Αν είστε σαν άλλοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, πιθανότατα έχετε ξοδέψει όλο και περισσότερο χρόνο σε online συναντήσεις τα τελευταία χρόνια. Αλλά υπάρχουν δύσκολες καταστάσεις που εμπλέκονται σε αυτούς τους τύπους συναντήσεων, σε σχέση με την παλιά σχολική συνάντηση που πραγματοποιήθηκε γύρω από ένα τραπέζι συνεδριάσεων ή στο γραφείο ενός πελάτη, μπορεί να θέλετε να θυμηθείτε. Για να βεβαιωθείτε ότι είστε ευγενικοί σε όλους τους άλλους συμμετέχοντες στη συνάντηση, μπορείτε να βρείτε 50 συμβουλές για την εθιμοτυπία των online επιχειρηματικών συναντήσεων.
$config[code] not foundOnline Συμβουλές Συνάντησης Εθιμοτυπίας Επιχειρήσεων
Μόνο προγραμματισμός αναγκαίων συναντήσεων
Ο πρώτος κανόνας των συναντήσεων, ακόμη και σε απευθείας σύνδεση, είναι ότι πρέπει να εξυπηρετούν έναν συγκεκριμένο σκοπό. Εάν είναι κάτι που μπορείτε απλά να στείλετε ένα γρήγορο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να επιλύσετε σε άλλο, λιγότερο χρονοβόρο τρόπο, μην κάνετε την ομάδα σας να περάσουν το χρόνο τους καθιστώντας μια ολόκληρη συνάντηση.
Πρόσκληση βασικών ατόμων
Ομοίως, η συνάντησή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει μόνο όσους είναι ουσιαστικής σημασίας για τη συζήτηση. Εάν προσκαλέσετε κάποιον για τον οποίο δεν σχετίζονται πραγματικά οι πληροφορίες, τότε απλά χάνετε χρόνο.
Μην καλέσετε επισκέπτες χωρίς προειδοποίηση
Πρέπει επίσης να καταστήσετε σαφές σε όλους όσους συμμετέχουν σε αυτό που είναι όλοι στη λίστα προσκεκλημένων. Δεν θέλετε να εκπλαγείτε κάποιος όταν ξεκινά η σύσκεψη.
Ρωτήστε τους ανθρώπους σχετικά με τον προγραμματισμό
Για τις σε απευθείας σύνδεση συναντήσεις, μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να ζητήσετε από τους βασικούς συμμετέχοντες πληροφορίες σχετικά με τις ώρες που εργάζονται γι 'αυτούς, αντί να το προγραμματίσετε και στη συνέχεια να προσκαλέσετε τους ανθρώπους.
Στείλτε μια επίσημη πρόσκληση
Μόλις επιλέξετε την ώρα και την ημερομηνία, μπορείτε να στείλετε μια επίσημη πρόσκληση σε ένα πρόγραμμα όπως το Ημερολόγιο Google, έτσι ώστε οι άνθρωποι να έχουν έναν εύκολο τρόπο να επιφυλαχθούν τη συγκεκριμένη ώρα.
Επιβεβαιώστε εάν είναι απαραίτητο
Εάν έχετε προγραμματίσει μια συνάντηση πολύ νωρίτερα, μπορείτε επίσης να επιβεβαιώσετε γρήγορα με τους ανθρώπους που συναντάτε περίπου μια μέρα πριν από καιρό, για να βεβαιωθείτε.
Αποστολή συγκεκριμένης ατζέντας
Πριν από τη συνάντηση, τουλάχιστον λίγες μέρες έως μια εβδομάδα πριν, αν είναι δυνατόν, στείλτε μια ατζέντα σε όλους τους συμμετέχοντες, αναφέροντας τι θα καλύψει η σύσκεψη.
Προσφέρετε ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα
Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε καιρούς στην ατζέντα σας, ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν τη δυνατότητα να προγραμματίσουν την υπόλοιπη μέρα.
Αφήστε τους ανθρώπους να ξέρουν τι να περιμένουν
Αν χρειάζεστε ανθρώπους να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα ή άλλα υλικά κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για ένα σημαντικό έγγραφο ή για κάποιες πληροφορίες επικοινωνίας με τους πελάτες, να το κάνετε εκ των προτέρων σαφές.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά δωμάτια συνεδρίων
Εάν πραγματοποιείτε μια εικονική συνάντηση, είναι καλή ιδέα να κάνετε check in με όλους τους χρήστες για να βεβαιωθείτε ότι έχουν πρόσβαση στο πρόγραμμα που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Αφήστε τους να γνωρίζουν με άφθονο χρόνο σε περίπτωση που χρειαστεί να κατεβάσετε μια εφαρμογή για να παρακολουθήσουν τη συνάντησή σας.
