Το ιερό γραφείο της διαχείρισης έργου: Εξοικονόμηση τόσο του χρόνου όσο και των χρημάτων, ενώ παράλληλα δημιουργεί ένα μεγάλο, υψηλής ποιότητας έργο. Είναι ένας στόχος που κάθε εταιρεία θέλει να επιτύχει, αλλά πολλοί αποτυγχάνουν να το πράξουν για πολλούς λόγους. Είτε πρόκειται για έλλειψη πόρων, έλλειψη προϋπολογισμού ή έλλειψη γνώσεων, πολύ συχνά, οι εταιρείες επιτρέπουν σε σχέδια να σπειροειδώς εξαντληθούν, είτε στο πεδίο εφαρμογής είτε στον προϋπολογισμό ή σε έναν από τους πολλούς άλλους τρόπους, τα έργα συχνά ξεφεύγουν από τις σιδηροτροχιές.
$config[code] not foundΈτσι, πόσο συνηθισμένο είναι το πρόβλημα των έργων εκτός ελέγχου και, το σημαντικότερο, ποιο είναι το κλειδί για την πρόληψή της;
Πώς ένα έργο γίνεται Albatross
Πριν από μερικά χρόνια, η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Στρατηγικής Υπηρεσιών διενήργησε μια μελέτη για να καθορίσει πόσες από τις δράσεις ξεπέρασαν τον προϋπολογισμό και τι κοστίζουν οι εταιρείες σε μακροπρόθεσμη βάση. Τα ευρήματά τους ήταν πιο ακραία από ό, τι προβλεπόταν:
- Συνολική αξία των συμβάσεων - 47,65 δισ. Δολάρια.
- Οι υπερβάσεις κόστους ανήλθαν σε 14,54 δισ. Δολάρια.
- Το 57% των συνολικών συμβάσεων (105) παρουσίασαν υπέρβαση του κόστους.
- Το 33% των συνολικών συμβάσεων (105) υπέστη σημαντικές καθυστερήσεις.
- Το 30% των συνολικών συμβάσεων (105) λύθηκε.
Μια παρόμοια μελέτη που δημοσίευσε η έκθεση Business Review του Harvard - αναλύοντας συνολικά 1.471 έργα πληροφορικής - διαπίστωσε ότι η μέση υπέρβαση ήταν 27%. Μολονότι αυτό είναι σημαντικό, η μελέτη διαπίστωσε ότι ένα στα έξι έργα υπερέβη τον προϋπολογισμό τους κατά μέσο όρο κατά 200% και υπερέβη τα χρονοδιαγράμματα τους κατά σχεδόν 70%.
Ποια ήταν η αιτία αυτών των προβλημάτων; Η μελέτη HBR διαπίστωσε την ύπαρξη ορισμένων παραγόντων. Αλλά πολλοί από αυτούς κατέληξαν σε κακό σχεδιασμό και έλλειψη πληροφοριών. Ορισμένες επιχειρήσεις υποτιμούσαν σε μεγάλο βαθμό το κόστος και το χρόνο που συνεπάγεται ένα συγκεκριμένο έργο. Άλλοι αγόρασαν τη δική τους διαφημιστική διαφημιστική εκστρατεία, υπεραπλουστεύοντας το τι εμπλέκονταν και υπερεκτιμώντας τις ικανότητές τους.
Βρείτε το ευχάριστο μέσο
Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ο σωστός σχεδιασμός του έργου είναι απαραίτητος. Αλλά τι ακριβώς σημαίνει αυτό;
Ενώ οι υψηλοί στόχοι μπορεί να ακούγονται καλά στη φάση της πρότασης, μπορεί να είναι καταστροφικοί καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου. Όσο μεγαλύτερο και μεγαλύτερο είναι το σχέδιο, τόσο περισσότερο υπάρχει περιθώριο για υπερβολικά υψηλές επιδόσεις και το έργο ξεπερνά τους δημοσιονομικούς και χρονικούς περιορισμούς.
