Οδηγός ιδιοκτήτη μικρών επιχειρήσεων για να είστε έτοιμοι για διακοπές

"Γεια σου, αυτό είναι εγώ. Ευχαριστώ που κάλεσες! Είμαι εκτός γραφείου μέχρι την ημερομηνία. Εάν έχετε επείγον ζήτημα, παρακαλώ καλέστε τη Brittany στο number. Θα χαρεί να βοηθήσει. Διαφορετικά, αφήστε ένα μήνυμα και θα σας επιστρέψω όταν επιστρέψω ".

Σημαντικό: τοποθετήστε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό σας για να ανταλλάξετε αυτά τα μηνύματα αμέσως μόλις επιστρέψετε. Μην είστε το πρόσωπο που έχει ακόμα αυτό το παλιό μήνυμα φωνητικού μηνύματος διακοπών που παίζει εβδομάδες αργότερα.

5. Σχέδιο για Προβλήματα

Μην υποθέτετε αυτόματα ότι όλα θα πάνε στραβά στην απουσία σας - δεν θα! Αλλά καθώς ετοιμάζεστε για διακοπές, προσπαθήστε να προβλέψετε πιθανά σενάρια που θα μπορούσαν να ανατιναχθούν.

Σύντομα η ομάδα σας. Εξηγήστε τι θα κάνατε σε κάθε περίπτωση.

Και βεβαιωθείτε ότι είναι έτοιμο να επικοινωνήσουν μαζί σας εάν αισθάνονται ότι η κατάσταση είναι πέρα ​​από αυτά.Είναι καλύτερο να διακόψετε τις διακοπές σας για μια ώρα, από το να περάσετε τις μέρες που καθορίζουν μια μίνι καταστροφή με την επιστροφή σας.

6. Καθορίστε τους αριθμούς έκτακτης ανάγκης

Δημιουργήστε μια λίστα με δύο τύπους αριθμών έκτακτης ανάγκης που πρέπει να δώσετε σε βασικούς υπαλλήλους.

Το πρώτο σύνολο αριθμών έκτακτης ανάγκης είναι το δικό σας, για τους υπαλλήλους που μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας.

Ένας αριθμός κινητού τηλεφώνου είναι καλύτερο. Δώστε και έναν αναπληρωτή, μόνο σε περίπτωση που η δική σας είναι απενεργοποιημένη ή η μπαταρία είναι νεκρή - ίσως το κινητό τηλέφωνο του συζύγου σας.

Καθορίστε εάν θέλετε κείμενα ή κλήσεις. Μια σύντομη ανταλλαγή μηνυμάτων κειμένου μπορεί να είναι λιγότερο παρεμβατική από μια φωνητική κλήση, αλλά πιο άμεση από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Στη συνέχεια, στη λίστα επαφών έκτακτης ανάγκης, ορίστε άτομα που ενδέχεται να είναι σε θέση να απαντήσουν σε ερωτήσεις κατά την απουσία σας. Αυτός ο κατάλογος θα μπορούσε να περιλαμβάνει τον πράκτορα ασφάλισης επιχείρησης, τον πληρεξούσιο ή τον σύμβουλο πληροφορικής.

7. Διαγράψτε τις διαδικασίες

Πηγαίνετε τις σημαντικές επιχειρηματικές διαδικασίες που θα μεταβιβάσετε στην απουσία σας. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να ανοίξετε το κατάστημα το πρωί ή να κλείσετε το γραφείο τη νύχτα. Τυπικές διαδικασίες που ταξιδεύουν οι άνθρωποι περιλαμβάνουν:

• τη ρύθμιση του συναγερμού ασφαλείας ή την απενεργοποίησή του σε περίπτωση που ενεργοποιήθηκε τυχαία,
• οι συναλλαγές με πιστωτικές κάρτες,
• επεξεργασία μισθοδοσίας,
• διακομιστές επανεκκίνησης,
• - να συνδεθείτε ως διαχειριστής σε βασικά συστήματα λογισμικού, ή -
• οτιδήποτε το άτομο δεν συνηθίζει να χειρίζεται.

