Ένας προγραμματιστής συνάντησης σε μια μεγάλη αίθουσα συνεδρίων καταθέτει υπεύθυνη για μια εκδήλωση ενός πελάτη από την αρχική επαφή μέχρι την ομάδα να εγκαταλείψει το ξενοδοχείο. Ο υπεύθυνος σχεδιασμού χειρίζεται τα πάντα, από την κράτηση αίθουσας συνεδριάσεων και δωματίων ξενοδοχείων σε ρυθμίσεις τροφίμων και εξοπλισμού. Σε μια μεγάλη εγκατάσταση, μπορεί να υπάρχουν πολλοί προγραμματιστές συναντήσεων οι οποίοι έχουν διαφορετικούς τομείς ειδίκευσης και συνεργάζονται για ομαδικές εκδηλώσεις. Παραδείγματα αυτών των διαφορετικών τομέων περιλαμβάνουν επιφυλάξεις, τρόφιμα και ποτά και δημόσιες σχέσεις.
$config[code] not foundΔημόσιες Σχέσεις και Μάρκετινγκ
Σε αυτό το ρόλο, ο προγραμματιστής συνεδριάσεων λειτουργεί ως εκπρόσωπος του καταλύματος και του συνεδριακού χώρου για το κοινό. Η δουλειά του σχεδιαστή είναι να διασφαλίσει ότι η εγκατάσταση έχει μια θετική φήμη και να βοηθήσει στην πραγματοποίηση κρατήσεων πελατών. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων δημιουργούν φυλλάδια που περιγράφουν τις υπηρεσίες της εγκατάστασης, απαντούν σε ερωτηματολόγια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω τηλεφώνου σχετικά με τις υπηρεσίες σχεδιασμού εκδηλώσεων και παρέχουν πληροφορίες για τις τρέχουσες εγκαταστάσεις συνεδριάσεων και τις υπηρεσίες που θα χρησιμοποιηθούν στην ιστοσελίδα του ξενοδοχείου. Σε αυτό το ρόλο, ο προγραμματιστής δημιουργεί περιεχόμενο για διαφημίσεις πολυμέσων για το τμήμα σχεδιασμού εκδηλώσεων της εγκατάστασης. Ο προγραμματιστής απαιτείται επίσης να προσεγγίσει τις επιχειρήσεις και τις συμβάσεις για να ενθαρρύνει νέες και συνεχιζόμενες επιχειρήσεις.
Κρατήσεις και εγγραφή
Όταν εργάζεστε πρωτίστως σε κρατήσεις και εγγραφές, ο προγραμματιστής συναντήσεων βοηθά τους πελάτες να κάνουν κρατήσεις ξενοδοχείων και τένις για τους συμμετέχοντες. Ανάλογα με το πόσο μεγάλη είναι η ομάδα και ποιες δραστηριότητες θα διεξαχθούν επιτόπου, ο προγραμματιστής συναντήσεων προτείνει ποια αίθουσες συνεδριάσεων στο συνεδριακό κέντρο θα ανταποκρίνονταν καλύτερα στις ανάγκες του πελάτη. Ο υπεύθυνος προγραμματισμού καταγράφει επίσης ομάδες ξενοδοχειακών δωματίων για τους συμμετέχοντες του πελάτη και βοηθά με κάθε απαραίτητο overflow. Μέρος αυτού του ρόλου του προγραμματιστή της συνάντησης είναι η διαπραγμάτευση ενός ομαδικού προεξοφλητικού επιτοκίου και ενδεχομένως η παροχή βοήθειας για τις ρυθμίσεις του ταξιδιού. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων βοηθούν επίσης στην εγγραφή για τους συμμετέχοντες στην περιοχή.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΦαγητο και ΠΟΤΟ
Κάθε σύμβαση χρειάζεται υπηρεσίες τροφίμων και ποτών. Ευτυχώς για τους πελάτες, οι αρμόδιοι για το σχεδιασμό των συναντήσεων μπορούν εύκολα να φροντίσουν το θέμα γι 'αυτούς. Ο προγραμματιστής συνάντησης βοηθά τον πελάτη να καταλάβει πόση τροφή είναι απαραίτητη για το προβλεπόμενο ποσό των παρευρισκομένων. Ορισμένα από αυτά βοηθούν να προσδιοριστεί εάν τα γεύματα πρόκειται να σερβιριστούν σε δείπνο ή σε μπουφέ και ποια ποτά πρέπει να προσφέρονται. Ο προγραμματιστής της συνάντησης συζητά με το μενού για κάθε γεύμα και βοηθά στην ανάπτυξη ενός προϋπολογισμού ή μιας συμφωνίας πακέτου για τον πελάτη.
Τεχνικά καθήκοντα
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές τεχνικές πτυχές της δουλειάς του σχεδιαστή συνάντησης σε μια μεγάλη περιήγηση στο ξενοδοχείο. Μια από τις τεχνικές οικονομικές πτυχές του ρόλου είναι να βοηθήσει τον πελάτη να αναπτύξει έναν προϋπολογισμό και να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να πληρωθούν όλες οι υπηρεσίες της εγκατάστασης. Ο προγραμματιστής της συνάντησης οργανώνει ολόκληρο το συμβάν του πελάτη, διασφαλίζοντας ότι ο πελάτης γνωρίζει ποιες αίθουσες συνεδριάσεων είναι διαθέσιμες σε ποια χρονική στιγμή και αναπτύσσει ένα πρόγραμμα εκδηλώσεων. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού είναι επίσης υπεύθυνοι για τον εντοπισμό, τη μίσθωση και τη δημιουργία οποιουδήποτε οπτικοακουστικού ή άλλου εξειδικευμένου εξοπλισμού που χρειάζεται ο πελάτης. Ένας προγραμματιστής συνάντησης μπορεί επίσης να εντοπίσει και να κανονίσει την ψυχαγωγία κατόπιν αιτήματος του πελάτη.
