Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι σημαντικό, αλλά αν δεν επικοινωνήσετε με τον σωστό τρόπο, θα μπορούσατε να βλάψετε την επιχείρησή σας.
Υπάρχουν ορισμένοι κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις και οδηγίες που μπορείτε να ακολουθήσετε για να βεβαιωθείτε ότι η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σταθερή. Εδώ είναι 50 συμβουλές.
Επαγγελματικές συμβουλές εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αποκτήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πριν αρχίσετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η πραγματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι κατάλληλη. Στην ιδανική περίπτωση, θα έχετε μια επίσημη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τελειώνει με τη διεύθυνση URL της εταιρείας σας. Αλλά εάν χρησιμοποιείτε έναν προσωπικό λογαριασμό Gmail ή κάτι παρόμοιο, βεβαιωθείτε ότι το κρατάτε απλό με το όνομα ή τα αρχικά σας, αντί να προσπαθείτε να πάρετε χαριτωμένο ή αστείο.
$config[code] not foundΣυμπεριλάβετε μια γραμμή άμεσου θέματος
Σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος που αντικατοπτρίζει με ακρίβεια το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις μια σύνοψη λέξεων θα δώσει στον παραλήπτη μια ιδέα για το τι πρέπει να περιμένετε πριν να διαβάσει το μήνυμά σας.
Χρησιμοποιήστε μόνο "Απάντηση σε όλους" όταν είναι απαραίτητο
Όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν όλους στον οργανισμό σας ή ακόμα και σε λίγους ανθρώπους, ενδέχεται να μπείτε στον πειρασμό να συμπεριλάβετε όλους στην απάντησή σας. Αλλά αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πολλή σπατάλη χρόνου για τους ανθρώπους, αν το μήνυμα δεν είναι σχετικό με αυτούς. Έτσι, φροντίστε και απαντήστε μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο.
Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια
Δεν θέλετε να αφιερώσετε χρόνο για να δημιουργήσετε ένα εξαιρετικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να το γεμίσετε με λάθη ορθογραφίας και γραμματικής. Έτσι, πάρτε ένα λεπτό για να διορθώσετε και ορθογραφικό έλεγχο πριν από την αποστολή ώστε να μπορείτε να πάρετε τυχόν λάθη.
Επανααναγνώριση για τον τόνο
Αλλά θα πρέπει επίσης να διαβάσετε το μήνυμά σας με το μυαλό σας για το πώς θα το διαβάσει ο παραλήπτης σας. Μερικές φορές, ο ήχος μπορεί να χαθεί στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι διαβάζει πώς σκοπεύετε.
Πρόσεχε τους τρόπους σου
Και φυσικά, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις λεπτότητες όπως σας παρακαλώ και να σας ευχαριστήσω σε κάθε μήνυμα.
Κρατήστε το πιο επίσημο για τους πελάτες / ανώτερους
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά επίπεδα διατυπώσεων όσον αφορά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έτσι βεβαιωθείτε ότι θεωρείτε τη σχέση σας με κάθε άτομο πριν να πάρετε πολύ άνετα. "Hey guys" μπορεί να είναι ένα κατάλληλο χαιρετισμό για τους φίλους σας. Αλλά όταν ασχολείσαι με πελάτες, πιθανότατα θέλετε να το κρατήσετε λίγο πιο επαγγελματικό.
Χρήση της τυπικότητας για νέες επαφές
Ομοίως, είναι καλή ιδέα να διατηρήσετε τα πράγματα αρκετά επίσημα με τους ανθρώπους που στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πρώτη φορά, μέχρι να τα γνωρίσετε αρκετά καλά για να τα αλλάξετε.
Χρησιμοποιήστε ένα αποδεκτό χαιρετισμό
Πιο συγκεκριμένα, θα θέλετε να εξετάσετε τα χαιρετισμούς που χρησιμοποιείτε για κάθε άτομο. Γενικά, θα πρέπει να κρατάτε "Hey …" σε ανθρώπους που γνωρίζετε αρκετά καλά. Το "Hello" και τα πλήρη ονόματα είναι πιο κατάλληλα για πελάτες ή για πρώτες επαφές.
Προσέξτε στο σημείο
Στο πραγματικό σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, θα θέλετε να το κρατήσετε όσο το δυνατόν συντομότερο. Μην κάνετε τον παραλήπτη να διαβάσει ένα μυθιστόρημα μόνο για να καταλάβει ποιο είναι το κύριο σημείο σας.
