Τα σημειώματα - σύντομα για μνημόνιο - είναι σχεδόν τα ίδια με τα γράμματα. Μια κύρια διαφορά μεταξύ τους είναι ότι οι επιστολές μεταδίδουν πληροφορίες στους ανθρώπους έξω από έναν οργανισμό, ενώ τα σημειώματα γενικά γράφονται στους ανθρώπους στο εσωτερικό. Μια άλλη διαφορά μεταξύ των γραμμάτων και των υπομνημάτων είναι η μορφή. Μια επιστολή χρησιμοποιεί ένα χαιρετισμό ("Αγαπητή κυρία") και μια στενή ("Ειλικρινά")? ένα σημείωμα δεν το κάνει. Ένα σημείωμα περιέχει πάντα μια γραμμή θέματος. Τα σημειώματα μπορούν να είναι επίσημα ή ανεπίσημα, ανάλογα με το ποιος θα τα διαβάσει.
$config[code] not foundΣχέδιο περιεχομένου
Καταγράψτε τα σημεία που πρέπει να κάνετε στο σημείωμα και σημειώστε τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη στήριξη αυτών των σημείων. Συμπεριλάβετε πληροφορίες φόντου που είναι απαραίτητες για να δώσετε στο θέμα ένα πλαίσιο.
Παραγγείλετε τις πληροφορίες. Εάν το θέμα είναι σύνθετο, δυσάρεστο ή αμφιλεγόμενο, το φόντο πρέπει να είναι το πρώτο. Διαφορετικά, ξεκινήστε με την κύρια ιδέα.
Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε αφαιρέσει την υποστήριξη ή τις κύριες πληροφορίες.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΣυγκεντρώστε τα δικαιολογητικά που χρειάζεστε για αναφορά καθώς γράφετε το σημείωμά σας.
Διαμορφώστε τη σημείωση
Ελέγξτε αν η εταιρία σας έχει μια προτιμώμενη μορφή για τα μηνύματα interoffice. Ορισμένες εταιρείες έχουν ακόμη και προεκτυπωμένα έντυπα μνημονίων. Χρησιμοποιήστε την προτιμώμενη ή προτυπωμένη μορφή αν υπάρχει διαθέσιμη.
Ρυθμίστε τα περιθώρια αφήνοντας τουλάχιστον ένα 1 1/2-ιντσών χώρο τόσο στο πάνω όσο και στο κάτω μέρος και ένα 1-ιντσών χώρο σε κάθε πλευρά. Το περιεχόμενο του σημειώματος πρέπει να επικεντρώνεται στη σελίδα. αν το σημείωμα είναι πολύ σύντομο, τα επάνω και τα πλευρικά περιθώρια θα πρέπει να αυξηθούν.
Ρυθμίστε το στυλ του εγγράφου επεξεργασίας κειμένου για να μπλοκάρει τη μορφή: αριστερά ευθυγραμμισμένα, απλά σε απόσταση, με κενό μεταξύ των παραγράφων.
Δημιουργήστε μια επικεφαλίδα
Πληκτρολογήστε τα στοιχεία επικεφαλίδας για να ξεκινήσετε το σημείωμα, ένα συστατικό ανά γραμμή με μια απόσταση. Κάθε στοιχείο θα πρέπει να ακολουθείται από ένα παχύ έντερο. Για παράδειγμα: Ημερομηνία: Προς: Από: Θέμα:
Συμπληρώστε τις πληροφορίες για το θέμα χρησιμοποιώντας ένα στυλ τίτλου. Δηλαδή οι λέξεις στο θέμα θα πρέπει να κεφαλαιοποιούνται με εξαίρεση τα άρθρα, τις προσθήκες και τις συζεύξεις με λιγότερα από τέσσερα γράμματα, εκτός αν ξεκινούν ή τελειώνουν τον τίτλο. Κάντε το θέμα συγκεκριμένο.
Συμπληρώστε τις γραμμές "Ημερομηνία", "Προς" και "Από" ευθυγραμμίζοντας την πρώτη λέξη κάθε μιας με την πρώτη λέξη της γραμμής θέματος. Η ημερομηνία θα πρέπει να είναι γραμμένη με ένα μήνα πριν από τις 4 Ιουλίου 2020, για παράδειγμα. Χρησιμοποιήστε πλήρη ονόματα για τις γραμμές "Προς" και "Από".
