Ένα εξώφυλλο όταν στέλνετε ένα έγγραφο με φαξ ή με τηλεομοιοτυπία είναι εξίσου σημαντικό με το ίδιο το έγγραφο. Το εξώφυλλο παρέχει ζωτικής σημασίας πληροφορίες για το ποιος είναι το φαξ, πόσες σελίδες πρέπει να υπάρχουν και σε τι αναφέρεται το έγγραφο ή ποια είναι η χρήση του.
Συμπληρώστε όλες τις πληροφορίες στο επάνω μέρος του φύλλου, με το πρότυπο ανοιχτό ή σε έντυπη μορφή. Αν έχετε το όνομα του ατόμου με το οποίο στέλνετε φαξ, χρησιμοποιήστε το. Διαφορετικά χρησιμοποιήστε το τμήμα ή την εταιρική επωνυμία. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τον αριθμό φαξ στον οποίο στέλνετε και τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου, του τμήματος ή της επιχείρησης. Αυτό βοηθά το άτομο ή τον υπάλληλο που λαμβάνει το φαξ να λάβει τις πληροφορίες στο σωστό άτομο ή τόπο.
$config[code] not foundΜετρήστε όλες τις σελίδες, συμπεριλαμβανομένης της συνοδευτικής σελίδας, και τοποθετήστε τον αριθμό στο χώρο για τον αριθμό των σελίδων. Αυτό βοηθά τον δέκτη να βεβαιωθεί ότι δεν έχανε τις σελίδες του κιβωτίου ταχυτήτων.
Βάλτε όλες τις πληροφορίες αναγνώρισής σας στη φόρμα. Όταν εργάζεστε με αυτόν τον τύπο επικοινωνίας, είναι σημαντικό ο παραλήπτης να μην έχει κανένα πρόβλημα να σας εντοπίσει και την τεκμηρίωση που στέλνετε, καθώς και τον τρόπο χρήσης των πληροφοριών.
Συμπεριλάβετε το θέμα του φαξ. Εάν αφορά οποιοδήποτε τύπο λογαριασμού, συμπεριλάβετε τον αριθμό λογαριασμού στη γραμμή θέματος. Αν πρόκειται για ένα έργο ή ένα πρόγραμμα, βάλτε το στη γραμμή θέματος. Στην περιοχή σημειώσεων, συμπεριλάβετε οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με τις συζητήσεις σχετικά με τα έγγραφα.
Τοποθετήστε το φύλλο κάλυψης πάνω από όλες τις άλλες σελίδες που στέλνονται με φαξ, έτσι ώστε να έρχεται πρώτα. Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη να γνωρίζει αν έχει λάβει όλα τα έγγραφα κατά τη διάρκεια της αποστολής του φαξ. Στη συνέχεια, στείλτε το φαξ όπως θα κάνατε κανονικά.
Προειδοποίηση
Ελέγξτε τον αριθμό φαξ προτού σπρώξετε την αποστολή, για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σας δεν πηγαίνουν σε κάποιον άλλο.