$config[code] not foundΔιάλυση μεγάλων μηνυμάτων
Εάν έχετε πολλά σημεία για να κάνετε, διαχωρίστε το κείμενο με διαφορετικές παραγράφους ή ακόμα και αριθμούς για να το κάνετε πιο εύκολο να το διαβάσετε.
Να είστε διαυγής με την έκκλησή σας για δράση
Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης με το μήνυμά σας. Εάν τους αναζητάτε να απαντήσουν με συγκεκριμένη πληροφορία, πείτε τους στο τέλος του μηνύματός σας.
Χρησιμοποιήστε τη φροντίδα με τα ακρώνυμα και το γαρύφαλλο
Εάν έχετε συμπεριλάβει οποιαδήποτε ακρωνύμια ή συγκεκριμένη επαγγελματική ορολογία στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εξετάστε τις γνώσεις του παραλήπτη. Εάν ασχολείσαι με πελάτες σε διαφορετικές βιομηχανίες, για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε λίγο περισσότερες πληροφορίες από ό, τι θα κάνατε με τους συναδέλφους σας.
Εξετάστε το κλείσιμο σας
Στη συνέχεια, στο τέλος κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα θέλετε να επιλέξετε μια κατάλληλη δήλωση κλεισίματος. Χρησιμοποιήστε κάτι σαν "ευχαριστίες" ή "καλύτερο" για επιχειρηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συμπεριλάβετε ένα μπλοκ υπογραφής
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε ένα μπλοκ υπογραφής που περιλαμβάνει κάποιες περισσότερες πληροφορίες στο κάτω μέρος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Συμπεριλάβετε το όνομά σας και ορισμένα στοιχεία επικοινωνίας.
Σημειώστε τυχόν συνημμένα
Αν συνδέετε έγγραφα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερώστε τον παραλήπτη για το τι είναι, οπότε δεν χρειάζεται να το ανοίξετε μόνο για να μάθετε.
Μην ξεχάσετε να επισυνάψετε
Είναι επίσης αρκετά κοινό για τους ανθρώπους να λένε ότι συνδέουν κάτι και στη συνέχεια ξεχνούν να το κάνουν πραγματικά. Επομένως, κάντε διπλό έλεγχο πριν την αποστολή.
Ελέγξτε το Μέγεθος αρχείου
Αλλά φροντίστε όταν συνδέετε μεγάλα αρχεία. Κάνετε μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο. Ή μπορείτε να δοκιμάσετε να επανατοποθετήσετε φωτογραφίες ή να διαχωρίσετε το αρχείο σε μικρότερα κομμάτια για να το καταστήσετε πιο εύχρηστο.
Zip μεγάλα αρχεία
Όταν πρέπει να επισυνάψετε μεγάλα αρχεία, τοποθετήστε τα σε αρχείο.zip για να διευκολύνετε τον παραλήπτη σας.
Ρωτήστε πρώτα αυτά τα συνημμένα
Είναι επίσης καλή πρακτική να ρωτήσετε τον παραλήπτη σας εάν είναι εντάξει να στείλετε ένα μεγάλο αρχείο εκ των προτέρων. Και έπειτα μάθετε πότε θα ήταν η καλύτερη στιγμή για να στείλετε ένα τέτοιο αρχείο.
Ερώτηση σχετικά με τους τύπους αρχείων
Επιπλέον, ελέγξτε και δείτε σε ποια προγράμματα έχουν πρόσβαση οι παραλήπτες σας, ώστε να είστε σίγουροι ότι θα μπορούν να ανοίξουν τα συνημμένα που στέλνετε.
Αποστολή αρχείων PDF όταν είναι δυνατό
Ωστόσο, τα αρχεία PDF είναι απλά για προβολή σε οποιοδήποτε τύπο συσκευής. Έτσι, αν είναι δυνατό, στείλτε PDF αντί για αρχεία που απαιτούν ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα.
Μην ανοίγετε συνημμένα από άτομα που δεν γνωρίζετε
Στην άλλη πλευρά αυτής της εξίσωσης, όταν παίρνετε ένα συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περιμένατε, προσέξτε να το ανοίξετε. Αν δεν είστε σίγουροι για κάτι, ρωτήστε τον αποστολέα για το συνημμένο πριν το ανοίξετε.
Μην μοιράζεστε εμπιστευτικές πληροφορίες
Δεδομένου ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τόσο εύκολο να προωθηθούν και να μοιραστούν ή να στείλουν κατά λάθος σε λάθος άτομο, δεν είναι η σωστή μορφή για την ανταλλαγή ευαίσθητων ή εμπιστευτικών πληροφοριών.
