Η αύξηση της παραγωγικότητας είναι σημαντική επειδή μπορεί να προσθέσει δολάρια στην κατώτατη γραμμή. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και οι άνθρωποι που εργάζονται σε μια μικρή επιχείρηση συχνά αισθάνονται ιδιαίτερη πίεση επειδή υπάρχουν λίγα χέρια για να πάνε γύρω για να κάνουν τη δουλειά. Η προσπάθεια για νέα πράγματα δεν είναι υψηλή στον κατάλογο. Μετά από όλα, χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να βρείτε εργαλεία παραγωγικότητας και να πειραματιστείτε με νέους τρόπους να κάνετε τα πράγματα.
$config[code] not foundΕάν κάνετε πολλή δουλειά με πληροφορίες και χρησιμοποιείτε έναν υπολογιστή, τότε μπορεί να πάσχετε από υπερφόρτωση πληροφοριών και δεν γνωρίζετε από πού να ξεκινήσετε. Ας το καταφέρουμε εύκολα. Εδώ είναι 7 απλές συμβουλές για την παραγωγικότητα και προτάσεις για εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να τα επιτύχετε:
1. Δημιουργήστε μια θέση για να λάβετε σημειώσεις
Πρώτον, χρειάζεστε ένα μέρος για να κρατάτε και να κρατάτε σημειώσεις. Το κλειδί είναι να αποκτήσετε τον εγκέφαλό σας ξεκάθαρο. Θα έχετε περισσότερο χώρο για την επίλυση προβλημάτων, αν δεν χρειάζεται να γεμίζετε το μυαλό σας με να θυμάστε πολλές λεπτομέρειες - ή να ανησυχείτε ότι μπορεί να ξεχάσετε κάτι.
Θα είστε σε καλύτερη θέση να εστιάσετε στο έργο στο χέρι. Κάνετε ένα πράγμα τη φορά.
Υπάρχουν πολλές επιλογές για τη λήψη σημειώσεων, όπως το Evernote, το Zoho Notebook και το Google Keep. Στην ιδανική περίπτωση, όταν έχετε μια σκέψη ή είστε εμπνευσμένοι από κάτι, θα πρέπει να έχετε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας για να τραβήξετε στιγμιότυπα οθόνης ή να καταγράψετε τη φωνή σας και να την τοποθετήσετε σε ένα από αυτά τα φορητούς υπολογιστές που βασίζονται σε σύννεφο.
Χρησιμοποιώ εκτενώς το Evernote - ειδικά την επιλογή εγγραφής ήχου όταν δεν μπορώ να πληκτρολογήσω μια σημείωση. Υπάρχει μια αμοιβή με βάση την μεταγραφή εφαρμογή που μπορείτε να πάρετε αν κάνετε πολλή εγγραφή. Τα Voice2Note, Quicktate και Mobile Assistant είναι τρία που έχω δει.
Εικόνα: Θυμηθείτε το γάλα
2. Κάντε μια πιο σύντομη λίστα
Μπορεί να φαίνεται αντίθετο, αλλά κάνει ένα κοντύτερος η λίστα εργασιών μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα. Έχω ακούσει ακόμη και έναν αριθμό εμπειρογνωμόνων που υποστηρίζουν "Να μην το κάνετε"Καταλόγους όπου αποφεύγετε να αναρροφάτε σε πράγματα που δεν σας κάνουν καθόλου παραγωγικούς.
Μια μακρά λίστα εργασιών είναι κάτι παραπάνω από 5 στοιχεία την ημέρα. Όταν έχετε μια μακρά λίστα υποχρεώσεων, μπορείτε να χαθείτε σε όλα όσα πρέπει να κάνετε και να συγκλονιστείτε. Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο να σκεφτείτε ποιο στοιχείο θα σημειώσετε στη συνέχεια ή ανησυχείτε για όλη τη δουλειά που πρέπει να κάνετε, αντί να εργάζεστε πραγματικά. Αφού έχετε πέντε στοιχεία, σταματήστε.
Βοηθά επίσης στη λίστα των αντικειμένων που θέλετε να κάνετε με τη σειρά της σπουδαιότητας για περαιτέρω μείωση του χρόνου σκέψης καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Ορισμένα καλά εργαλεία λίστας εργασιών είναι τα Toodledo, Teuxdeux και ένα διασκεδαστικό αγαπημένο: Remember The Milk. Ποιος δεν αγαπάει την αγελάδα να ρίχνει μια ματιά σε σας για να σας κρατήσει στο καθήκον!