Δοκιμάστε πρώτα
Είναι επίσης καλή ιδέα να δοκιμάσετε εκ των προτέρων τη δική σας εφαρμογή ή πρόγραμμα συνάντησης για να βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση θα γίνει ομαλά.
Έχετε ένα κατάλληλο όνομα χρήστη και φωτογραφία
Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα όπως το Skype για συναντήσεις, βεβαιωθείτε ότι το όνομα χρήστη και η φωτογραφία σας είναι κατάλληλα για επαγγελματικές συναντήσεις.
Επιβεβαιώστε τις ζώνες ώρας
Με τις εικονικές συναντήσεις, πρέπει επίσης να είστε σαφής σχετικά με τη ζώνη ώρας όταν προγραμματίζετε. Μην υποθέτετε μόνο ότι νέες επαφές είναι στη ζώνη ώρας σας.
Εμφάνιση στο χρόνο
Είτε τρέχετε τη συνάντηση είτε συμμετέχετε μόνο ως επισκέπτης, πρέπει να εμφανιστείτε εγκαίρως. Ρεαλιστικά, θα πρέπει να είστε λίγο νωρίς για να είστε ασφαλείς.
Καλέστε εάν έχετε μια σύγκρουση
Αν έχετε επείγουσα κατάσταση ή σύγκρουση που θα σας κάνει να χάσετε μια συνάντηση ή να καθυστερήσετε, θα πρέπει να ενημερώσετε τον οικοδεσπότη ή τους συμμετέχοντες το συντομότερο δυνατό. Εάν η σύγκρουσή σας προκύψει την ημέρα της συνάντησης, αυτό σημαίνει πιθανώς ότι πρέπει να καλέσετε το άτομο, ώστε να είστε σίγουροι ότι θα λάβουν το μήνυμα.
Περιμένετε να φτάσουν όλοι
Μόλις καλείτε ή εισέλθετε στην ηλεκτρονική σας αίθουσα συνεδριάσεων, καλωσορίστε τους ανθρώπους καθώς εμφανίζονται, αλλά περιμένετε ότι ο καθένας που γνωρίζετε παρακολουθεί πριν από την πραγματική κατάδυση.
Επιλέξτε μια Ήσυχη τοποθεσία
Παρόλο που μπορείτε να έχετε online συναντήσεις από σχεδόν οπουδήποτε, είναι καλύτερο να επιλέξετε κάπου ήσυχο, όπου δεν θα υπάρξουν πολλές περισπασμούς ή θόρυβος.
Δημιουργήστε τόμους αμέσως
Όταν όλοι εμφανίζονται σε μια ηλεκτρονική διάσκεψη, ο καθένας καλεί όλους να δοκιμάσουν την ένταση, ώστε να μπορείτε να κάνετε προσαρμογές αμέσως, εάν είναι απαραίτητο.
Ντύσου κατάλληλα
Εάν συμμετέχετε σε τηλεδιάσκεψη, πρέπει να εξετάσετε την εμφάνισή σας. Μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικό όσο για τις προσωπικές συναντήσεις. Αλλά εξακολουθείτε να πρέπει να κοιτάξετε επαγγελματικά.
Κάνετε παρουσιάσεις
Αν έχετε προσκαλέσει άτομα που ενδέχεται να μην γνωρίζουν ο ένας τον άλλο σε μια ηλεκτρονική συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι τα παρουσιάσατε προσωπικά ή ότι θα τους δώσετε την ευκαιρία να παρουσιαστούν στην αρχή της συνάντησης.
Να θυμάστε τα ονόματα
Είτε συναντάτε κάποιον για πρώτη φορά είτε για έβδομη φορά, θυμηθείτε ονόματα και πραγματικά χρησιμοποιείτε τα όταν χαιρετίζετε οι άνθρωποι μπορούν να πάνε πολύ μακριά.
Μείνετε στο θέμα
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ενδέχεται να πάτε κατά καιρούς σε συνομιλίες. Αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα την συζήτηση πίσω στον κύριο σκοπό και να παρακολουθείτε το ρολόι ώστε να μπορείτε να είστε ευγενικοί του χρόνου όλων.
Μίλα δυνατά
Όταν μιλάτε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, φροντίστε να εκφράσετε και να μιλήσετε αρκετά δυνατά για να σας ακούσουν όλοι.
Μην διακόψετε άλλες
Και όταν οι άλλοι μιλούν, αφήστε τους να τελειώσουν πριν δώσετε μια δική σας σκέψη.
Αποφύγετε την ομιλία αμέσως
Όταν μια ερώτηση τίθεται σε ολόκληρη την ομάδα, μπορείτε να αποφύγετε αμήχανες διακοπές διακόπτοντας ένα δευτερόλεπτο για να μιλήσετε. Εάν άλλοι το κάνουν αμέσως, τότε περιμένετε τη σειρά σας. Αν κανείς δεν μιλάει, είναι καλό να πάτε.