Χρησιμοποιήστε Προσοχή με το Χιούμορ
Μπορείτε επίσης να μπείτε στον πειρασμό να προσθέσετε λίγη διασκέδαση ή χιούμορ στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αλλά επειδή μπορεί να είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφήσετε τόνο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι είναι πολύ σαφές ή κρατήστε τα αστεία σε ανθρώπους που είστε πραγματικά άνετοι με.
Μείνετε μακριά από τις Silly Fonts
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επίσης δεν είναι το κατάλληλο μέρος για να δημιουργήσετε δημιουργικά στοιχεία σχεδίασης. Stick με γραμματοσειρές που είναι κλασικές και ευανάγνωστες.
Stick με μαύρο και άσπρο
Παρομοίως, μείνετε μακριά από μοναδικά χρώματα γραμματοσειράς και μοτίβα φόντου. Το κλασικό ασπρόμαυρο είναι το πιο εύκολο να το διαβάσετε.
Περιορισμένη Χρήση Σημείων Εξαπάτησης
Τα σημεία εξαπάτησης μπορούν να σας βοηθήσουν να μεταφέρετε μια αίσθηση ενθουσιασμού ή έμφασης. Αλλά μην τα χρησιμοποιείτε υπερβολικά ή το μήνυμά σας δεν θα φαίνεται τόσο επαγγελματικό.
Χρησιμοποιήστε την Προσοχή με Όλα τα Καπάκια
Όλα τα καπάκια μπορούν επίσης να προσθέσουν κάποια έμφαση. Μπορεί όμως να συναντήσει και να ουρλιάζει. Έτσι, αν δεν είναι πραγματικά απαραίτητο, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε την πλάγια γραφή ή κάτι άλλο.
Χρησιμοποιήστε μόνο τα emoticons με ορισμένους ανθρώπους
Όταν πρόκειται για τα χαμόγελα και τα emoticons, κρατήστε αυτά σε συνομιλίες με φίλους και στενούς συναδέλφους που γνωρίζετε ότι δεν θα παρερμηνεύσουν ή θα τις δουν ως αντιεπαγγελματικές.
Εξετάστε διαφορετικές κουλτούρες και γλώσσες
Μπορεί επίσης μερικές φορές να αντιστοιχίσετε με ανθρώπους από διαφορετικούς πολιτισμούς ή περιβάλλοντα. Επομένως, φροντίστε να το εξετάσετε όταν δημιουργείτε τις απαντήσεις σας έτσι ώστε να μην προσβάλλετε ή να συγχέετε κανέναν.
Βήμα πίσω πριν να στείλετε συναισθηματικά μηνύματα
Εάν βρεθείτε ποτέ σε μια κατάσταση όπου πρέπει να στείλετε ένα θυμωμένο ή με άλλο τρόπο συναισθηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργήστε το μήνυμά σας και στη συνέχεια βγείτε για λίγο για να καθαρίσετε το κεφάλι σας. Στη συνέχεια, επανεξετάστε το μήνυμα αργότερα για να βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά αυτό που θέλετε να πείτε.
Απάντηση σε τυχαία μηνύματα
Σε περιπτώσεις όπου λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν προοριζόταν για εσάς, απαντήστε στον αποστολέα για να τον ενημερώσετε γρήγορα.
Επιβεβαιώστε την παραλαβή μηνυμάτων που δεν μπορείτε να φτάσετε αμέσως
Και αν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προοριζόταν για εσάς, αλλά δεν είναι κάτι που μπορείτε να απαντήσετε πλήρως, απλά αφήστε τον αποστολέα να γνωρίζει ότι το λάβατε και πότε θα μπορείτε να φτάσετε σε αυτό.
Ξεκινήστε μια νέα αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για νέα θέματα
Όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον με τον οποίο αντιστοιχίζετε συχνά, μπορεί να είναι δελεαστικό να κρατάτε μόνο μία αλυσίδα να πηγαίνει συνεχώς. Αλλά αυτό μπορεί να σας δυσκολευτεί να κρατήσετε τις συνομιλίες σας οργανωμένες. Ξεκινήστε έτσι μια νέα αλυσίδα για κάθε νέο θέμα.
Μόνο τα μηνύματα προς τα εμπρός όταν είναι απαραίτητα
Η προώθηση μπορεί να είναι χρήσιμη για τους χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί υπερβολικά. Έτσι, προτού προωθήσετε μηνύματα, βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά αναγκαία, ώστε να μην βομβαρδίζετε ανθρώπους με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προσθέστε ένα προσωπικό μήνυμα όταν προωθήσετε
Όταν θεωρείτε απαραίτητο να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε ένα προσωπικό μήνυμα στην κορυφή για να εξηγήσετε αντί να χτυπήσετε απλά προς τα εμπρός και κάνοντας τον παραλήπτη να διαβάσει ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πλαίσιο.
