Όταν γράφετε μια επιστολή σε έναν φίλο, η επιστολή μπορεί να είναι χαλαρή και casual. Ωστόσο, όταν πληκτρολογείτε μια επαγγελματική επιστολή, που ονομάζεται επιχειρησιακή επιστολή, υπάρχουν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε. Είναι απολύτως αποδεκτό να γράφετε μια ζεστή και φιλική αλληλογραφία σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη με τον οποίο έχετε μια ευχάριστη σχέση. Το κλειδί για τη σύνταξη επιτυχημένης επιστολής είναι να ακολουθήσετε τη σωστή μορφή, η οποία εξηγείται στα παρακάτω βήματα.
$config[code] not foundΞεκινήστε με τον εαυτό σας
Ξεκινήστε το γράμμα με ένα μπλοκ διευθύνσεων που εμφανίζει τη διεύθυνση επιστροφής. Εάν πληκτρολογείτε το γράμμα σε επιστολόχαρτο, αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο, υπό την προϋπόθεση ότι το επιστολόχαρτο εμφανίζει το πλήρες όνομά σας και τη διεύθυνση επιστροφής. Περάστε μια γραμμή.
Δώστε μια ημερομηνία
Καταχωρίστε μια γραμμή που δείχνει την ημερομηνία του γράμματος. Η μορφή ημερομηνίας πρέπει να είναι είτε μήνα, ημέρα και έτος ή ημερομηνία, μήνας και έτος. Θα πρέπει να διευκρινίσετε το μήνα, ανεξάρτητα από το σχήμα που θα επιλέξετε. Είναι αποδεκτό να συμπεριληφθεί η ημέρα της εβδομάδας, αλλά δεν είναι απαραίτητο. Περάστε μια γραμμή.
Ονομάστε τον παραλήπτη
Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες του παραλήπτη σε μια ομάδα διευθύνσεων. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά της, συμπεριλαμβανομένου τίτλου όπως "κα" ή "Δρ", σε μια γραμμή. Στην επόμενη γραμμή, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του δρόμου. Πληκτρολογήστε την πόλη, την κατάσταση και τον ταχυδρομικό κώδικα στην τελική γραμμή.
Χρησιμοποιήστε ένα χαιρετισμό
Περάστε μια γραμμή και εισαγάγετε τον χαιρετισμό. Οι επαγγελματικές επιστολές θα πρέπει να απευθύνονται πάντα "Αγαπητέ κ. / Μ.δ. ακολουθούμενο από το επώνυμο του παραλήπτη. Ακολουθήστε το όνομα με ένα τελεία. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, απευθυνθείτε στην επιστολή με ένα γενικό αλλά επαγγελματικό χαιρετισμό, όπως "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει" ή "Αγαπητέ κύριε ή κυρία".
Γράψτε το Σώμα
Καταχωρίστε μια άλλη κενή γραμμή και πληκτρολογήστε το σώμα του γράμματος. Δεν χρειάζεται να παύσετε τις πρώτες γραμμές των παραγράφων με επαγγελματικές επιστολές. Κρατήστε το γράμμα συνοπτικό, πληκτρολογώντας όχι περισσότερες από τρεις ή τέσσερις παραγράφους. Πληκτρολογήστε διπλά κενά μεταξύ κάθε παραγράφου.
Κλείστε το γράμμα
Περάστε μια γραμμή μετά την τελευταία παράγραφο. Εισαγάγετε μια γραμμή κλεισίματος, όπως "Ειλικρινά" ή "Αληθινά σας". Καταχωρίστε τέσσερις κενές γραμμές και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας. Πληκτρολογήστε τον τίτλο σας στη γραμμή μετά το όνομά σας, αν υπάρχει. Όταν ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση και την εκτύπωση του γράμματος, υπογράψτε το όνομά σας στο διάστημα ανάμεσα στο κλείσιμο και το όνομά σας.
Υπόδειξη
Εάν περικλείετε άλλα έγγραφα με το γράμμα, προσθέστε μια γραμμή στο κάτω μέρος της σελίδας που αναφέρει "Περιφράξεις:" και τον αριθμό των σελίδων που περικλείονται. Αν στέλνετε ένα αντίγραφο άνθρακα σε κάποιον άλλο, εισάγετε μια γραμμή στο κάτω μέρος που λέει "cc:" ακολουθούμενη από τα ονόματα όσων λαμβάνουν ένα ακριβές αντίγραφο.
