Χάρη στη σύγχρονη τεχνολογία, πολλά γραφεία είναι σχεδόν σχεδόν χωρίς χαρτί. Σημαντικά έγγραφα δημιουργούνται, υπογράφονται και αποστέλλονται αποκλειστικά ηλεκτρονικά και αποθηκεύονται για εύκολη πρόσβαση από όλα τα μέρη. Παρόλο που είναι βολικό να έχετε όλα τα χαρτιά της επιχείρησής σας σε ψηφιακή μορφή, ίσως να μην θέλετε να απαλλαγείτε από τον εκτυπωτή σας ακόμα. Ζητήσαμε από μια ομάδα εμπειρογνωμόνων από το Young Entrepreneur Council τα εξής:
$config[code] not found"Πολλά πράγματα γίνονται online τώρα και πολλά έγγραφα δεν εκτυπώνονται ποτέ καθόλου. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχουν κάποιες καταστάσεις όπου απαιτείται ένα τυπωμένο αντίγραφο. Τι είναι ένα έγγραφο που θα πρέπει να έχετε πάντα ένα φυσικό αντίγραφο και γιατί; "
Επιχειρησιακά έγγραφα πρέπει να εκτυπώνετε πάντα
Ακολουθούν τα μέλη της κοινότητας του YEC:
1. Τιμές της εταιρείας σας
"Έχοντας τα στοιχεία που έχουν εκτυπωθεί σε χαρτί, τα κάνουν πάντα λίγο πιο αληθινά. Η ικανότητα να αγγίζεις και να αισθάνεσαι, να σχολιάζεις ή ακόμα και να πετάς, τα καθιστά όλα πιο αληθινά. Προσωπικά, μου αρέσει να τυπώνω τις τιμές της επιχείρησής σας και να κάθεται στο γραφείο σας ή να κρέμεται σε έναν τοίχο, για να σας υπενθυμίζω συνεχώς τι είστε (και όχι). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Συμβάσεις
"Ο μόνος τύπος εγγράφου που νομίζω ότι θα έπρεπε πάντα να έχετε εκτυπώσει και αποθηκεύσει online είναι οποιαδήποτε σύμβαση. Αυτές είναι σημαντικές διαπραγματεύσεις και νομικά έγγραφα και ποτέ δεν ξέρετε πότε πρέπει να επιστρέψετε και να αναφερθώ σε αυτό. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Άδειες, άδειες και έγγραφα «αυξημένης σφραγίδας»
"Θα πρέπει να φυλάσσετε αντίγραφα των επιχειρηματικών αδειών και αδειών, επειδή συχνά απαιτούνται από εσάς οι κανονισμοί. Επίσης, τα φυσικά έγγραφα οτιδήποτε με πρωτότυπη υπογραφή ή ανυψωμένη σφραγίδα θα πρέπει να φυλάσσονται και να τοποθετούνται κάπου ασφαλή. Η αναπαραγωγή αντικειμένων με σφραγίδες δεν θα εμφανίζεται σωστά σε ψηφιακή μορφή και δεν θα θεωρείται πρωτότυπα έγγραφα από πολλές οντότητες. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Σχέδια έκτακτης ανάγκης
"Είναι σημαντικό να διατηρήσετε ένα φυσικό αντίγραφο οποιασδήποτε πληροφορίας ή διαδικασίας που θα χρειαστεί εάν μια κατάσταση ανάγκης καθιστά αδύνατη την πρόσβαση στον υπολογιστή. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει πληροφορίες επαφής έκτακτης ανάγκης, διαδικασίες πυρασφάλειας, διαδικασίες εκκένωσης γραφείων και σχέδια συνέχισης της επιχείρησης. "~ Roger Lee, Ανθρώπινο ενδιαφέρον
5. Οι Στόχοι σας
