Στην εποχή του Διαδικτύου και των ηλεκτρονικών εγγράφων, τα νοσοκομεία, οι επιχειρήσεις και οι κυβερνητικές υπηρεσίες βασίζονται στους συντονιστές εγγράφων για τη διατήρηση εγγράφων σε κεντρικούς φακέλους για λόγους αναφοράς και μερικές φορές για λόγους συμμόρφωσης. Οι συντονιστές εγγράφων εκτελούν επίσης πολλές λειτουργίες, όπως η ταξινόμηση και η διανομή αλληλογραφίας, ο προγραμματισμός κουρτινών και η πληκτρολόγηση. Έκαναν μέσους ετήσιους μισθούς ύψους 42.000 δολαρίων από το 2014, σύμφωνα με την τοποθεσία εργασίας Indeed.
$config[code] not foundΠρωτογενείς ευθύνες
Οι συντονιστές εγγράφων είναι υπεύθυνοι για την επισήμανση, την οργάνωση και την παρακολούθηση της ροής των εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστικών φύλλων, των προτάσεων, των μάρκετινγκ και των οικονομικών εκθέσεων, καθώς και των ιατρικών αρχείων για τους εργοδότες τους. Εκπαιδεύουν επίσης τους υπαλλήλους σχετικά με το πώς να αρχειοθετήσουν σωστά τα έγγραφα σε φακέλους. Για παράδειγμα, μπορούν να ορίσουν φακέλους για τις δηλώσεις εισοδήματος και να δώσουν εντολή στους λογιστές να προσδιορίσουν πώς αυτά τα οικονομικά έγγραφα είναι εκκρεμή, βρίσκονται σε εξέλιξη ή ολοκληρώνονται. Κατά τους ελέγχους, ειδικά για τα οικονομικά και τα ιατρικά αρχεία, οι συντονιστές εγγράφων εκτυπώνουν και φυλάσσουν έγγραφα για την προβολή τους και τους απομακρύνονται για λόγους ασφαλείας. Εντός εταιρειών ή νοσοκομείων, συνήθως λειτουργούν ως φύλακες, ανακτώντας έγγραφα για υπαλλήλους όταν τους ζητηθεί.
Εργασιακό περιβάλλον
Συντονιστής εγγράφων εργάζεται συνήθως σε γραφείο κατά τις κανονικές ώρες λειτουργίας, από τις 8 π.μ. έως τις 5 μ.μ., από Δευτέρα έως Παρασκευή. Όσοι εργάζονται σε νοσοκομεία ή οργανισμούς που είναι ανοιχτά 24 ώρες την ημέρα μπορούν να εργάζονται βράδια ή Σαββατοκύριακα. Επειδή διατηρούν επίσης αρχεία χαρτιού για ελέγχους ή αποθήκευση, οι συντονιστές εγγράφων κινδυνεύουν από μυοσκελετικούς τραυματισμούς από τα κιβώτια ανύψωσης.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕκπαίδευση και Προσόντα
Οι περισσότεροι συντονιστές εγγράφων έχουν τουλάχιστον διπλώματα δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, αν και ορισμένοι εργοδότες προτιμούν να προσλαμβάνουν υποψηφιότητες που έχουν κάποιο κολέγιο ή συνεργάτη στη διοίκηση επιχειρήσεων ή γραφείου. Ορισμένοι συντονιστές εγγράφων πρέπει να έχουν μία ή περισσότερα έτη εμπειρίας σε ένα ακαδημαϊκό, υγειονομικό, νομικό ή βιομηχανικό γραφείο. Άλλα σημαντικά προσόντα είναι η προσοχή στη λεπτομέρεια, την ακεραιότητα και την οργάνωση, την επικοινωνία και τις διαπροσωπικές δεξιότητες και τις δεξιότητες πληροφορικής.
Ευκαιρίες Προώθησης
Η πιο άμεση σταδιοδρομία για τους συντονιστές εγγράφων είναι αυτή των ελεγκτών εγγράφων, οι οποίοι προσλαμβάνουν συντονιστές, εκπαιδεύουν τους και επιβλέπουν τη σωστή συντήρηση και διανομή όλων των εγγράφων. Πολλοί ελεγκτές εγγράφων έχουν τρία ή περισσότερα έτη εμπειρίας ως συντονιστές εγγράφων προτού προωθηθούν. Αν και οι μισθοί ποικίλλουν ανάλογα με την εμπειρία και τη γεωγραφική θέση, οι ελεγκτές υπολογίζουν κατά μέσο όρο 67.000 δολάρια ετησίως το 2014, σύμφωνα με την Indeed.
Πρόγραμμα εργασίας
Το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας κατατάσσει τους συντονιστές εγγράφων ως υπάλληλοι πληροφόρησης. Προβλέπει αύξηση κατά 2% της απασχόλησης για τους υπάλληλους πληροφόρησης, από το 2012 έως το 2022, η οποία είναι πολύ βραδύτερη από την εθνική ισοτιμία 11% για όλα τα επαγγέλματα. Η αύξηση του πληθυσμού θα δημιουργήσει ζήτηση για γραμματείς πληροφόρησης στις ταξιδιωτικές, κυβερνητικές υπηρεσίες και τις βιομηχανίες υγειονομικής περίθαλψης. Από την άλλη πλευρά, περισσότερες εταιρείες αυτοματοποιούν και εδραιώνουν τις διοικητικές τους λειτουργίες, γεγονός που θα μετριάσει την αύξηση της απασχόλησης για τους υπάλληλους πληροφόρησης.
