Οι φάκελοι της Manila και οι πίνακες αρχειοθέτησης δεν είναι απαραίτητοι για τη διατήρηση και την οργάνωση πλήρους αρχείου σημαντικών εγγράφων. Τα χαρτιά μπορούν να τεμαχιστούν αφού κατατεθούν ηλεκτρονικά ή ακόμη και εξαλειφθούν εντελώς, καθώς περισσότερες εταιρείες και κυβερνητικά γραφεία κινούνται προς πιο φιλικές προς το περιβάλλον επιχειρήσεις χωρίς χαρτί, αποφεύγοντας τα έντυπα αντίγραφα για ηλεκτρονικές εκδόσεις. Η ηλεκτρονική γραφική εργασία μειώνει την ανάγκη αποθήκευσης, μειώνοντας έτσι το κόστος, εξοικονομώντας χρόνο και ωφελώντας το περιβάλλον. Η σάρωση, η αντιγραφή και η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι εύκολη, με ελάχιστη επένδυση υλικού και λογισμικού. Οι σαρωτές πωλούνται ηλεκτρονικά, σε καταστήματα προϊόντων γραφείου και ακόμη και σε πολυκαταστήματα και είναι προσιτά. Ορισμένες συσκευές συνδυάζουν δυνατότητες εκτύπωσης, αποστολής φαξ, σάρωσης και αντιγραφής.
$config[code] not foundΣάρωση των εγγράφων
Συνδέστε το σαρωτή στον υπολογιστή σας με το παρεχόμενο καλώδιο σύνδεσης USB. Εγκαταστήστε τα προγράμματα οδήγησης χρησιμοποιώντας το CD εγκατάστασης ή επισκεφθείτε την τοποθεσία Web του κατασκευαστή.
Τοποθετήστε το έγγραφο με την πλευρά εκτύπωσης προς τα κάτω στο πλαίσιο της κλίνης.
Ευθυγραμμίστε τις άκρες σύμφωνα με τα σημάδια ένδειξης στο πλαίσιο γυάλινης κλίνης.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΣαρώστε μια σελίδα τη φορά κλείνοντας το καπάκι και πατώντας το πλήκτρο "Σάρωση" ή "Έναρξη". Το έγγραφο θα μετατραπεί σε ψηφιακό αρχείο. Όσο μεγαλύτερες είναι οι κουκίδες ανά ίντσα ή DPI, τόσο μεγαλύτερη είναι η λεπτομέρεια που θα έχει το σαρωμένο έγγραφο. Ωστόσο, με περισσότερες λεπτομέρειες, το αρχείο γίνεται μεγαλύτερο και θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο για λήψη.
Αντιγραφή εγγράφων
Τοποθετήστε ένα σκληρό αντίγραφο ενός εγγράφου στο γυάλινο φωτοαντιγραφικό μηχάνημα, με τις άκρες να ευθυγραμμίζονται όπως υποδεικνύεται στο μηχάνημα.
Πατήστε το κουμπί "Αντιγραφή" ή "Έναρξη".
Κάντε δεξί κλικ σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο και επιλέξτε "Αντιγραφή".
Αντιγράψτε το ηλεκτρονικό έγγραφο στον ίδιο φάκελο, σε έναν υπάρχοντα φάκελο ή σε ένα νέο φάκελο.
Αρχειοθέτηση εγγράφων
Κάντε κλικ στο εικονίδιο στην επάνω δεξιά πλευρά του μενού "Ο υπολογιστής μου" που μοιάζει με ένα φάκελο με ένα αστέρι σε αυτό. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο φάκελο.
Ονομάστε το φάκελο κατάλληλα για τον τύπο εγγράφων που θα αποθηκευτούν σε αυτό.
Σύρετε ένα αρχείο στο νέο φάκελο κρατώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού πάνω από το φάκελο, μετακινώντας το βέλος σας στο φάκελο και αφήνοντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού.
Υπόδειξη
Μην κρατάτε περιττά αρχεία. Χρησιμοποιήστε μια συνεπή μέθοδο για την ονομασία αρχείων και φακέλων για την πιο αποτελεσματική αρχειοθέτηση. Κρατήστε τα σχετικά έγγραφα μαζί. Συνεχίστε τη διεξαγωγή και ολοκλήρωση της εργασίας ξεχωριστά. Αποφύγετε την υπερπλήρωση φακέλων. Αντ 'αυτού, σπάστε τα μεγάλα αρχεία σε μικρότερους, ακριβώς ονομασμένους υποφακέλους.
