Τα καθήκοντα διαχειριστή διαφέρουν μεταξύ των βιομηχανιών. Ωστόσο, ορισμένα καθήκοντα είναι παρόμοια σε όλους τους τομείς. Ένας βασικός ρόλος ενός διαχειριστή γραφείου συμβάλλει στη συνολική οργάνωση του γραφείου. Οι διαχειριστές υποστηρίζουν τους διευθυντές τους σε βοηθητικό ρόλο και καλύπτουν τις καθημερινές εργασίες, επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν σε πιο κρίσιμα καθήκοντα της εταιρείας.
Προμήθειες
Ένας διαχειριστής εξασφαλίζει ότι το γραφείο λειτουργεί ομαλά, ειδικά για την εκτελεστική εξουσία στην οποία αναφέρουν άμεσα. Ως διαχειριστής, θα είστε υπεύθυνοι για ορισμένα καθήκοντα καθαρισμού του σπιτιού, όπως να βεβαιωθείτε ότι τα αναλώσιμα γραφείου είναι πλήρως εξοπλισμένα. Πράγματα όπως η παραγγελία χαρτιού, η κασέτα μελάνης και οι πένες μπορεί να αποτελούν μέρος της ευθύνης σας. Εκτός από τις προμήθειες, μπορείτε επίσης να χρησιμεύσετε ως "go-fer" και να είστε υπεύθυνοι για πράγματα που δεν σχετίζονται με την εργασία σας. Σε ορισμένες βιομηχανίες, ενδέχεται να σας ζητηθεί να εκτελέσετε προσωπικές, μη σχετικές με το έργο προμήθειες για τον προϊστάμενό σας.
$config[code] not foundΧρονοδρομολόγηση
Τα στελέχη πλημμυρίζουν συχνά με συναντήσεις για να παρακολουθήσουν. Ως διαχειριστής, μία από τις εργασίες σας θα είναι να οργανώσετε το πρόγραμμα του προϊσταμένου σας. Θα συντονίζετε τις συναντήσεις για τον προϊστάμενό σας και θα βεβαιώνεστε ότι δεν υπάρχουν διπλές συσκέψεις.Μόλις προγραμματιστεί μια συνάντηση, θα είστε επίσης υπεύθυνοι για να καλέσετε το άλλο μέρος και να επιβεβαιώσετε ότι είναι σε θέση να συναντηθεί. Εάν ο προϊστάμενος σας πρέπει να ταξιδέψει για δουλειά, ίσως να είστε υπεύθυνος για την κράτηση του ταξιδιωτικού του συστήματος.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιαβιβάσεις
Δεδομένου ότι τα στελέχη είναι βασικά μέλη μιας εταιρείας, πολλές εισερχόμενες κλήσεις θα απευθύνονται σε αυτούς. Οι διαχειριστές θα είναι υπεύθυνοι για την εξέταση τηλεφωνικών κλήσεων και τη διασφάλιση ότι μόνο οι άνθρωποι που πραγματικά χρειάζονται να μιλήσουν σε ένα εκτελεστικό επιτρέπεται να το πράξουν. Εκτός από τα τηλεφωνικά καθήκοντα, οι διαχειριστές μπορεί να καλούνται να διαβάσουν και να απαντήσουν σε ορισμένα από τα γενικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει ένας εκτελεστικός διευθυντής. Τα καθήκοντα επικοινωνίας που διαχειρίζεται ο διαχειριστής διευκολύνουν τη ζωή του εκτελεστικού.
Παραγωγικότητα και τάξη
Ένας διαχειριστής θα πρέπει πάντα να σκέφτεται τρόπους για να κάνει το γραφείο πιο αποτελεσματικό. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει την ανάπτυξη ενός νέου τρόπου ανταπόκρισης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την εξεύρεση φθηνότερων εναλλακτικών λύσεων που θα μειώνουν το κόστος γραφείου ή ακόμα και θα έρχονται με ένα διάγραμμα καθισμάτων που θα περιορίζει τους περισπασμούς των εργαζομένων. Εάν υπάρχουν προβλήματα που ενδέχεται να περιορίσουν την παραγωγικότητα του γραφείου, ο διαχειριστής πρέπει να λάβει μέτρα για την επίλυση του προβλήματος. Για παράδειγμα, εάν ένας εκτυπωτής ή ένας υπολογιστής αντιμετωπίζει προβλήματα, ο διαχειριστής θα καλέσει έναν τεχνικό για να επιλύσει το πρόβλημα.