Αλλά ακόμα και με τον καλύτερο σχεδιασμό, συμβαίνουν απρόβλεπτα πράγματα. Αυτό θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε από την αλλαγή πεδίου εφαρμογής που ζητήθηκε από τον πελάτη σε απρόβλεπτες αλλαγές στην αγορά που απαιτούν προσαρμογή.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους μείωσης του κόστους των έργων και του χαμηλού δημοσιονομικού προγραμματισμού μπορεί να είναι η απλή παρακολούθηση του χρόνου και των δαπανών ανά επιμέρους έργο για τους εμπλεκόμενους εργαζόμενους. Με αυτόν τον τρόπο, οι υπεύθυνοι έργων λαμβάνουν μια ακριβέστερη εκτίμηση του πεδίου εφαρμογής του έργου και τι δαπανάται για το χρόνο στο έργο και τις πραγματικές δαπάνες για το έργο. Ο χρόνος παρακολούθησης μπορεί επίσης να αποκαλύψει ποιοι υπάλληλοι μπορεί να χρειάζονται λίγη ώθηση ή περισσότερη καθοδήγηση για να ολοκληρώσουν με ακρίβεια το έργο με επιδεξιότητα.
Τις περισσότερες φορές, ένα έργο ξεπερνά τους στόχους του νωρίτερα από ό, τι αργότερα. Δυστυχώς, πολλοί διαχειριστές έργων παρακολουθούν τυφλά την πορεία που περιγράφεται και κάνουν πολύ λίγη ανάλυση για να βεβαιωθούν ότι οι ενδιάμεσοι στόχοι ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του προϋπολογισμού και του προγραμματισμού. Αν έχετε επιτύχει το 10% των στόχων του έργου, αλλά έχετε καταναλώσει το 15% του προϋπολογισμού, δεν υπάρχει λόγος να πιστεύετε ότι η τάση πρόκειται να αλλάξει χωρίς παρεμπόδιση και προσαρμογή. Χωρίς να κάνετε προσαρμογές, θα μπορούσατε να περιμένετε ότι στο 20% του έργου, το έργο θα έχει καταναλώσει το 30% του προϋπολογισμού και ούτω καθεξής. Με αυτό το ρυθμό, μέχρι την ολοκλήρωση του έργου, θα έχει κοστίσει το 150% του προϋπολογισμού που έχει διατεθεί.
Ορισμένες οδηγίες για εξέταση
Με κάθε έργο, είναι κρίσιμο να έχουμε καθιερώσει ορόσημα για να αξιολογήσουμε την πρόοδο που έχει επιτευχθεί και να δούμε πώς αυτή η πρόοδος ευθυγραμμίζεται με τις παραμέτρους και τους στόχους του έργου. Όσο νωρίτερα γίνεται αυτό, τόσο πιο πιθανά προβλήματα θα ανακαλυφθούν και μπορούν να γίνουν προσαρμογές για να διατηρηθεί το έργο στο στόχο.
Μην ξεχάσετε να μείνετε σε τακτική επικοινωνία με τους υπαλλήλους για το έργο σε περίπτωση που χρειάζονται μια μικρή διευκρίνιση σε όλα τα ορόσημα, καθώς και. Όχι μόνο αυτό διατηρεί το έργο σε καλό δρόμο, αλλά προσθέτει συνοχή στις προσπάθειες της ομάδας, επίσης.
Με καλό προγραμματισμό και επιμελή παρακολούθηση, η εταιρεία σας μπορεί να αποφύγει να είναι μια ατυχής στατιστική και μπορεί να επιτύχει το στόχο της εξοικονόμησης χρόνου και χρήματος παρέχοντας παράλληλα ένα ποιοτικό προϊόν ή υπηρεσία.
Συνάντηση φωτογραφίας μέσω Shutterstock
2 Σχόλια ▼
