Όταν οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων σκέφτονται ότι ελέγχονται, φυσικά φαντάζονται έναν έλεγχο από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδημάτων (IRS). Πράγματι, αυτά μπορούν να συμβούν σε κάθε μικρή επιχείρηση, αλλά υπάρχουν και άλλοι τύποι ελέγχων. Για παράδειγμα, οι εταιρείες λογισμικού έχουν αυξήσει τους ελέγχους των αδειών λογισμικού τα τελευταία χρόνια, καθιστώντας επιτακτική την ανάγκη οι επιχειρήσεις να διατηρήσουν την κατάσταση των αδειών χρήσης τους.
Όσο για τους ελέγχους IRS, συμβαίνουν πραγματικά, οπότε δεν έχετε άλλη επιλογή από το να είστε έτοιμοι γι 'αυτούς, επειδή μπορεί να είναι εξαιρετικά αποδιοργανωτικοί, ακόμα και αν περάσετε με πετούντα χρώματα. Συνηθισμένες καταστάσεις που αυξάνουν την πιθανότητα ενός IRS ελέγχου των μικρών επιχειρήσεων σας περιλαμβάνουν:
$config[code] not found- Ασυνήθιστα υψηλό επίπεδο εισοδήματος για την επιχείρησή σας
- Υπερβολικές κρατήσεις επιχειρήσεων
- Συγκράτηση προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων
Ακολουθούν ορισμένες ιδέες για μικρές επιχειρήσεις σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης ενός ελέγχου και, το πιο σημαντικό, τι πρέπει να κάνετε μετά έλεγχο.
Τύποι ελέγχων
Οι έλεγχοι του IRS δεν συνεπάγονται απαραιτήτως τους φοβερούς ανθρώπους που εμφανίζονται στην επιχείρησή σας για να καταλάβουν τα βιβλία σας. Υπάρχουν στην πραγματικότητα αρκετά διαφορετικά επίπεδα ελέγχων, και όσο πιό σύντομα είστε με μικρά θέματα, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να αποφύγετε μια σημαντική.
- Οι έλεγχοι αλληλογραφίας πραγματοποιούνται μέσω ταχυδρομείου ή τηλεφώνου και συχνά αφορούν ένα μικρό ποσό δολαρίου ή ένα μόνο στοιχείο γραμμής κατά την επιστροφή σας. Αυτοί είναι οι λιγότερο ενοχλητικοί και δαπανηροί έλεγχοι.
- Οι έλεγχοι του γραφείου είναι λίγο πιο διεισδυτικοί. Αυτά χρησιμοποιούνται για θέματα που είναι πολύ περίπλοκα ή περιλαμβάνουν υπερβολικά πολλά χρήματα για έναν απλό έλεγχο αλληλογραφίας, αλλά δεν απαιτούν έλεγχο σε προσωπικό.
- Οι έλεγχοι γραφείου είναι εκείνοι στους οποίους το IRS στέλνει άτομα στην επιχείρησή σας για να αναλύσει τα βιβλία σας. Αυτά είναι τα «ριζικά κανάλια» των ελέγχων όσον αφορά την εμπνευσμένη φόβο και τη διατάραξη των πραγμάτων.
Ανάλογα με τη γραμμή της επιχείρησής σας, ενδέχεται να υποβληθείτε σε άλλους τύπους ελέγχων πέραν των IRS ή ελέγχων λογισμικού. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις λογιστικής και οι επιχειρήσεις χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών ενδέχεται να υπόκεινται σε ειδικούς ελέγχους για τη βιομηχανία και οι επιχειρήσεις υγειονομικής περίθαλψης να μπορούν να υποβληθούν σε έλεγχο HIPAA σχετικά με τις πρακτικές απορρήτου των ασθενών. Σχεδόν κάθε είδος επιχείρησης μπορεί να στοχεύει για ελέγχους OSHA ή EPA. Οι εταιρείες που είναι εγγεγραμμένες σε οποιοδήποτε από τα πρότυπα ISO πρέπει να υποβάλλονται σε τακτικούς ελέγχους λειτουργικών συστημάτων. Οι κατασκευαστές και οι διανομείς τροφίμων αντιμετωπίζουν τακτικούς ελέγχους της FDA.