Ζητήστε από τον υπάλληλο να εκτελέσει τις διαδικασίες για σας δύο φορές πριν φύγετε.

Πάντα γράψτε τις διαδικασίες και ως αντίγραφο ασφαλείας. (Η μνήμη είναι ένα δύσκολο πράγμα.)

Ένα γρήγορο βίντεο από εσάς που εκτελείτε τις βασικές διαδικασίες μπορεί να είναι ακόμα καλύτερο. Ζητήστε από τον υπάλληλο να χρησιμοποιήσει το κινητό του τηλέφωνο για να το καταγράψει, οπότε μπορεί να είναι μια βολική ανανέωση.

8. Πληρώστε τους λογαριασμούς σας

Οι απλήρωτοι λογαριασμοί έχουν έναν τρόπο γκρίνια και παρεμβολές στο μυαλό μας. Ποιος το χρειάζεται;

Αφήστε τις διακοπές σας με μια καθαρή πλάκα πληρωτέων λογαριασμών. Πληρώστε τα τιμολόγια, τις δηλώσεις πιστωτικών καρτών και τους λογαριασμούς που θα λήξουν, ενώ θα φύγετε. Βεβαιωθείτε ότι η μισθοδοσία έχει ρυθμιστεί για επεξεργασία ενώ εσείς πηγαίνετε επίσης.

9. Διαγράψτε το ημερολόγιό σας

Αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά το πρόβλημα προκύπτει όταν οι άνθρωποι προσπαθούν να ξεφύγουν από τη μνήμη. Ή ξεχνούν τις επαναλαμβανόμενες τηλεδιασκέψεις και τις συνεχείς συναντήσεις που δεν εμφανίζονται στο ημερολόγιό τους.

Πραγματικά ελέγξτε το ημερολόγιό σας - προτού φύγετε. Και αφιερώστε μια στιγμή για να σκεφτείτε συνειδητά αυτές τις μόνιμες συναντήσεις και κλήσεις, έτσι μπορείτε να πείτε στους ανθρώπους να μην σας περιμένουν.

10. Να μην είναι διαθέσιμο (πολύ)

Ανταπούν τον πειρασμό να συνεργαστεί μαζί σας. Αν είστε κολλημένοι με το φορητό υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας, αυτό όχι μόνο θα σας χαλάσει το χρόνο αλλά και την ώρα της οικογένειάς σας. Φανταστείτε τα φρικιαστικά πρόσωπα της οικογένειάς σας καθώς κάθονται γύρω σας περιμένοντας να κατεβείτε από το τηλέφωνο, ώστε να μπορείτε όλοι να κάνετε πεζοπορία.

Ακόμα, οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θέλουν να παραμείνουν σε επαφή. Απλά δεν θέλουν να εμπλακούν τόσο πολύ ώστε να σταματήσουν να αισθάνονται σαν διακοπές. Το εβδομήντα έξι τοις εκατό των ιδιοκτητών επιχειρήσεων ελέγχει τα τηλέφωνά τους και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις διακοπές, σύμφωνα με την έρευνα Office Depot Small Business Index.

Εάν πρέπει να παραμείνετε σε επαφή με την επιχείρησή σας, περιορίστε την σε συγκεκριμένη χρονική θέση κάθε ημέρα. Για παράδειγμα, μπορείτε να αφαιρέσετε μια μισή ώρα κάθε πρωί στις 9 το πρωί για να περάσετε μηνύματα που δεν μπορούν να περιμένουν ή να κάνουν check in με το προσωπικό. Μόλις τελειώσουν τα 30 λεπτά, δώστε στον εαυτό σας άδεια να παίξετε με καθαρή συνείδηση.