"Δεν χρησιμοποιώ πένα και χαρτί πια. Όλα αποθηκεύονται στον υπολογιστή μου ή στην κινητή συσκευή μου. Πιστεύω επίσης να είμαι πράσινος και να περιορίσω το χαρτί. Αλλά αν έπρεπε να εκτυπώσω οποιοδήποτε κομμάτι χαρτί, θα ήταν οι στόχοι μου. Έχω έναν κατάλογο τριμηνιαίων, ετήσιων, τριετών και δεκαετών στόχων που εξετάζω κάθε μήνα για να σιγουρευτώ ότι είμαι σε καλό δρόμο. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Το βιογραφικό σας
"Το ένα έγγραφο που πρέπει να έχετε πάντα ένα φυσικό αντίγραφο είναι το βιογραφικό σας. Είναι πάντα καλό να έχετε το βιογραφικό σας μαζί σας ως αναφορά σε μια συνέντευξη. Δείχνει επίσης ότι είστε προετοιμασμένοι και εκμεταλλευτείτε σοβαρά την ευκαιρία. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Κωδικοί πρόσβασης
"Διατηρήστε ένα φυσικό αντίγραφο όλων των σχετικών κωδικών πρόσβασης που χρησιμοποιείτε καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Αυτές οι πληροφορίες πιθανώς δεν θα πρέπει να αποθηκευτούν οπουδήποτε σε απευθείας σύνδεση σε όλους, για να αποφευχθεί η πιθανότητα hacking ή κλοπής ταυτότητας. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Προσωπική χρηματοδότηση
8. Πιστοποιητικά αποθέματος
"Όταν εκδίδετε αποθέματα σε συνεργάτες ή υπαλλήλους, είναι σημαντικό να φυλάσσετε ένα έντυπο αντίγραφο καθώς και ένα ψηφιακό αντίγραφο, σε περίπτωση απώλειας του εντύπου. Συνήθως, οι εργαζόμενοι θα λάβουν ένα έντυπο αφού έχουν ασκήσει το δικαίωμα αγοράς τους. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Οποιοδήποτε αρχείο είναι κρίσιμο για τις λειτουργίες σας
"Υπάρχουν διάφοροι τύποι εγγράφων που βρίσκουμε εύχρηστοι στην εκτύπωση. Αυτά περιλαμβάνουν συμβόλαια υπογεγραμμένων πελατών, αρχεία HR προσωπικού και εξαμηνιαίες αναθεωρήσεις, εγχειρίδια πολιτικής της εταιρείας μας (μία ανά εργαζόμενο), βασικές αξίες της εταιρείας μας (αναρτημένες με υπερηφάνεια), οπτικά πίνακες για πωλήσεις, σημαντική πρόοδο τριμήνου στόχου, ασφαλιστικές και κρατικές υποθέσεις HR. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Έσοδα πληρωμής
"Ενώ οι ψηφιακές αποδείξεις είναι εξαιρετικές, εξακολουθεί να είναι καλό να έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώνετε αποδείξεις όταν αυτό είναι απαραίτητο για φορολογικούς λόγους ή για άλλα έγγραφα." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Η επαγγελματική σας κάρτα
"Κρατάω πάντα τις επαγγελματικές κάρτες εύχρηστες. Ποτέ δεν ξέρετε πού ή πότε θα συναντήσετε κάποιον ενώ βρίσκεστε έξω και ποιος θα θέλει να επικοινωνήσει μαζί σας αργότερα. Κρατάω 10 περίπου σε διάφορες τοποθεσίες, όπως τσάντα, σακάκι, αυτοκίνητο, πορτοφόλι, κάτοχος διαβατηρίου, γραφείο και σπίτι. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι κάρτες σας είναι τόσο αξέχαστες όσο εσείς. Είναι εύκολο να τα χάσεις, και κάνε ό, τι μπορείς για να σχεδιάσεις κάτι που αντανακλά τη μοναδικότητά σου. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
4 Σχόλια ▼
