Η τήρηση πρακτικών κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων ασφαλείας είναι πολύ σημαντική. Εκτός από το να σας βοηθά να παρακολουθείτε το ιστορικό της επιχείρησής σας, τα πρακτικά μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν στο δικαστήριο, εάν υπάρξει οποιαδήποτε αγωγή κατά της εταιρείας σας. Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία των λεπτών σας.
Αποφασίστε αν θα καταγράψετε το τραχύ σχέδιο των πρακτικών με το στυλό και το χαρτί ή στο φορητό σας υπολογιστή. Τελικά, θα ήταν καλό να έχουμε τουλάχιστον δύο αντίγραφα των πρακτικών, σε περίπτωση που ένα αντίγραφο λείπει ή τυχαία διαγραφεί.
$config[code] not foundΚαταγράψτε την ημερομηνία, τη θέση και τα μέλη που υπάρχουν για κάθε συνάντηση.
Επισυνάψτε ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης στα πρακτικά σας. Αν δεν έχετε αντίγραφο της ατζέντας, σημειώστε την προγραμματισμένη ημερήσια διάταξη της συνάντησης.
Λάβετε υπόψη τις ψήφοι, τις ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια, τις αντιρρήσεις και τα μελλοντικά σχέδια. Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με το τι άλλο θέλετε να συμπεριλάβετε ή τι είναι εντάξει για να το αγνοήσετε, ρωτήστε τον προϊστάμενό σας.
Ξαναγράψτε και αναθεωρήστε τις σημειώσεις σας μετά τη συνάντηση και πληκτρολογήστε ή εκτυπώστε καθαρά ένα καθαρό αντίγραφο των λεπτών για τα αρχεία σας.
Αποθηκεύστε τα λεπτά σε ασφαλή κεντρική τοποθεσία. Είναι καλή ιδέα να αποθηκεύσετε τις αρχικές σας σημειώσεις, καθώς και αντίγραφα του τελικού σχεδίου των πρακτικών. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας όλων των ψηφιακών αντιγράφων των λεπτών σας.
