Η τεκμηρίωση τόσο της εξαιρετικής όσο και της κακής συμπεριφοράς των εργαζομένων σας είναι σημαντική για την ελάφρυνση του άγχους των ετήσιων εκτιμήσεων απόδοσης. Εξάλλου, μπορεί να έχετε πέντε, 10 ή ακόμα και 20 υπαλλήλους που πρέπει να αξιολογείτε κάθε χρόνο και να θυμάστε τις συμπεριφορικές αποχρώσεις του κάθε εργαζόμενου είναι δύσκολο χωρίς καμία συνεπή λήψη σημειώσεων. Έτσι, κάντε το χρόνο για να αναπτύξετε στέρεες ικανότητες τεκμηρίωσης για λεπτομερέστερες και ακριβείς κριτικές για τους υπαλλήλους.
$config[code] not foundΠάρτε καθημερινά σημειώσεις σχετικά με τους υπαλλήλους σας για να σας υπενθυμίσω κατά τη διάρκεια των ετήσιων αξιολογήσεων απόδοσης, σύμφωνα με τον Kathryn Claytor, συγγραφέα της "Document Employee Performance Daily" στην ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου του New Hampshire Technology Transfer Center. Καταγράψτε τόσο θετικές όσο και αρνητικές προφορικές συνομιλίες, καθώς και τη γλώσσα του σώματος των εργαζομένων σας κατά τη διάρκεια αυτών των ανταλλαγών. Εγγραφείτε, για παράδειγμα, στις 17 Μαΐου 2010 στις 3:15 μ.μ.: Ο διευθυντής των εκδόσεων άκουσε την Cathy να είναι αγενής στον συνεργάτη της, Lee, και είπε: «Δεν είναι δική μου δουλειά να σας βοηθήσω να συντάξετε τον κατάλογο», Βοήθεια και η πολιτική μας για τα γραφεία μας είναι να βοηθούμε τους άλλους όταν ζητούν. Η Cathy διπλώνει τα χέρια της μπροστά από τον Lee σε απογοήτευση. Συζητήστε τη συμπεριφορά με τον υπάλληλο, τεκμηριώντας την απάντησή της: "17 Μαΐου 2010, 3:30 μ.μ.: Συζητήσαμε με την Cathy την απάντησή της στον Lee όταν ζήτησε βοήθεια για την κατάρτιση του καταλόγου." Η Cathy χαμογέλασε, φαίνεται να συμφωνεί να βοηθήσει τον Lee και είπε θα ζητούσε συγγνώμη. " Εξετάστε το ζήτημα εάν η υπάλληλος ανταποκριθεί ευνοϊκά στη συνάντησή σας μαζί της. Εάν, όμως, η αγενής συμπεριφορά συνεχίζεται, ή εάν εμφανίζεται προκλητική στη συνάντησή σας, προειδοποιήστε την ότι τοποθετείτε ένα σημείωμα στο αρχείο υπαλλήλων της.
Προσπαθήστε να αναζητήσετε ακόμη και τους μικρότερους δείκτες θετικής συμπεριφοράς και να τους ανταμείψετε αμέσως, σύμφωνα με ένα άρθρο με τίτλο "Τεκμηριώνοντας την απόδοση των εργαζομένων" στην ιστοσελίδα της Proactive Practice Management. Καταγράψτε, για παράδειγμα, "12 Ιουνίου 2010, 10 π.μ.: ο Τομ έλαβε πέντε συγχαρητήρια στη συνάντηση πωλήσεων για τις φιλικές αλληλεπιδράσεις του με τους πελάτες μέσω τηλεφώνου." "Επανεξέδωσε τον Tom με πιστοποιητικό εξυπηρέτησης πελατών". Συνεχώς τεκμηριώνετε και αναγνωρίζετε την εξαιρετική συμπεριφορά τακτικά καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους για να ενισχύσετε το ηθικό του γραφείου και να διευκολύνετε την παραμικρή ανάμνηση κάθε λεπτομέρειας κατά τις προσεχείς αξιολογήσεις της απόδοσης.
Συζητήστε τόσο την άριστη όσο και την κακή συμπεριφορά στη γραπτή αξιολόγηση, λέει ο Claytor. Συμπληρώστε υπαλλήλους με άριστη συμπεριφορά, όπως ευγένεια ή φιλικότητα, ή οποιαδήποτε συμπεριφορά που έχει βελτιωθεί με την πάροδο του χρόνου. Εάν έχετε καταγράψει την κακή συμπεριφορά που δεν έχει βελτιωθεί, υπενθυμίστε στον υπάλληλό σας τα γραπτά μηνύματα που έχετε τοποθετήσει στο αρχείο της, καθώς και τις συναντήσεις σας για να συζητήσετε αυτά τα θέματα. Εάν η κακή συμπεριφορά επιμένει, τερματίστε αμέσως τον εργαζόμενο.
Να φυλάσσονται μόνο αρχεία εφαρμογών, επιστολές προσφοράς εργασίας και συμβάσεις εργασίας σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου σύμφωνα με ένα άρθρο με τίτλο "Τι εργοδότες πρέπει και δεν πρέπει να φυλάσσονται στα αρχεία προσωπικού των εργαζομένων" στην ιστοσελίδα HR Hero Line. Μην βάζετε τίποτα στο αρχείο που δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για σκοπούς αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένων ιατρικών αρχείων και προσωπικών καρτών, καθώς και επιστολών. Κρατήστε επιστολές από τους πελάτες και τα βραβεία αν πρόκειται να τα χρησιμοποιήσετε για να αξιολογήσετε τον υπάλληλο.