3. Μάθετε να πληκτρολογείτε ταχύτερα
Ναι, θα πρέπει να μάθετε καλύτερα τις ικανότητες δακτυλογράφησης για να είστε πιο παραγωγικοί. Αυτό μπορεί να φαίνεται ανόητο άκρη, αλλά με ακούτε. Βλέπω συχνά ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και στελέχη που πληκτρολογούν με δύο δάχτυλα. Δεν είναι πολύ αποτελεσματικό - ή γρήγορα!
Όλοι όσοι εργάζονται σε έναν υπολογιστή (και σήμερα που περιλαμβάνει τους περισσότερους εργάτες της γνώσης) πρέπει να πάρουν μια κλάση δακτυλογράφησης για να βελτιώσουν την ταχύτητά τους. Η δυνατότητα να πληκτρολογείτε γρήγορα και αποτελεσματικά χωρίς να κοιτάτε το πληκτρολόγιο είναι πολύ σημαντική και σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε όσο πηγαίνετε.
Ελέγξτε το Keybr.com εάν δεν θέλετε να επενδύσετε σε λογισμικό ή πληκτρολογώντας μαθήματα για να κάνετε καλύτερα. Διαθέτει δοκιμή ταχύτητας πληκτρολογίου με τακτοποιημένο και δωρεάν, καθώς και συμβουλές για το πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις ικανότητες δακτυλογράφησης. Με την εξάσκηση ξανά και ξανά χρησιμοποιώντας το Keybr.com, θα βελτιωθεί σταδιακά.
4. Χρησιμοποιήστε ένα αρχείο Tickler έτσι ώστε να ικανοποιείτε τις προθεσμίες
Δημιουργήστε ένα αρχείο tickler για τα έργα σας. Ένας φάκελος ασκήσεων περιλαμβάνει κατά παράδοση 43 τμήματα - ένα για κάθε μία από τις 31 ημέρες του μήνα (με τίτλο 1 - 31) και 12 για τους μήνες του έτους. (Δεν πειράζει ότι μερικοί μήνες έχουν λιγότερες ημέρες!)
Παίρνετε τα έργα σας και βάζετε μια γραπτή υπενθύμιση γι 'αυτά στο αρχείο ανάλογα με το πότε πρέπει να γίνουν. Για τον τρέχοντα μήνα, ένα έργο πηγαίνει στα αρχεία αριθμών για οποιαδήποτε ημέρα οφείλεται. Όταν ένα έργο ή παραδοτέο οφείλεται σε άλλους μήνες, πηγαίνει σε ένα από τα αρχεία μήνα.
Κάθε μέρα, βγάζετε τα περιεχόμενα του φακέλου που έχει επισημανθεί για την ημερομηνία εκείνης της ημέρας και εργάζεστε πάνω σε αυτά. Στη συνέχεια, μόλις ο επόμενος μήνας κυλάει γύρω, μεταφέρετε τις υπενθυμίσεις του μηνός στις μέρες και επαναλάβετε.
Τώρα, θα μπορούσατε να πάρετε ένα σωρό από 43 φακέλους manilla και ετικέτα με το χέρι το καθένα. Αλλά είναι ευκολότερο να κρατάτε τα πάντα οργανωμένα τακτοποιημένα αν χρησιμοποιείτε ένα φάκελο που δημιουργήθηκε για το σκοπό αυτό. Εδώ είναι μερικά φυσικά παραδείγματα των φακέλων tickler στο Amazon (το ένα απεικονίζεται παραπάνω). Θα μπορούσατε να το κάνετε αυτό ψηφιακά και στο Microsoft Excel. Εδώ θα βρείτε οδηγίες για τη δημιουργία ημερομηνιών λήξης του tickler στο Excel.
5. Μην επανεμφανίσετε τον τροχό - Βρείτε μια εφαρμογή αντίθετα
Χρησιμοποιήστε τις σωστές εφαρμογές για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Ναι εσύ θα μπορούσε δημιουργήστε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο που παρακολουθεί τις δαπάνες και τις αποδείξεις, αλλά γιατί ξοδεύετε όλη αυτή την προσπάθεια και το χρόνο όταν υπάρχουν πολλές επιλογές εκεί έξω για να σας εξοικονομήσετε χρόνο εγκατάστασης; Για παράδειγμα, το Shoeboxed έρχεται στο μυαλό ως μια καλή εφαρμογή για αποδείξεις. Ή ίσως μια εφαρμογή με βάση το υλικό, όπως το Neat Receipts, είναι περισσότερο από τις προτιμήσεις σας. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ξεκινήστε με ένα σύστημα που κάνει την επιχείρησή σας πιο παραγωγική.
