Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για τον προγραμματισμό και τον έλεγχο των πόρων ενός οργανισμού για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Η σημασία των επιχειρησιακών μηνυμάτων καθιστά τις αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας ένα κρίσιμο επιχειρηματικό εργαλείο και ένα βασικό χαρακτηριστικό των εργαζομένων. Σύμφωνα με την Herta Murphy, Herbt Hildebrandt και Jane Thomas, οι συγγραφείς των «Αποτελεσματικών Επιχειρηματικών Επικοινωνιών», η χρήση των «επτά Γ», όπως η πληρότητα και η συνοπτικότητα, θα διασφαλίσουν την καλύτερη επικοινωνία των υπαλλήλων, που ταιριάζει καλύτερα με το σκοπό και τον παραλήπτη ενός μηνύματος.
$config[code] not foundΠληρότητα
Ένα ολοκληρωμένο επιχειρηματικό μήνυμα περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ο παραλήπτης για να καταλάβει και ενδεχομένως να απαντήσει στο μήνυμα. Ένα πλήρες μήνυμα απαντά σε έξι ερωτήσεις: ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς. Για παράδειγμα, για να ζητήσετε από έναν υπάλληλο να συντάξει μια αναφορά, αναφέρετε ποια αναφορά απαιτείται, πότε πρέπει να συμπληρωθεί η έκθεση, σε ποιον και πού πρέπει να παραδώσει ο υπάλληλος την αναφορά και πώς θα δημιουργηθεί η αναφορά.
Περιεκτικότητα
Τα συνοπτικά επιχειρησιακά μηνύματα είναι τόσο χρονοβόρα όσο και οικονομικά αποδοτικά, επειδή τα μηνύματα μεταφέρουν μόνο σχετικές πληροφορίες με συνοπτικό τρόπο χωρίς επανάληψη ιδεών. Τα συνοπτικά μηνύματα δεν περιλαμβάνουν περιττές λεπτομέρειες και χρησιμοποιούνται μεμονωμένες λέξεις, αντί φράσεων, όταν είναι δυνατόν. Επιπλέον, ο επικοινωνιακός χρήστης χρησιμοποιεί φράσεις «ποιες» και «αυτές» φειδωλά. Για παράδειγμα, "Μόνο πέντε πωλητές αντιπροσωπεύουν τα τρία τέταρτα των πληρωτέων λογαριασμών αυτού του μήνα."
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΘεώρηση
Μια αποτελεσματική επικοινωνία είναι αυτή που ανταποκρίνεται στις ανάγκες ενός συγκεκριμένου ακροατή. Για παράδειγμα, "Θα μπορείτε να συμβιβάζετε ταχύτερα τους πληρωτέους λογαριασμούς της εταιρείας, εάν χρησιμοποιείτε τις αναφορές ανοιχτού συμβιβασμού λογαριασμών και αναφορές συμβιβασμού που θα βρίσκονται στο γραφείο σας μέχρι τις τρεις."
Συγκεκριμένο
Η ασαφής επικοινωνία αποφεύγεται από τον αποτελεσματικό επικοινωνιακό χρήστη που χρησιμοποιεί συγκεκριμένες ή οριστικές πληροφορίες, όπως στοιχεία και αριθμούς, για να μεταφέρει ιδέες. Παραδείγματος χάριν, "Η αναφορά πληρωμής των λογαριασμών μας δείχνει ότι οφείλουμε Smith Electrical $ 15.000 σε 30 ημέρες, $ 45.000 σε 60 ημέρες, για συνολικά $ 60.000." Τα μηνύματα είναι επίσης πιο συγκεκριμένα αν χρησιμοποιούνται ρητές λέξεις. Για παράδειγμα, η "αναφορά σύγκλισης περιοδικών" είναι πιο σαφής από την "έκθεση πληρωμής λογαριασμών πληρωτέων".
Σαφήνεια
Η σαφήνεια επιτρέπει σε έναν ακροατή να καταλάβει εύκολα ένα μήνυμα. Για να μιλήσει καθαρά, ο ομιλητής χρησιμοποιεί ακριβή γλώσσα και γνωστές λέξεις. Για παράδειγμα, ένας ομιλητής μπορεί να λέει "μετά τον συμβιβασμό λογαριασμών" αντί για "μετά τον συμβιβασμό λογαριασμών". Η σαφήνεια απαιτεί επίσης την αποφυγή τεχνικής και επαγγελματικής φρασεολογίας, εκτός εάν ο ομιλητής είναι βέβαιος ότι ο ακροατής είναι εξοικειωμένος με τους όρους. Ο ομιλητής θα πρέπει επίσης να αποφεύγει τις μακρές ποινές και την αμήχανη διάταξη των λέξεων.
Ευγενής
Οι ευφυείς επικοινωνίες σέβονται τον αναγνώστη ή τον ακροατή. Τέτοιες επικοινωνίες αποφεύγουν επίσης το αμφίβολο χιούμορ. Για παράδειγμα, αντί του "Το μήνυμά σας είναι εντελώς ασυμβίβαστο", ένα ευγενικό μήνυμα μπορεί να δηλώσει, "Χωρίς την απαιτούμενη εμπειρία για την ορθή ερμηνεία των οδηγιών".
Ορθότητα
Η ορθότητα αναφέρεται στη χρήση ορθής στίξης, γραμματικής και ορθογραφίας και στη χρήση ακριβών γεγονότων και αριθμών. Ως εκ τούτου, η ορθότητα υποδηλώνει ότι όλες οι πληροφορίες μιας επικοινωνίας πρέπει να ελέγχονται εκ των υστέρων για ακρίβεια και να είναι έγκαιρες. Για παράδειγμα, η ορθότητα απαιτεί να χρησιμοποιούνται αρχικές πηγές δεδομένων, όταν είναι δυνατόν.
