Οι ανώτεροι γραμματείς απασχολούνται συνήθως σε γραφεία και εκτελούν βασικά διοικητικά καθήκοντα για να εξασφαλίσουν την αποτελεσματική λειτουργία των καθημερινών επιχειρηματικών διαδικασιών. Ένας ανώτερος γραμματέας μπορεί να εργάζεται κάτω από ένα ή περισσότερα στελέχη και αναμένεται να τηρεί ακριβή αρχεία όλων των βασικών αλληλογραφίας μέσα σε μια επιχείρηση. Οι ανώτεροι γραμματείς απασχολούνται σε ένα ευρύ φάσμα επιχειρήσεων του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα.
Ρόλος υποστήριξης
Ο πρωταρχικός ρόλος ενός ανώτερου γραμματέα είναι να ελευθερώσει χρόνο για τους εποπτικούς του, εκτελώντας βασικά διοικητικά καθήκοντα. Οι ανώτεροι γραμματείς διαδραματίζουν βασικό ρόλο στην εξασφάλιση ότι οι επικοινωνίες παραδίδονται στα απαιτούμενα μέρη με ακριβή και έγκαιρο τρόπο. Ο ανώτερος γραμματέας τυπικά θα υπαγορεύει σημειώσεις από ανώτερα στελέχη, θα εξομαλύνει τις σημειώσεις σε μορφή επιστολής ή έκθεσης και θα διανέμει τις πληροφορίες στους αποδέκτες, όπως αναφέρεται στην ιστοσελίδα της Champaign County. Ως εκ τούτου, ένας ανώτερος γραμματέας θα πρέπει να έχει σταθερή αντίληψη των γραμματικών κανόνων και των σημείων στίξης και να είναι ικανός να χρησιμοποιεί βασικές εφαρμογές λογισμικού γραφείου για να παρέχει στατιστικά δεδομένα ή να χρησιμοποιεί πρότυπα επιστολών. Μια ανώτερη γραμματέας αναμένεται επίσης να διατηρήσει ένα ακριβές χρονοδιάγραμμα διορισμών για τον προϊστάμενό της και να επιβεβαιώσει τις ρυθμίσεις για επαγγελματικές συναντήσεις με όλους τους αναμενόμενους συμμετέχοντες. Μπορεί επίσης να είναι επιφορτισμένη με την οργάνωση των ταξιδιών και την κράτηση των καταλυμάτων για συνεδριάσεις εκτός του χώρου.
Ο ρόλος των επικοινωνιών
Ένας υψηλόβαθμος γραμματέας θα κληθεί μερικές φορές να συντονίζει και να εποπτεύει τις βασικές εργασίες που δίδονται στους υπαλλήλους γραφείου ώστε να εξασφαλίζεται ότι ολοκληρώνονται αποτελεσματικά και με το χρονοδιάγραμμα. Οι ανώτεροι γραμματείς αναμένεται επίσης να εκπαιδεύσουν νέο προσωπικό και να επανεκπαιδεύσουν το υφιστάμενο προσωπικό όταν προσαρμόζονται τυχόν αλλαγές στην κανονική επιχειρηματική πρακτική. Ένας ανώτερος γραμματέας μπορεί επίσης να πραγματοποιεί τηλεφωνικές κλήσεις από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές, να μεταδίδει μηνύματα μεταξύ των υπηρεσιών και να καλεί τις διευθύνσεις από τα διευθυντικά στελέχη ώστε να διασφαλίζεται ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες καταγράφονται. Μπορεί επίσης να είναι επιφορτισμένη με τη διεξαγωγή ερωτήσεων επισκεπτών στην υποδοχή, όπως περιγράφεται στον ιστότοπο Total Jobs.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠρόσθετες υποχρεώσεις
Ένας ανώτερος γραμματέας μπορεί επίσης να λαμβάνει πρακτικά στις συνεδριάσεις και συνήθως έχει την εντολή να υποβάλλει με ακρίβεια αλληλογραφία από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές. Ένας ανώτερος γραμματέας είναι επίσης υπεύθυνος για την παρακολούθηση των βασικών προμηθειών γραφείου και την πραγματοποίηση νέων παραγγελιών για την αναπλήρωσή τους. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην προετοιμασία και επεξεργασία εκτιμήσεων του προϋπολογισμού και τιμολογίων πωλήσεων και συχνά να βοηθήσει με τη διαχείριση μισθοδοσίας Οι ανώτεροι γραμματείς συχνά διεξάγουν έρευνες και παράγουν αναφορές σχετικά με τα επιδόματα των επιχειρήσεων, τα στοιχεία πωλήσεων και το κόστος αγοράς, όπως περιγράφεται στην ιστοσελίδα του Monterey County.