Δημιουργήστε μια επικεφαλίδα στη δεύτερη και στις επόμενες σελίδες αν το σημείωμα λειτουργεί περισσότερο από μία σελίδα. Εάν η σημείωση είναι σε πολλούς παραλήπτες, χρησιμοποιήστε μια συντομευμένη μορφή της γραμμής του θέματος, ενός χώρου και συμπεριλάβετε την ημερομηνία και, στη συνέχεια, ένα κενό ξανά και συμπεριλάβετε τον αριθμό της σελίδας. Εάν σε ένα άτομο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εναλλακτική φόρμα, αναφέροντας το όνομα του αναγνώστη, τον αριθμό της σελίδας και την ημερομηνία σε μία γραμμή, το δεξιό ευθυγραμμισμένο όνομα, τον κεντρικό αριθμό και την ημερομηνία ευθυγραμμισμένη.
Γράψτε το Σώμα
Γράψτε μια εισαγωγική παράγραφο εάν ο αναγνώστης το χρειάζεται για το περιβάλλον. Αυτή η παράγραφος παρουσιάζει το ιστορικό, δηλώνει το πρόβλημα που πρόκειται να αντιμετωπιστεί στο σημείωμα ή / και ανανεώνει τη μνήμη του αναγνώστη σχετικά με προηγούμενες επικοινωνίες σχετικά με το θέμα.
Δηλώστε την κύρια ιδέα του σημειώματος. Αυτή θα είναι η γραμμή ανοίγματος αν δεν γράψατε μια εισαγωγική παράγραφο. Εδώ δηλώνετε πολιτική, λύση, απόφαση, σύσταση, εύρεση ή γεγονός. Αν δεν υπήρχε εισαγωγή, δώστε ένα σύντομο πλαίσιο, για παράδειγμα, "Όπως συζητήσαμε …" ή "Δεδομένου ότι η καφετέρια βιώνει μεγάλες γραμμές …"
Παρέχετε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να εξηγήσετε, να υποστηρίξετε ή να μεταδώσετε πλήρως τις πληροφορίες που χρειάζεται ο αναγνώστης για να κατανοήσει το θέμα.
Τελειώνω
Παρέχετε σημειώσεις στο κάτω μέρος, όπως "cc:" εάν αποστέλλετε ένα αντίγραφο του σημειώματος σε κάποιον εκτός από το άτομο που αναφέρεται στον τίτλο.
Επεξεργαστείτε τη σημείωση. Βεβαιωθείτε ότι η ορθογραφία και η γραμματική είναι σωστές, αναπτύσσονται ιδέες και ότι ο αναγνώστης θα καταλάβει τι πρέπει να πείτε.
Εκτυπώστε το σημείωμα και αρχίστε το. Ορισμένοι οργανισμοί θέλουν τα αρχικά γράμματα δίπλα στη γραμμή "Από" στην κεφαλίδα. Άλλοι θέλουν τα αρχικά στο κάτω μέρος. Ελέγξτε την πολιτική της εταιρείας.
Υπόδειξη
Είτε γράφετε ένα υπόμνημα σε έναν ανώτερο είτε σε έναν υφιστάμενο, σε μερικούς ανθρώπους ή για να ενημερώσετε άλλους για αμφιλεγόμενα ή ανεπιθύμητα θέματα, κρατήστε τον τόνο επαγγελματικό και επίσημο. Κρατήστε τα μηνύματα συνοπτικά, σαφή και ευανάγνωστα.
Προειδοποίηση
Όταν γράφετε, λάβετε υπόψη ότι τα μηνύματα δεν είναι πλέον προσωρινές επικοινωνίες όπως ήταν κάποτε. Το περιεχόμενο πιθανότατα θα παραμείνει επ 'αόριστον, διατηρείται στο αρχείο ως αρχείο της δραστηριότητας και της ιστορίας της εταιρείας. Γράψτε λοιπόν με διαχρονικότητα.
