Ένας πρωταρχικός στόχος του διευθυντή γραφείου είναι να διασφαλίσει ότι η διοικητική λειτουργία της εταιρείας προωθεί τους στόχους του οργανισμού, είτε πρόκειται για μη κερδοσκοπική είτε για κερδοσκοπική επιχείρηση. Οι ευθύνες σας ως διευθυντής γραφείου περιλαμβάνουν την επίβλεψη εργασιών γραφείου, το σχεδιασμό και την εφαρμογή πολιτικών της εταιρείας, την προετοιμασία μισθοδοσίας, την τήρηση αρχείων εταιρειών και πελατών και τη διαχείριση του προσωπικού. Μπορείτε επίσης να αναμένετε να οργανώσετε ηλεκτρονικά συστήματα και συστήματα αρχειοθέτησης χαρτιών, να επιβλέπει τα αποθέματα και να βοηθά στη διατήρηση των ετήσιων προϋπολογισμών. Οι υπεύθυνοι γραφείου αναφέρουν στην ανώτερη διεύθυνση και τους ενημερώνουν για τις ανάγκες γραφείου και τις ανησυχίες τους.
$config[code] not foundΕπικοινωνία υπαλλήλων
Ένας από τους κύριους στόχους σας είναι να εξασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοι γραφείου και οι διοικητικοί υπάλληλοι θα τηρούν τις εργασιακές τους ευθύνες. Είναι δική σας δουλειά να επιβλέπει καθημερινά διοικητικά καθήκοντα, όπως η τήρηση αρχείων, η αρχειοθέτηση, οι οικονομικές συναλλαγές, η απογραφή και η αλληλογραφία των πελατών. Πρέπει να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους σε όλα τα τμήματα για να εξασφαλίσετε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με τους στόχους, τις πολιτικές και τους προϋπολογισμούς της εταιρείας. Θα ειδοποιήσετε επίσης τους υπαλλήλους σχετικά με τις ανακοινώσεις της εταιρείας, τις αλλαγές πολιτικής, τις συναντήσεις προσωπικού, τα αναθεωρημένα μέτρα ασφαλείας και την επικείμενη συντήρηση ή επισκευή γραφείου.
Λειτουργίες γραφείου
Είστε επίσης υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των γραφείων. Καλωσορίστε τους επισκέπτες και τους κατευθύνετε σε κατάλληλα γραφεία ή αίθουσες συσκέψεων για να αποφευχθεί η συμφόρηση των χώρων εργασίας. Επικοινωνήστε με τους ιδιοκτήτες, τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, τις τηλεφωνικές υπηρεσίες και τους παρόχους Διαδικτύου για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα πληροφοριακά συστήματα λειτουργούν σωστά. Πρέπει να διαχειριστείτε αποθέματα για να εξασφαλίσετε ότι τα αναλώσιμα γραφείου είναι πάντα διαθέσιμα στους υπαλλήλους. Μπορείτε να εξετάσετε τον εξοπλισμό γραφείου και να εκτελέσετε ελαφριά συντήρηση σε υπολογιστές γραφείου, ώστε να λειτουργούν αποτελεσματικά. Ο κύριος στόχος είναι να αντιμετωπιστούν τα διοικητικά προβλήματα, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να κάνουν τις δουλειές τους άμεσα.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιαχείριση χρημάτων
Ως διευθυντής γραφείου, κύριος στόχος σας είναι να υπερέχετε τη διαχείριση χρημάτων για να διασφαλίσετε ότι η εταιρεία θα παραμείνει εντός των δημοσιονομικών περιορισμών της. Πρέπει να συμβουλευτείτε τους ηγέτες των τμημάτων για να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται οι προτάσεις προϋπολογισμού. Μπορείτε να δημιουργήσετε οικονομικά φύλλα εργασίας που περιγράφουν το αναμενόμενο κόστος για προμήθειες, συμβάσεις και εξοπλισμό για κάθε τμήμα. Προετοιμάστε τους ετήσιους οικονομικούς προϋπολογισμούς που είναι απαραίτητοι για την κάλυψη των εξόδων γραφείου και άλλων λειτουργικών δαπανών, έτσι ώστε η ανώτατη διοίκηση να μπορεί να κάνει αξιόπιστες οικονομικές αποφάσεις.
Συντήρηση Εγκατάστασης
Θα πρέπει επίσης να παρακολουθείτε προσεκτικά τις εγκαταστάσεις για να είστε ασφαλείς, ασφαλείς, καθαροί και καλά συντηρημένοι. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το γραφείο έχει εγκριθεί από την πόλη σχέδια πυρόσβεσης πυρκαγιάς, επαρκείς πυροσβεστήρες και κιτ πρώτων βοηθειών. Είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε στους υπαλλήλους ότι δεν υπάρχουν κίνδυνοι για την υγεία, περιβαλλοντικές ανησυχίες ή ζητήματα ασφάλειας σε χώρους εργασίας γραφείων. Επίσης, πρέπει να προγραμματίσετε επισκευές σε δυσλειτουργικούς εξοπλισμούς, συμπεριλαμβανομένων των μηχανικών και ηλεκτρικών συστημάτων και υπολογιστών, και να προσλάβετε επαγγελματίες καθαριστές για την εξυγίανση των χώρων εργασίας. Σχέδια εκκένωσης μετά την πυρκαγιά, κρατικά έγγραφα εργασίας και εταιρικές πολιτικές σε ορατές τοποθεσίες σε όλο το γραφείο, ώστε οι εργαζόμενοι να ενημερώνονται για τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης και τους σημαντικούς κανονισμούς.
