Η σύνταξη ενός επίσημου σημειώματος είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας μέσα σε μια εταιρεία. Γράψτε το σημείωμα με μια έγκυρη φωνή που σκοπεύει να ενημερώσει παρά να εκφοβίσει τον αναγνώστη. Οι συμπληρωματικές πληροφορίες που περιέχονται στο σημείωμα είναι γνωστές ως συνημμένο και τα περιβλήματα περιλαμβάνονται συνήθως με γράμματα. Ένα επίσημο σημείωμα περιλαμβάνει συγκεκριμένα τμήματα και περιλαμβάνει τα αρχικά του συγγραφέα και του βοηθού στο τέλος. Παρόλο που τα περισσότερα μηνύματα είναι μίας σελίδας ή λιγότερων, θυμηθείτε να συμπεριλάβετε μια συνοπτική παράγραφο στο τέλος του σημειώματος αν είναι μεγαλύτερη από μία σελίδα.
$config[code] not foundΔημιουργήστε την επικεφαλίδα για το σημείωμα, το οποίο περιλαμβάνει ενότητες "Προς", "Από" και "Θέμα". Αποφασίστε ποιος πρέπει να λάβει ένα αντίγραφο της σημείωσης. Εάν συμπεριλαμβάνετε συνημμένα, αποφασίστε ποιος χρειάζεται να βρει τα συνημμένα και ποιος χρειάζεται απλώς ένα αντίγραφο του σημειώματος, ώστε να γνωρίζει τις πληροφορίες και ότι τα συνημμένα έχουν διανεμηθεί (για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να έχει δημιουργήσει το συνημμένο και δεν χρειάζεται απαραιτήτως αντίγραφο). Συμπεριλάβετε τα ονόματα όλων για να λάβετε το σημείωμα στην ενότητα "Προς" της επικεφαλίδας. Οι άνθρωποι που θέλετε να αντιγράψετε πηγαίνουν στο τμήμα "cc" του σημειώματος στο τέλος του σημειώματος. Μπορεί επίσης να υπάρχουν άνθρωποι στους οποίους θέλετε να ενημερώσετε ιδιωτικά το σημείωμα. Αυτοί οι παραλήπτες θα είναι "τυφλοί αντιγραφόμενοι". Θα τους δοθεί ένα αντίγραφο του σημειώματος, αλλά δεν θα αναφέρεται δημοσίως στις ενότητες "Προς" ή "cc".
Γράψτε το σώμα του σημειώματος καθαρά και συνοπτικά. Χρησιμοποιήστε την άμεση και τυπική γλώσσα, αλλά κρατήστε το σημείωμα από το να ακούγεται εκφοβιστικό ή υποτιμητικό. Τα μακρύτερα σημειώματα πρέπει να περιλαμβάνουν επικεφαλίδες παραγράφων για να είναι ευκολότερο να διαβαστούν.
Τελειώστε το σημείωμα. Στο τέλος του κειμένου του σημειώματος, θα πρέπει να εμφανίζονται τα αρχικά του συντάκτη, με τα αρχικά του βοηθού μετά από μια κάθετο "XX / yy". Τα αρχικά του δημιουργού κεφαλαιοποιούνται. οι βοηθοί είναι με πεζά λόγια. Κάτω από αυτό, δύο θέσεις κάτω, θα πρέπει να είναι η λέξη "Συνημμένα (x)" με τον αριθμό των συνημμένων που περιλαμβάνονται στις παρενθέσεις αν υπάρχουν περισσότερα από ένα. Στη συνέχεια, καταγράψτε τους ανθρώπους που θέλετε να αντιγράψετε με άνθρακα ή "cc". Θα πρέπει να είναι σε μορφή λίστας. Τα άτομα που είναι τυφλά αντιγραφόμενα θα πρέπει να γράφονται με το χέρι στα αντίγραφα τους. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το "bcc" έτσι ώστε να γνωρίζουν ότι έχουν αντιγραφεί ανώνυμα. Ο συντάκτης του σημειώματος πρέπει να αρχίσει με το όνομά του στο τμήμα "Από" της επικεφαλίδας πριν από τη διανομή του σημειώματος.
Υπόδειξη
Κρατήστε ένα επιπλέον αντίγραφο ή δύο από τα σημειώματα σε ένα αρχείο με τα συνημμένα σε περίπτωση που κάποιος άλλος πρέπει να προστεθεί στη λίστα διανομής.
Επαλείψτε το σημείωμα για τυπογραφικά λάθη που χάνονται από τα πινάκια ορθογραφίας (μορφή / από).
Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου περιλαμβάνει ένα πρότυπο σημείωσης αν η εταιρεία σας δεν έχει καθορίσει κάποιον που θα χρησιμοποιήσει.
Προειδοποίηση
Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε όλους τους παραλήπτες στην ενότητα "Προς" της σημείωσης.
Τα σημειώματα θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για εσωτερικές επικοινωνίες της εταιρείας. Η επικοινωνία με πωλητές ή πελάτες πρέπει να είναι γραμμένη σε μορφή επιστολής.