Ρωτήστε πριν μοιραστείτε μεγάλες σκέψεις
Εάν έχετε μια μακρά σκέψη ή ιδέα να μοιραστείτε, ρωτήστε αν είναι εντάξει να το κάνετε εκ των προτέρων, σε περίπτωση που είστε σύντομα στην ώρα σας. Μπορείτε πάντα να το στρογγυλεύσετε σε ένα email αργότερα ή να μοιραστείτε μια άλλη συνάντηση.
Σίγαση όταν δεν μιλάτε
Για να αποφύγετε τους θορύβους υποβάθρου να αποπροσανατολίζουν τους άλλους, απλώς απενεργοποιείτε τον εαυτό σας όταν δεν μιλάτε για ένα σωστό χρόνο.
Ακούστε προσεκτικά
Επίσης, ενώ άλλοι μιλούν, βεβαιωθείτε ότι ακούτε πραγματικά. Δεν θέλετε να χάσετε κάτι και στη συνέχεια να το θέσετε σε μια ερώτηση αργότερα.
Δείξτε ότι ακούτε
Θα πρέπει επίσης να δείξετε στους ανθρώπους ότι ακούτε όταν μιλάνε, αν βρίσκεστε σε τηλεδιάσκεψη. Μη βυθίζετε μόνο το κεφάλι σας στις σημειώσεις σας. Κοιτάξτε τους και ασκεί ενεργή ακρόαση.
Χρησιμοποιήστε τη φροντίδα με το χιούμορ
Αν αισθάνεστε την ανάγκη να χρησιμοποιήσετε το χιούμορ κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλο για το κοινό σας. Αυτό είναι πολύ πιο εύκολο όταν μιλάτε μόνο για να κλείσετε τα μέλη της ομάδας. Ωστόσο, χρησιμοποιήστε μεγαλύτερη προσοχή όταν συναντάτε πελάτες ή άτομα που δεν γνωρίζετε καλά.
Παροχή αντιγράφων βασικών εγγράφων
Αν αναφέρετε οποιαδήποτε σημαντικά έγγραφα κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας, στείλτε αυτά τα στοιχεία στους συμμετέχοντες στη συνάντηση πριν ή κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, ώστε να μπορούν να τα παραπέμπουν.
Να είστε προετοιμασμένοι με υλικά παρουσίασης
Και αν χρειάζεστε κάποιο εξοπλισμό για να κάνετε μια παρουσίαση, βεβαιωθείτε ότι όλα είναι καλά σε καλή κατάσταση, ώστε να μην χάνετε χρόνο προσπαθώντας να το πάρετε στη δουλειά.
Γνωρίστε το κοινό σας
Κατά την προετοιμασία της παρουσίασης ή άλλων θεμάτων της ατζέντας σας, είναι επίσης σημαντικό να εξετάσετε το κοινό σας και να φροντίσετε ειδικά τα μηνύματά σας. Μην χάνετε χρόνο στους ανθρώπους με γήπεδα που δεν έχουν σημασία. Και μην χρησιμοποιείτε τόνο ή θέμα που δεν είναι πιθανό να προσελκύσει τα ακριβή άτομα με τα οποία συναντάτε.
Βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά
Θα πρέπει επίσης να κρατάτε το τηλέφωνό σας σιωπηλό κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, ώστε να μην διακόπτεται.
Αποφύγετε τις Νευρικές συνήθειες
Είναι φυσικό σε μερικές περιπτώσεις οι συμμετέχοντες να κάνουν πρακτικές νευρικές συνήθειες, όπως κλικ με στυλό ή τσίμπημα ούλων. Αλλά καταβάλλετε συνειδητή προσπάθεια για να αποφύγετε αυτούς κατά τη διάρκεια επαγγελματικών συναντήσεων.
Μην τρώτε ενώ μιλάτε
Θα πρέπει επίσης να αποφεύγετε να τρώτε κατά τη διάρκεια online συναντήσεων. Έτσι, κάντε ένα σνακ εκ των προτέρων.Και μόνο να πιείτε νερό όταν είναι η σειρά του άλλου να μιλήσει αν είναι απαραίτητο.
Έχετε έναν καθορισμένο χρόνο για ερωτήσεις
Είναι επίσης μια καλή ιδέα να έχετε έναν καθορισμένο χρόνο για να κάνουν οι άνθρωποι ερωτήσεις εάν είστε ο κορυφαίος στη συνάντηση. Και αν παρακολουθείτε, βεβαιωθείτε ότι έχετε εντοπίσει αυτή την ευκαιρία στην ημερήσια διάταξη, ώστε να γνωρίζετε πότε να προβάλλετε τυχόν σημεία.
