Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν πολλές εταιρείες όταν προσπαθούν να παραμείνουν συμβατές με ορισμένους κυβερνητικούς κανονισμούς είναι η σωστή εφαρμογή του λογισμικού παρακολούθησης χρόνου. Με μια πληθώρα επιλογών, συμπεριλαμβανομένων τόσο της τεχνολογίας χαμηλής τεχνολογίας όσο και της υψηλής τεχνολογίας, μπορεί να είναι μια πρόκληση να προσδιοριστεί το σωστό λογισμικό, οι σωστές μέθοδοι και οι βέλτιστες πρακτικές για την υλοποίηση της επιχείρησης.
Ακολουθεί μια ματιά σε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές κατανομής χρόνου που περιλαμβάνουν μερικές από τις πιο βασικές και σημαντικές πρακτικές για την εύρεση του σωστού λογισμικού παρακολούθησης χρόνου για τον οργανισμό σας.
$config[code] not foundΕφαρμογή παρακολούθησης χρόνου από την κορυφή, κάτω
Τίποτα δεν μπορεί να αποθαρρύνει τους υπαλλήλους περισσότερο από το να αισθάνονται ότι υπάρχει ένα διπλό πρότυπο, ειδικά όταν πρόκειται για την παρακολούθηση του χρόνου τους. Όταν το αφεντικό δεν προωθεί μόνο την παρακολούθηση του χρόνου, αλλά το χρησιμοποιεί, αυτό δίνει έμφαση στους εργαζόμενους τη σημασία της παρακολούθησης του χρόνου για όλους τους εμπλεκόμενους.
Υπάρχουν πολλοί δημιουργικοί τρόποι για να κρατήσετε ολόκληρο τον οργανισμό υπεύθυνο. Η διαφημιστική εταιρία Colle + McVoy υλοποίησε όχι μόνο ένα σύστημα χρονοδιαγράμματος, αλλά μια λύση λογισμικού που επιτρέπει σε ένα παντοπωλείο μπύρας να ανοίξει κάθε Παρασκευή, με την προϋπόθεση ότι όλα τα φύλλα εργασίας των εργαζομένων θα υποβληθούν έγκαιρα.
Σύμφωνα με την Adweek:
"Η Colle + McVoy δημιούργησε ένα θαυμάσιο μηχάνημα που ονομάζεται TapServer - ένα" σύστημα ανάπτυξης μπύρας "που χρησιμοποιεί RFID και προσαρμοσμένο λογισμικό για να ελέγξει αν έχετε σταματήσει να είναι τεμπέλης, τελείωσε τα φύλλα σας και κέρδισε την ελεύθερη πίντα σας. "
Ειδικά με κάτι δυνητικά μη δημοφιλή ως χρονική παρακολούθηση, γνωρίζοντας ότι το αφεντικό αξιώνει αρκετά για να το κάνει μόνοι του και εφαρμόζει τους ίδιους κανόνες σε ολόκληρη την εταιρεία μπορεί να είναι ένα ισχυρό κίνητρο για όλους τους άλλους να κάνουν το δικό τους ρόλο.
Προσφέρετε την απαραίτητη εκπαίδευση
Η επικοινωνία είναι τα πάντα. Η εξασφάλιση ότι όλοι καταλαβαίνουν τι εμπλέκεται στην ακριβή παρακολούθηση χρόνου μπορεί να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοί σας ανταποκρίνονται στις νέες πολιτικές κατανομής χρόνου σας με άλματα. Παρά τις καλές προθέσεις του υπαλλήλου, αν δεν καταλάβουν τι είναι εμπλεκόμενο, μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα και ελλείψεις πληροφοριών σε φύλλα εργασίας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εταιρείες που συνεργάζονται με κυβερνητικές υπηρεσίες, έχουν ωρομίσθιο ή μισθωτούς υπαλλήλους ή άλλους οργανισμούς που έχουν αυστηρές απαιτήσεις παρακολούθησης χρόνου. Η σωστή εκπαίδευση μπορεί συχνά να σημαίνει τη διαφορά ανάμεσα στο να παραμείνει συμβατό και να χάσει μια πολύτιμη σύμβαση συνολικά.
Αυτοματοποιήστε την πλήρη διαδικασία
Το DCAA News είναι ένας οργανισμός που παρέχει πληροφορίες για εργολάβους που επιθυμούν να καταστούν συμβατές με την DCAA και ασφαλείς κρατικές συμβάσεις. Δεδομένου ότι η διατήρηση της συμμόρφωσης DCAA απαιτεί ακριβή παρακολούθηση του χρόνου, αξίζει να σημειωθεί μία από τις συστάσεις που κάνει η DCAA News:
"… Παραλείψτε οποιαδήποτε μορφή χειρωνακτικής τήρησης βιβλίων. κάνουν τη ζωή σας εύκολη με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα λογισμικού που είναι συμβατό με το DCAA. Αυτά τα πακέτα λογισμικού μπορούν να ενημερώσουν ποια δεδομένα πρέπει να παρακολουθούνται, μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις εγκρίσεις, να επιτρέψουν στους υπαλλήλους να εισάγουν ή να απομακρύνονται από οπουδήποτε, να δημιουργούν τιμολόγια, να επιτρέπουν λήψεις σε QuickBooks, κομμάτια να αφήνουν χρόνο, να δημιουργούν εξαιρετικά λεπτομερείς αναφορές ad hoc, προστασία και ούτω καθεξής. Αυτά τα πακέτα λογισμικού μπορούν να επιτρέψουν στους διαχειριστές να διαχειριστούν πιο απτά καθήκοντα, ενώ ταυτόχρονα είναι σε θέση να βλέπουν ακριβή δεδομένα φύλλου κατανομής χρόνου ".