Μετά από όλα, πρόκειται για την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα - γι 'αυτό χρησιμοποιήστε κάθε πλεονέκτημα που μπορείτε. Δεν παίρνετε επιπλέον πόντους για την επανεξέταση του τροχού! Αντίθετα, αν ανακαλύψετε τον τροχό, θα εργαστείτε σκληρότερα, αλλά όχι πιο έξυπνα.
Για ποια καθήκοντα θα πρέπει να βρείτε εφαρμογές; Ξεκινήστε αναγνωρίζοντας τα καθήκοντα που εσείς και η ομάδα σας δεν θέλετε να κάνετε ή τα επαναλαμβανόμενα που χρειάζονται αρκετές ώρες κάθε εβδομάδα ή μήνα. Αυτοί είναι υποψήφιοι για μια εφαρμογή για να καταστήσουν την επιχείρησή σας πιο παραγωγική - ώστε να μπορείτε να πετύχετε περισσότερα με λιγότερο χρόνο και με λιγότερα έξοδα.
Μην ξεχάσετε να δείτε τις καλύτερες λίστες εφαρμογών μικρών επιχειρήσεων εδώ στο Small Business Trends για περισσότερα - από τα εργαλεία παρουσίασης έως τις εφαρμογές για κινητά.
6. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, τα εργαλεία περιήγησης και τις "αδράξεις"
Αφού εξασκηθείτε και γίνετε πιο γρήγορος κατά την πληκτρολόγηση, διδάξτε τον εαυτό σας κάποιες συντομεύσεις πληκτρολογίου.
Ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να βελτιώσετε την ταχύτητα της δουλειάς που κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις των Windows ή συντομεύσεις Apple στο πληκτρολόγιο.
Χρησιμοποιώ όλα τα είδη συντομεύσεων, καθώς και τα εργαλεία του προγράμματος περιήγησης, αν μπορούν να βοηθήσουν.
Επίσης, αναζητήστε ή καταλάβετε "hacks" (δηλαδή, μικρά κόλπα και τεχνικές) που λειτουργούν ακριβώς από τη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης. Υπάρχουν τόσα πολλά χρήσιμα hacks ότι μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητά σας μόνο για να μάθουν μερικά.
Εικόνα: Pocket
7. Δημιουργήστε μια θέση για την αποθήκευση της έμπνευσης
Χρησιμοποιήστε εργαλεία για να αποθηκεύσετε εμπνεύσεις για αργότερα. Όταν συναντάτε ένα άρθρο που ακούγεται ενδιαφέρον αλλά δεν σχετίζεται με την τρέχουσα έρευνα που κάνετε, μπορείτε να το αποθηκεύσετε για ανάγνωση αργότερα.
Η τσέπη (το τρέχον αγαπημένο μου εργαλείο) σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε τα στοιχεία για μεταγενέστερη ανάγνωση εκτός σύνδεσης και επίσης να χρησιμεύετε ως εφαρμογή για την προσθήκη σελιδοδεικτών ιστού. Το μόνο μειονέκτημα του Pocket είναι ότι δεν μπορείτε πραγματικά να προσθέσετε πολλά εκτός από ετικέτες. Μια εναλλακτική λύση είναι η Instapaper.
Αφού ολοκληρώσετε την ανάγνωση των άρθρων που έχετε αποθηκεύσει σε σελιδοδείκτη χρησιμοποιώντας ένα από αυτά τα εργαλεία, μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε ή να τα ελέγξετε. Και οι δύο εφαρμογές θα ενσωματωθούν με το iPhone, το πρόγραμμα περιήγησης και άλλα εργαλεία παραγωγικότητας. Διατηρείτε έναν κύριο λογαριασμό και μπορείτε να επισημάνετε σελίδες σε όλες τις συσκευές σας (ίδιες με το Evernote και άλλα συνεργατικά εργαλεία).
* * * *
Ποια είναι τα μυστικά σας για να είστε κερδοφόροι και παραγωγικοί; Μοιραστείτε τις συμβουλές παραγωγικότητας στα παρακάτω σχόλια, παρακαλώ.
Φωτογραφία παραγωγικότητας μέσω του Shutterstock
23 Σχόλια ▼