Μη επικεντρωθείτε στην ενότητα "Ερωτήσεις"
Όταν το τμήμα ερωτήσεων έρχεται γύρω, μπορείτε να κάνετε μία ή δύο ερωτήσεις. Αλλά μην κυριαρχήσετε στη συζήτηση. Δώστε και άλλες ευκαιρίες.
Προσφορά πίστωσης για ιδέες
Εάν ανατροφοδοτείτε οτιδήποτε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης που δεν ήταν αρχικά η ιδέα σας, φροντίστε να δώσετε πίστωση στον δημιουργό. Εάν δεν το κάνετε, οι άνθρωποι θα υποθέσουν ότι ήταν ιδέα σας.
Συζητήστε προσωπικά θέματα μετά τη συνάντηση
Αν προκύψει κάτι κατά τη διάρκεια μιας ομαδικής συνάντησης που είναι πραγματικά σχετική μόνο με εσάς και με ένα άλλο άτομο, δώστε χρόνο να το συζητήσετε αργότερα, αντί να αναλάβετε το χρόνο όλων των άλλων.
Μην καλέσετε τους ανθρώπους έξω
Μπορεί επίσης να συναντήσετε μερικές φορές καταστάσεις όπου ένα μέλος της ομάδας σας κάνει ένα λάθος που επηρεάζει αρνητικά τη συνάντησή σας. Αλλά μην χρησιμοποιείτε το χρόνο συνάντησης για να τους διαλέξετε. Καλέστε μια ιδιωτική συνάντηση με το συγκεκριμένο άτομο αργότερα για να συζητήσετε εάν είναι απαραίτητο.
Κράτα την ψυχραιμία σου
Και δεν έχει σημασία ποιος έχεις να κάνεις, μην χάσεις την ψυχραιμία σου κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.
Δώστε Διάλειμμα για μακρές συναντήσεις
Εάν φιλοξενείτε μια συνάντηση που πρόκειται να είναι μερικές ώρες ή περισσότερο, συμπεριλάβετε τα προγραμματισμένα διαλείμματα στην ατζέντα σας, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να τραβήξουν κάτι για φαγητό, να ελέγξουν τα τηλέφωνά τους και να χρησιμοποιήσουν το μπάνιο.
Τέλος στο χρόνο
Καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης, προσέξτε το ρολόι ώστε να μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα τελειώσετε τη συνάντηση όταν είπατε ότι θα κάνατε.
Δώστε στους ανθρώπους την ευκαιρία να φύγουν
Εάν, τυχαία, δεν είχατε την ευκαιρία να συζητήσετε ό, τι θέλατε κατά το χρόνο που έχετε παραχωρήσει, μπορείτε να ρωτήσετε τους ανθρώπους αν θέλουν να μείνουν και να τελειώσουν τη συνάντηση. Αλλά δώστε στους ανθρώπους την ευκαιρία να φύγουν εγκαίρως εάν έχουν προηγούμενες δεσμεύσεις.
Ευχαριστώ όλους για την συμμετοχή
Αν κάλεσα τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι σας λέω επίσης ευχαριστώ σε όλους όσους παρακολούθησαν πριν φύγουν.
Γνωρίστε άλλες γλώσσες και πολιτισμούς
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να βρείτε συναντήσεις με ανθρώπους από διαφορετικό υπόβαθρο και πολιτισμούς. Γι 'αυτό να γνωρίζετε τη γλώσσα και τα έθιμά τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο πριν συναντήσετε.
Παρακολουθήστε με σημειώσεις
Μετά τη συνάντησή σας, είναι καλή ιδέα να μοιραστείτε ορισμένες σημειώσεις ή υπενθυμίσεις με ανθρώπους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ή αν δεν έχετε κάτι συγκεκριμένο για να συνεχίσετε, στείλτε μια σύντομη ευχαριστήρια σημείωση.
Αποφύγετε την κοινή χρήση πληροφοριών συνάντησης με άλλους
Όταν πρόκειται για συναντήσεις, τα θέματα που συζητήθηκαν πρέπει να παραμείνουν στην ομάδα των παρευρισκομένων, εκτός αν έχετε εξηγήσει σαφώς κάτι διαφορετικό. Επομένως, μην μοιράζεστε λεπτομέρειες με άλλους που δεν ήταν παρόντες.
Ολοκλήρωση οποιωνδήποτε στοιχείων ενέργειας
Και αν προσφέρετε εθελοντικά να ολοκληρώσετε οποιαδήποτε καθήκοντα μετά τη συνάντησή σας, βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τα στοιχεία αυτά αμέσως.
Συνδιάσκεψη βίντεο βίντεο μέσω Shutterstock
Περισσότερα στο: Δημοφιλή άρθρα Σχόλιο ▼
