Ένα χειρόγραφο μήνυμα στους πιστούς πελάτες σας - ωραία επαφή!
Ένα χειρόγραφο τιμολόγιο γραμμένο σε ένα χαρτί - όχι τόσο.
Αλλά τα χειρόγραφα τιμολόγια είναι μόνο μία από τις πολλές κρίσιμες οικονομικές διαδικασίες πολλές μικρές επιχειρήσεις κάνουν ακόμα χειροκίνητα.
Χρησιμοποιώντας ακόμα χειροκίνητη διαδικασία
Σύμφωνα με νέα στοιχεία από τις εταιρείες Wakefield Research και Concur, το 84% των μικρών επιχειρήσεων βασίζονται καθημερινά σε κάποια χειροκίνητη διαδικασία.
$config[code] not foundΣε μια εποχή που τα αυτοματοποιημένα συστήματα είναι συνήθως ελεύθερα και εύκολα διαθέσιμα, είναι μια συγκλονιστική εικόνα.
Ας περάσουμε μια χρονική στρέβλωση - πίσω στον 20ό αιώνα - για να δούμε ποιες παλαιές σχολικές τεχνολογίες εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται σήμερα.
ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ
Εφαρμογές όπως το Excel εξακολουθούν να είναι καλές για ορισμένες μικρές επιχειρήσεις και μερικά επαγγέλματα. Ο μέσος ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, ο οποίος δεν είναι αφιερωμένος στη λογιστική, δεν είναι ένας από αυτούς.
Παρόλα αυτά, το 69% των μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για να προγραμματίσουν τους προϋπολογισμούς τους και να παρακολουθήσουν τις δαπάνες τους.
Αντί το Excel, οι εφαρμογές λογιστικής πλήρους υπηρεσίας είναι ευρέως διαθέσιμες. Είναι συχνά ιδανικές για μικρές επιχειρήσεις όπου η λογιστική τοποθετείται στον πίσω καυστήρα.
Αυτές οι εφαρμογές κάνουν ένα ακόμη βήμα πιο πέρα από τα συνηθισμένα υπολογιστικά φύλλα.Πολλοί είναι εξοπλισμένοι για την παροχή οικονομικών πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο, εύκολες στην ανάγνωση, που κάνουν τη λήψη αποφάσεων ευκολότερη και πιο έξυπνη. Αξιοποιούν πλήρως τα δεδομένα που εισάγετε.
Αρχειοθήκες
Ήταν μια εποχή που τα πάντα εκτυπώνονταν σε χαρτί. Αυτά τα έγγραφα οργανώθηκαν σε φακέλους μανίλα και επισημάνθηκαν. Μεγαλύτερους λογαριασμούς πήρε φάκελο στυλ ακορντεόν.
Αυτοί οι φάκελοι αποθηκεύτηκαν - συχνά αλφαβητικά - σε αυτό που είναι γνωστό ως ντουλάπι αρχειοθέτησης. Πρόκειται για συσσωρευτές συρόμενων συρταριών που συχνά κλειδώνουν.
Θα μπορούσατε να κρίνετε πόσο μεγάλη ήταν μια επιχείρηση - ή πόση γραφειοκρατία απαιτείται - από το ποσό των γραφείων αρχειοθέτησης που είχε μια επιχείρηση.
Ωστόσο, δεν πρόκειται να φύγουν. Εξήντα τοις εκατό των μικρών επιχειρήσεων διατηρούν ακόμα τα σημαντικά αρχεία τους σε ένα γραφείο καταγραφής.
Βιβλίο βιβλίων και χαρτί γραφημάτων
Τα ίδια δεδομένα διαπίστωσαν ότι το 49% των μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν ένα "χειρόγραφο αρχείο για την παρακολούθηση, τη διαχείριση και την ανάλυση των δαπανών".
Αν τα υπολογιστικά φύλλα υπολογιστών παραμένουν στη μόδα μεταξύ των μικρών επιχειρήσεων, πιθανώς τα χειρόγραφα δεδομένα εξακολουθούν να συλλέγονται στα βιβλία των ημερολογίων.
Και τα δεδομένα που αναλύονται σε χαρτί μπορούν να αναρτηθούν σε χαρτί γραφικών παραστάσεων. Πώς αλλιώς θα γράψετε ένα ακριβές διάγραμμα; Το πιο πρόσφατο λογισμικό γραφικού σχεδιασμού, ίσως;
Αν δεν είναι σπασμένο - Όχι, είναι σπασμένο
Ένας επίμονος ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που προσκολλάται σε αυτές τις "τεχνολογίες" θα υποστηρίξει ότι δεν έχουν αποτύχει μέχρι σήμερα.
Οι πιθανότητες είναι ότι κάνουν λάθος.
Αυτή η εξάρτηση από τα χειρόγραφα δεδομένα προκαλεί, τουλάχιστον, περιττές καθυστερήσεις.
Τα στοιχεία της έρευνας Wakefield Research και Concur έδειξαν ότι το 42% των μικρών επιχειρήσεων που ερωτήθηκαν έχουν σφάλματα στην αντιστοίχιση των τιμολογίων με τους πελάτες.
Ένα άλλο 42% λέει ότι έχουν βιώσει λάθη που συνδυάζουν τα τιμολόγια.
Καθυστερεί το κόστος
Οι καθυστερήσεις είναι ένα πρόβλημα και είναι δαπανηρές. Μεταξύ των επιχειρήσεων που ερευνήθηκαν, το 47% δήλωσε ότι έχουν βιώσει καθυστερήσεις στην επεξεργασία παραγγελιών προμηθευτών.
Σαράντα ένα τοις εκατό λένε ότι έχουν πραγματοποιήσει καθυστερημένες αμοιβές για πληρωμές που χάθηκαν στο χειρόγραφό τους χάος.
Εικόνα: Τάσεις μικρών επιχειρήσεων
6 Σχόλια ▼
