριφορά πρέπει να διορθωθεί και γιατί. Ανάλογα με την παράβαση, δηλώνοντας ότι η διόρθωση της συμπεριφοράς θα βελτιώσει την αποδοτικότητα της ομάδας ως συνόλου είναι αποδεκτή. Εάν ισχύει, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε ότι η διόρθωση της συμπεριφοράς θα βελτιώσει την ποιότητα εργασίας του ατόμου.

Ενημερώστε τον υπάλληλο σχετικά με τις συνέπειες που θα αντιμετωπίσει εάν η συμπεριφορά δεν βελτιωθεί. Ανάλογα με την κατάσταση, μπορεί να είναι κατάλληλη μια προθεσμία βελτίωσης.

Περιγράψτε τα βήματα που μπορεί να κάνει ο εργαζόμενος για να βελτιώσει τη συμπεριφορά του ή την απόδοσή του Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι όταν κάνετε προτάσεις. Αυτό δίνει στον εργαζόμενο τις κατάλληλες πληροφορίες και ευκαιρίες για βελτίωση.

Εκτυπώστε την επιστολή επίπληξης στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και υπογράψτε την. Παρέχετε αντίγραφα για τον εαυτό σας, τον εργαζόμενο και τον προϊστάμενό σας. Ζητήστε από τον υπάλληλο να αρχίσει ή να υπογράψει και να χρονολογήσει το αντίγραφο για τα αρχεία σας και να εξηγήσει ότι πρόκειται απλώς για να επιβεβαιώσει ότι έλαβε την επιστολή.