Τα εταιρικά πρακτικά χρησιμεύουν ως επίσημο έγγραφο της συνεδρίασης μιας εταιρείας. Τα σωστά φυλλαζόμενα πρακτικά προσφέρουν μια αντικειμενική περίληψη των διαδικασιών του συμβουλίου και των επιτροπών, ενώ λειτουργούν ως απόδειξη συμμόρφωσης με τις κανονιστικές και εμπιστευτικές υποχρεώσεις.
Συμπληρώστε τις βασικές λεπτομέρειες Πρώτα
Καταγράψτε τα ουσιώδη στοιχεία στην πρώτη παράγραφο. Σημειώστε πότε και πού συνέβη η σύσκεψη και πόσο καιρό κράτησε, καθώς και την ύπαρξη ή την απουσία απαρτίας. Προσδιορίστε όλους τους συμμετέχοντες, ξεκινώντας από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τους διευθυντές. Υποδείξτε αν λείπουν. Σημειώστε τα ονόματα των μελών του προσωπικού ή των επισκεπτών σε ξεχωριστή γραμμή. Επίσης, δηλώστε αν η εκδήλωση ήταν κανονική ή ειδική συνάντηση.
$config[code] not foundΠροσδιορίστε τις βασικές ενέργειες
Αποκτήστε μια παράγραφος για κάθε κίνηση, ξεκινώντας με την έγκριση των λεπτών της τελευταίας συνεδρίασης. Προσδιορίστε ποιος έκανε την κίνηση και το αποτέλεσμα, αλλά μην ανησυχείτε για την ονομασία όσων έχουν αποσπάσει την κίνηση. Εάν η ψηφοφορία είναι ονομαστική κλήση, δηλώστε το όνομα κάθε ατόμου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει κινήσεις από λέξη σε λέξη.
Υπόδειξη
Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος έκανε μια κίνηση, μην φοβάστε να ρωτήσετε. Ωστόσο, εάν δεν καταλαβαίνετε ένα συγκεκριμένο σημείο, επισημάνετε το σε ένα στέλεχος steno - ή τις ακατέργαστες σημειώσεις στον φορητό σας υπολογιστή - για να μπορείτε να το ρωτήσετε αργότερα από τον πρόεδρο.
Συνοψίστε τα Σημαντικά Σημεία
Συμπυκνώστε μακρές συζητήσεις. Ο τρόπος με τον οποίο τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου αποφασίζουν ένα θέμα είναι πιο συναφές από τις μεθόδους που χρησιμοποίησαν για την επίτευξη συναίνεσης σε αυτό. Εάν οι ρυθμιστικές ή καταπιστευματικές υποχρεώσεις απαιτούν την καταγραφή ορισμένων πληροφοριών, καταγράψτε μόνο παράγοντες που επηρεάζουν μια συγκεκριμένη ψήφο, όπως είναι η συζήτηση σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα μιας πρότασης.
Υπόδειξη
Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά, όπου είναι δυνατόν, για να σας βοηθήσουν να καταγράψετε σημειώσεις. Γράψτε λέξεις-κλειδιά στην αριστερή πλευρά του steno pad σας, αν χρησιμοποιείτε ένα. Δημιουργήστε σημειώσεις για κάθε λέξη-κλειδί στη δεξιά πλευρά.
Καταγράψτε διαφωνίες και αποχές
Προσδιορίστε γεγονότα όπως διαφωνίες ή αποχές όταν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή οι διευθυντές θέλουν εκείνες τις απόψεις που έχουν σημειωθεί για την εγγραφή, ή οι διαδικαστικοί κανόνες το απαιτούν. Για παράδειγμα, ένα μέλος ενδέχεται να μην είναι σε θέση να ψηφίσει ένα ζήτημα λόγω πραγματικών ή αντιληπτών συγκρούσεων συμφερόντων. Σε αυτή την περίπτωση, θα γράψετε, "Το μέλος του συμβουλίου X εξαιρέθηκε από τη συζήτηση ή την ψηφοφορία για την πρόταση Y."
Υπόδειξη
Αποφύγετε τη λήψη λεπτομερών σημειώσεων για εκτελεστικές συνεδρίες, εάν το συμβούλιο καλεί ένα. Απλά σημειώστε τους συμμετέχοντες, καθώς και την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο και τη διάρκεια.
Ελέγξτε την εργασία σας
Διορθώστε και διορθώστε τα λεπτά της σύνταξής σας, κατά προτίμηση μετά τη συνάντηση, και στη συνέχεια να τις υποβάλει προς εξέταση από τον πρόεδρο. Μην ενθαρρύνετε τις μεγάλες επεξεργασίες επειδή μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ακρίβεια της δουλειάς σας. Υπογράψτε και χρονολογήστε τα λεπτά σας αφού το εγκρίνει ο συμβούλιο. Επισυνάψτε τα σε όλα τα πρωτότυπα υπογεγραμμένα αντίγραφα των εκθέσεων των επιτροπών, της αλληλογραφίας και των γραπτών εκθέσεων. Εισάγετε το επίσημο αντίγραφο στο βιβλίο πρακτικών του οργανισμού.
Υπόδειξη
Μόλις τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και οι διευθυντές λάβουν τα πρακτικά, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν τα συνημμένα. Αντ 'αυτού, τα συνοψίστε στα πρακτικά σας.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε συναισθηματική ή κρίσιμη γλώσσα στα πρακτικά σας. Διατηρήστε τη στάση σας ως ουδέτερος παρατηρητής.