Μετά την ολοκλήρωση ενός ελέγχου IRS
Μετά από έναν έλεγχο, η επανάληψη των εργασιών ως συνήθως απαιτεί να λάβετε διορθωτικά μέτρα και το κάνουμε αυτό με τη μέγιστη σοβαρότητα. Με τον έλεγχο αλληλογραφίας, η αποστολή κατάλληλων εγγράφων, η διόρθωση σφάλματος ή η επιστροφή χρημάτων είναι τα βασικά καθήκοντα και είναι σημαντικό να τεκμηριώσετε αυτές τις ενέργειες διεξοδικά για να διασφαλίσετε ότι το θέμα επιλύεται. Δημιουργήστε αντίγραφα οποιωνδήποτε ελέγχων αποστέλλονται και στείλτε οποιαδήποτε αλληλογραφία στο IRS μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας.
Με μεγαλύτερους ελέγχους, η σύνταξη ενός σχεδίου διορθωτικής δράσης είναι μια έξυπνη ιδέα. Το σχέδιο διορθωτικών ενεργειών σας αναγνωρίζει
- ποιο είναι το πρόβλημα,
- πώς θα το αντιμετωπίσετε και
- πώς θα διασφαλίσετε ότι δεν θα συμβεί ξανά.
Πρέπει να εξηγήσει τι προκάλεσε το πρόβλημα κατά πρώτο λόγο, τις αδυναμίες στις διαδικασίες εργασίας που οδήγησαν στο σφάλμα και την πρόοδο μέσω διορθωτικών μέτρων που επιλύουν το ζήτημα εντελώς.
Ακολουθώντας τις διορθωτικές ενέργειες
Όταν απαιτείται να λάβετε διορθωτικές ενέργειες ως αποτέλεσμα ενός ελέγχου, θα πρέπει να τεκμηριώσετε αυτές τις διορθωτικές ενέργειες από την αρχή μέχρι το τέλος. Αφήστε αντίγραφα όλων των εγγράφων και μόλις λάβετε διορθωτικά μέτρα, ακολουθήστε την επαγρύπνηση του οργανισμού ελέγχου για να διασφαλίσετε ότι το θέμα έχει επιλυθεί προς ικανοποίηση. Μια απλή κακή κατεύθυνση της αλληλογραφίας θα μπορούσε να κάνει να φαίνεται σαν να αγνοείτε τα ευρήματα ενός ελέγχου. Δεν θέλετε αυτό να συμβεί. Εάν ο έλεγχος προκάλεσε σοβαρά ευρήματα που επηρεάζουν την υγεία της επιχείρησής σας, σκεφτείτε σοβαρά τη συμμετοχή του επαγγελματικού συμβούλου και τη διαπραγμάτευση των φόρων. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν να πληρώσουν περισσότερο από τους εαυτούς τους, βοηθώντας να διασφαλίσουν ότι τα ζητήματα αντιμετώπισης γίνονται με τον πλέον οικονομικά αποδοτικό τρόπο.
Αυτο-έλεγχος και προετοιμασία
Οι αυτοελέγχοι είναι μια σοφή επιχειρηματική πρακτική. Δεν χρειάζεται να είναι όλα αυτά τα επίσημα, αλλά θα πρέπει να τεκμηριώνονται και θα πρέπει να γίνονται από τουλάχιστον δύο άτομα στην επιχείρησή σας, έτσι ώστε οι αυτοελέπιστές σας να μην είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση των δικών τους ενεργειών. Κανείς δεν του αρέσει ο έλεγχος, αλλά μπορείτε να πάρετε κάποια άνεση γνωρίζοντας ότι δεν είστε μόνοι και θα το περάσετε.
Αναδημοσίευση με άδεια. Αρχικό εδώ.
IRS Photo Audit μέσω Shutterstock
Περισσότερα στο: Περιεχόμενο καναλιού εκδότη