Ελέγξτε το περιεχόμενο προτού προωθήσετε
Και αν προωθήσετε μια ιστορία ειδήσεων ή κάθε είδους πληροφορία για την οποία δεν μπορείτε να εγγυηθείτε προσωπικά, κάντε μια γρήγορη έρευνα για να επαληθεύσετε την ακρίβεια, ώστε να μην καταλήξετε να χάνετε χρόνο σε κανέναν με πληροφορίες που δεν είναι σωστές.
Μην προσθέσετε άτομα σε λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν εγγραφούν για
Εάν έχετε οποιεσδήποτε αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας ή λίστες με τις οποίες στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε τακτά χρονικά διαστήματα, προσθέστε άτομα στη λίστα μόνο εάν σας έχουν δώσει την άδειά τους.
Ευγενικά ζητήστε να αφαιρεθούν οι λίστες για τις οποίες δεν έχετε εγγραφεί
Και αν έχετε προστεθεί ποτέ σε μια λίστα για την οποία δεν έχετε εγγραφεί, μην φοβάστε να επικοινωνήσετε με τον αποστολέα και να ζητήσετε ευγενικά να σας απογειωθεί.
Δώστε στους ανθρώπους αρκετό χρόνο να ανταποκριθούν πριν στείλετε υπενθυμίσεις
Εάν έχετε στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν έχετε λάβει κάποια απάντηση, ίσως θέλετε να στείλετε μια σύντομη υπενθύμιση. Απλά βεβαιωθείτε ότι δώσατε στο άτομο μία ή δύο ημέρες για να απαντήσετε, ανάλογα με το πόσο χρόνο τα παίρνει κανονικά.
Ελέγξτε το φάκελο Spam
Είναι επίσης καλή ιδέα να ελέγξετε το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας πριν στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης στους ανθρώπους - μόνο σε περίπτωση που το έστειλαν ήδη.
Χρήση μηνυμάτων μακριά όταν βρίσκεστε σε διακοπές
Όταν πηγαίνετε για διακοπές ή εκτός γραφείου για περισσότερο από μια μέρα ή δύο, δημιουργήστε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης ή μακριά, ώστε οι άνθρωποι να λάβουν μια γρήγορη απάντηση όταν σας στείλουν μήνυμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ας γνωρίζουν οι άνθρωποι πότε θα απαντήσετε
Σε αυτό το μήνυμα, συμπεριλάβετε την ημερομηνία που θα επιστρέψετε στο γραφείο και όταν αναμένετε να μπορέσετε να επιστρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να γνωρίζουν πότε πρέπει να περιμένετε μια απάντηση.
Δώστε τους μια άλλη επαφή για επείγοντα θέματα
Και μόνο σε περίπτωση που οι ερωτήσεις είναι ιδιαίτερα επείγουσες, συμπεριλάβετε μια άλλη επαφή στην επιχείρησή σας, με την οποία μπορούν να έρθουν σε επαφή μαζί σας.
Προσθέστε την τελευταία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν σχεδιάζετε ένα ολοκαίνουργιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεκινήστε με το θέμα και το περιεχόμενο πριν προσθέσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Αυτό θα σας εμποδίσει να το στείλετε τυχαία πολύ νωρίς.
Ελέγξτε ξανά τον παραλήπτη
Θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι το στέλνετε στο σωστό άτομο. Έτσι, ελέγξτε πάντα αυτό πριν από την αποστολή.
Ορθογραφικός έλεγχος ονόματος τριπλού ελέγχου
Και επιστρέψτε και ελέγξτε ακόμα μία φορά ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα του ατόμου στο email σας. Δεν μπορείτε να είστε πολύ προσεκτικοί σε αυτή την περίπτωση.
Βεβαιωθείτε ότι το όνομά σας εμφανίζεται σωστά
Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι το όνομά σας εμφανίζεται σωστά στην υπογραφή σας και στο πεδίο αποστολέα.
Διαγραφή γρήγορα Εάν είναι απαραίτητο
Ορισμένοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail, διαθέτουν μια λειτουργία που θα σας επιτρέψει να διαγράψετε τα αποσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν το κάνετε αμέσως. Επομένως, αν ξεχάσατε να κάνετε διπλό έλεγχο, διαγράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα προτού φτάσει στον παραλήπτη.
Αποστολή φωτογραφίας μέσω του Shutterstock
Περισσότερα στο: Δημοφιλή άρθρα 9 Σχόλια ▼
