Η επιχειρηματική εθιμοτυπία επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβάνονται οι άλλοι στο χώρο εργασίας - συμπεριλαμβανομένων των συναδέλφων, των εποπτών και των πελατών. Εάν σας ζητηθεί να πάρετε τα πρακτικά για μια συνάντηση, το πιο σημαντικό σημείο είναι να τα κρατήσετε σαφής, συνοπτική και ακριβής.
Προετοιμασία και Βασικά
Κάθε φορά που παρευρεθείτε σε μια επαγγελματική συνάντηση, έρθετε νωρίς και προετοιμαστείτε για οτιδήποτε μπορεί να αναμένεται να εκτελέσετε στη συνάντηση. Εάν κρατάτε τα πρακτικά πρέπει να έχετε το δικό σας φορητό υπολογιστή ή υπολογιστή έτοιμο, μαζί με άλλα απαραίτητα στοιχεία, όπως στυλό ή συσκευές εγγραφής. Η παρακολούθηση καταγράφεται στα πρακτικά, έτσι προετοιμάστε ένα φύλλο σύνδεσης πριν την ώρα του. Το φύλλο εισόδου θα πρέπει να φέρει το όνομα κάθε συμμετέχοντα και έναν χώρο για να επισημαίνονται οι χρόνοι άφιξης.
$config[code] not foundΠαρόλο που είναι αντίθετο με την επιχειρηματική εθιμοτυπία να διακόπτεται η παρουσία άλλων ομιλητών σε μια επαγγελματική συνάντηση, ο αποδέκτης λεπτών αναμένεται να κρατήσει ακριβείς σημειώσεις για όσα ειπώθηκαν και έγιναν κατά τη συνάντηση. Οποιαδήποτε επίσημη κίνηση πρέπει να καταγραφεί κατά λέξη. Μιλήστε και ρωτήστε αποσαφηνιστικές ερωτήσεις εάν δεν ακούσατε ή δεν καταλάβατε κάτι αρκετά καλά για να το καταγράψετε με ακρίβεια.
Είναι η δουλειά του ατόμου που τρέχει τη συνάντηση να δημιουργήσει μια ατζέντα και να διατηρήσει τη συνάντηση σωστά. Εάν η σύνοδος απομακρυνθεί από την καθιερωμένη ατζέντα, τα πρακτικά πρέπει να αντανακλούν αυτό. Υπάρχει πάντοτε η πιθανότητα να σας ζητηθεί κάποια μέρα να διευκρινίσετε τι συνέβη σε μια συνεδρίαση. Δεν έχει σημασία τι, πρέπει να σιγουρευτείτε τα πρακτικά σας περιγράψτε με ακρίβεια τι πραγματικά συνέβη και με ποια σειρά.
Ελάχιστη εθιμοτυπία
Τα πρακτικά των συναντήσεων δεν είναι μόνο σημειώσεις για την ευκολία των ατόμων που συμμετείχαν στη συνάντηση. Τα πρακτικά μιας συνάντησης είναι α νομικό αρχείο από ό, τι έγινε σε αυτή τη συνάντηση σύμφωνα με άρθρο του εγγεγραμμένου βουλευτή Nancy Sylvester.
Δεν χρειάζεται να καταγράφετε κάθε λεπτομέρεια από αυτά που είπατε. Εκτός από επίσημες κινήσεις, συνοψίστε μόνο το περιεχόμενο. Συμπεριλάβετε μόνο τις λεπτομέρειες που θα εξακολουθούν να έχουν σημασία στο μέλλον για όσους αναζητούν τα λεπτά. Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά για να συνοψίσετε την ουσία της κάθε συζήτησης.
Αποφύγετε οποιοδήποτε σχόλιο, προσωπική άποψη ή περιγραφική γλώσσα στα πρακτικά. Δεν είναι μόνο αυτά τα υποκειμενικά, αλλά θα μπορούσαν να δυσχεραίνουν το θέμα των σχολίων σας αργότερα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε ένα σημείωμα με την ένδειξη "Ο κ. Smith έφυγε από τη συνάντηση στις 2:45 μ.μ.", αλλά δεν πρέπει να το φωνάζετε ως "ο κ. Smith έγινε θυμωμένος στην κα Jones και έπεσε έξω από τη συνάντηση".
Για να αποφύγετε περιττά σχόλια, μην προσπαθήσετε να περιγράψετε τον συναισθηματικό τόνο της συνάντησης με οποιονδήποτε τρόπο. Για παράδειγμα, η κ. Jones επέμεινε ότι τα στοιχεία για τις πωλήσεις θα βελτιωθούν το επόμενο τρίμηνο "είναι υπερβολικά υποκειμενική και θα διατυπωθεί καλύτερα, καθώς η κα Jones ανέφερε ότι τα στοιχεία για τις πωλήσεις πρέπει να βελτιωθούν το επόμενο τρίμηνο". Αφήστε τα γεγονότα να μιλήσουν μόνοι τους.