11. Pack Light Tech

Ευτυχώς, η τεχνολογία έχει διευκολύνει περισσότερο από ποτέ να μένει σε επαφή εξ αποστάσεως. Για όσους δεν έχουν προσωπικό, αλλά πρέπει να χειριστούν μερικές κρίσιμες εργασίες ενώ βρίσκεστε σε διακοπές, οι κινητές συσκευές είναι θετικές.

Ένα tablet ή ακόμα και ένα smartphone μπορεί να υποκαταστήσει ένα φορητό υπολογιστή ενώ είναι μακριά. Απλά αφιερώστε λίγο χρόνο για να κατεβάσετε εκ των προτέρων κάποιες βασικές εφαρμογές για κινητά, αν το χρειαστείτε. Μια καλή εφαρμογή μπορεί να κάνει τις κινητές συναλλαγές γρηγορότερες και ευκολότερες.

Τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο cloud μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση από ένα smartphone ή tablet. Αν δεν χρησιμοποιείτε το σύννεφο, πάρτε λίγα λεπτά πριν φύγετε για να μεταφέρετε κρίσιμα αρχεία σε μια μονάδα δίσκου αντίχειρα.

12. Μοιραστείτε τις αναμνήσεις

Θυμηθείτε: λίγο R και R μπορεί να φέρει κάποια ROI (απόδοση επένδυσης).

Κατά την επιστροφή σας, μοιραστείτε τις αναμνήσεις σας με την ομάδα σας για λίγα λεπτά. Να μην τους κουράσετε ή να τους κάνει να αισθάνονται κακό ότι ήσουν διακοπές και δεν ήταν - αλλά να αποκαλύψετε την ανθρώπινη πλευρά σας. Ενισχύει τις σχέσεις προσωπικού.

Ένα ωραίο άγγιγμα είναι να φέρετε κάτι φθηνό πίσω για τα μέλη της ομάδας, αν είναι πρακτικό. Κουτιά με αλμυρό νερό, μπλουζάκια ή κούπες καφέ όλα δείχνουν ότι σκεφτήκατε για την ομάδα σας και ότι σας ενδιαφέρει.

Συμβουλή Μπόνους: Αποφύγετε τα Social Media "Dead Giveaway"

Είναι καλός ο προγραμματισμός να αφήνει "σχεδόν" όλοι να ξέρουν ότι φεύγετε στις διακοπές. Αλλά σήμερα υπάρχει μια μεγάλη εξαίρεση: τοποθεσίες κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης. Ακολουθούν ορισμένοι δείκτες για τη συνείδηση ​​της ασφάλειας:

• Αντισταθείτε στην ανάγκη να πείτε σε όλους στο Facebook ότι θα φύγετε για δύο εβδομάδες. Δεν θέλετε να εκμεταλλευτείτε την πιθανότητα κάποιος να σπάσει στο σπίτι σας - ή τον τόπο της επιχείρησής σας εάν δεν έχετε κανονικό προσωπικό - ενώ είστε μακριά. Οι κλοπές είναι γνωστό ότι παρακολουθούν τοποθεσίες όπως το Facebook.
• Μην χρησιμοποιείτε τις "εφαρμογές check-in" όπως το Foursquare που σας δείχνουν στο αεροδρόμιο ή το δείπνο σε ένα μακρινό μέρος.
• Αποφύγετε τη μεταφόρτωση διασκεδαστικών οικογενειακών φωτογραφιών από κάποιον απομακρυσμένο προορισμό στο Instagram ή το Twitter ενώ βρίσκεστε μακριά. Αποθηκεύστε τις φωτογραφίες και τις γραφικές περιγραφές αυτής της τέλειου παραλίας στο Maui μέχρι την επιστροφή σας. Οι φωτογραφίες και οι μνήμες θα κρατηθούν. Οι συνάδελφοί σας, οι πελάτες σας, οι φίλοι και η εκτεταμένη οικογένεια θα σας ευχαριστήσουν να ακούτε τις περιπέτειές σας εξίσου καλά όταν είστε πίσω στο σπίτι σας με ασφάλεια.

Φωτογραφία διακοπών μέσω του Shutterstock