Πώς να γράψετε μια περιγραφή εργασίας της Βοηθού διαχειριστή

Οι περιγραφές των καθηκόντων του διοικητικού βοηθού πρέπει να είναι προσαρμοσμένες στις ανάγκες του ατόμου και του οργανισμού που θα βοηθήσουν. Θα πρέπει να λάβουν κάποια προσεκτική σκέψη και σχεδιασμό, ειδικά επειδή μπορεί να θεωρηθεί ως νομική σύμβαση. Μια καλή περιγραφή δίνει μια λεπτομερή λίστα υποχρεώσεων και τα σημεία αναφοράς για το διοικητικό βοηθό που θα εργαστεί.

Περιγράψτε τις βασικές κατηγορίες για την εργασία. Αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνουν τον τίτλο (δηλ. Διοικητικό βοηθό στην VP), τμήμα, άμεσο επόπτη, γενικούς τομείς εποπτείας, καθήκοντα, όρους απασχόλησης και προσόντα.

$config[code] not found

Διευκρινίστε με ακρίβεια σε ποιον πρέπει να βοηθήσει ο υπάλληλος. Αυτό θα αποτρέψει πιθανές συγκρούσεις γραφείων στο μέλλον. Αν αυτός ο βοηθός εξυπηρετεί μια δεξαμενή θέσεων, το κάνετε αυτό καθαρό. Συμπληρώστε εγγράφως εάν αυτός ο βοηθός εργάζεται πλήρως κατά τη διακριτική ευχέρεια ενός διευθυντή. Δείξτε επίσης την αλυσίδα εντολών και τη σωστή δομή αναφοράς.

Ορίστε τις κύριες εργασίες. Να είστε προσεκτικοί με τις τεμπέλης, τις φραγές όλων των περιγραφών της εργασίας, όπως "όλες τις απαραίτητες εργασίες". Να είστε συγκεκριμένοι. Ο διοικητικός βοηθός θα προγραμματίζει το ταξίδι, την κράτηση του καταλύματος, τη λήψη υπαγόρευσης, τη λήψη πρακτικών για συνεδριάσεις, τη διαχείριση ενός ημερολογιακού προγράμματος, την οργάνωση συστημάτων αρχείων ή την επίβλεψη άλλων βοηθών; Συμπεριλάβετε αυτά σε μια σφαίρα με κάθε σφαίρα ξεκινώντας με ένα ρήμα δράσης (διατήρηση, ταξινόμηση, επίβλεψη, δημιουργία, ορισμός, υπενθύμιση κ.λπ.).

Καθορίστε τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για εξαιρετική απόδοση. Αυτά πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα. Για παράδειγμα, ζητήστε εμπειρογνωμοσύνη σε Word, Excel και Photoshop και όχι σε υπολογιστή.

Δημιουργία κατάλληλου επιπέδου εκπαίδευσης και εμπειρίας. Αυτό πρέπει να βασίζεται στα ειδικά καθήκοντα που απαιτούνται. Για ορισμένες θέσεις διοικητικής βοηθού, δεν απαιτείται τίποτα περισσότερο από ένα δίπλωμα γυμνασίου. Ωστόσο, μπορεί να είναι επιθυμητό ένα πτυχίο κολλεγίου στη διοίκηση επιχειρήσεων ή κάποια άλλη επίσημη εκπαίδευση γραμματέων. Για τους διοικητικούς βοηθούς υψηλού επιπέδου, η προηγούμενη εμπειρία είναι απαραίτητη.