Όχι μόνο η αυτοματοποίηση των διαδικασιών της επιχείρησής σας θα σας κρατά συμβατή με την κυβέρνηση, αλλά θα βοηθήσει επίσης μαζικά στη διαφύλαξη των δεδομένων της εταιρείας σας. Σύμφωνα με μια μελέτη της IBM, "το 95% όλων των περιστατικών ασφάλειας περιλαμβάνει ανθρώπινο λάθος." Ναι, αυτό είναι ανώμαλο υψηλό.
Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών σας όχι μόνο θα μετριάσει αυτόν τον κίνδυνο δεδομένων αλλά και θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη συμμόρφωσή σας και εφόσον εκπαιδεύετε σωστά το προσωπικό σας για να ακολουθήσετε αυτά τα νέα συστήματα, ο οργανισμός σας θα μπορέσει να αξιοποιήσει στο έπακρο το σύστημα κατανομής χρόνου.
Μετακίνηση σε ωρομίσθιοι εργαζόμενοι
Ενώ οι μισθωτοί εργαζόμενοι μπορεί να ακούγονται καλά θεωρητικά, στην πράξη, η ρύθμιση σπάνια λειτουργεί για τον εργοδότη ή τον εργαζόμενο. Είναι πάρα πολύ εύκολο για έναν υπάλληλο να επωφεληθεί από το μη προσανατολισμένο προς τα αποτελέσματα paycheck, ενώ πολλοί εργοδότες προσπαθούν να κερδίσουν περισσότερα από την αξία των χρημάτων τους από τον εργαζόμενο. Το αποτέλεσμα είναι συχνά ένας αγώνας ρυμούλκησης όπου η παραγωγικότητα είναι το τελικό ατύχημα.
Απρίλιος Dykman, γράφοντας για Get Rich Περιγράφει αργά μερικές από αυτές τις προκλήσεις:
"Σε άλλη δουλειά, μου είπαν ότι με το μισθό σημαίνει ότι« εάν κλείσουμε το γραφείο νωρίς, θα πληρώσετε ακόμα ». Αλλά κλείσαμε το γραφείο ίσως δύο ή τρία απογεύματα από το χρόνο και υπήρχαν πολλά, πολλά γεγονότα που χρειάστηκαν 8+ ώρες. Μόλις βάσω μια 22ωρη ημέρα για ένα ιδιαίτερα μεγάλο γεγονός. "
Μια πολύ καλύτερη λύση είναι να μετακινηθούν όλοι οι εργαζόμενοι σε ωριαία αμοιβή, όπου κάθε κόμμα καταλαβαίνει σαφώς τι αναμένεται και υπάρχει πολύ λιγότερος χώρος για να εκμεταλλευτεί κανείς τον άλλο.
Καταγράψτε το χρόνο σας καθημερινά
Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη πολλών κάνει είναι η καταγραφή φύλλων χρόνου στο τέλος της εβδομάδας. Πολλοί από εμάς δεν μπορούμε να θυμηθούμε τι είχαμε για πρωινό χθες, πόσο μάλλον να θυμόμαστε και να αναδημιουργούμε ολόκληρες εργάσιμες ημέρες μετά το γεγονός. Για να διατηρείτε καλά αρχεία και βέλτιστες πρακτικές, βεβαιωθείτε ότι όλοι στην εταιρεία καταγράφουν το δελτίο τους τουλάχιστον μία φορά την ημέρα.
Αντίθετα, για να διευκολυνθεί αυτό, βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία καταγραφής ενός φύλλου κατανομής χρόνου δεν είναι τόσο περίπλοκη ώστε είναι μια σημαντική δουλειά για να το πράξει. Η καταγραφή ενός φύλλου κατανομής χρόνου δεν πρέπει να υπερβαίνει τα λίγα λεπτά κάθε μέρα.
Αν και σίγουρα δεν είναι εξαντλητική, αυτές οι βέλτιστες πρακτικές κατανομής χρόνου είναι μερικές από τις πιο σημαντικές και, δυστυχώς, παραβλέπονται.
Εάν ο οργανισμός σας μπορεί να εφαρμόσει αυτά τα μέτρα κατά την εφαρμογή του συστήματος χρονοδιαγράμματος και μπορεί να συνεχίσει να επικοινωνεί με τους υπαλλήλους σας με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα - η επιχείρησή σας θα λειτουργήσει καλύτερα για αυτό.
Χρονόμετρο Φωτογραφία μέσω Shutterstock
7 Σχόλια ▼
