Οι συναντήσεις αποτελούν τον κύριο άξονα των επιχειρήσεων - προωθούν αποφάσεις και ενέργειες. Οι πιο παραγωγικές συναντήσεις διαχειρίζονται τα στοιχεία δράσης χωρίς να αφαιρούν χρόνο από άλλα σημαντικά θέματα ημερήσιας διάταξης. Εάν οι ενέργειες δεν διαχειρίζονται σωστά, ο πολύτιμος χρόνος μπορεί να σπαταληθεί συζητώντας εργασίες που δεν ολοκληρώνονται, δεν επιτυγχάνουν τους επιδιωκόμενους στόχους ή δεν φέρνουν αξία στον οργανισμό. Η αποτελεσματική διαχείριση των στοιχείων δράσης μέχρι το κλείσιμο ξεκινά με την ακριβή καταγραφή τους στα πρακτικά της συνάντησης.
$config[code] not foundΟρισμός
Ορίστε σαφώς τις εργασίες, αφήνοντας περιθώρια για παρερμηνείες. Επαναφέρετε τη δράση, όπως τεκμηριώνεται, για να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη συμφωνούν και κατανοούν τι αναμένεται. Αναθέστε την ενέργεια σε κάποιον που είναι παρών στη συνάντηση και ζητήστε από το άτομο αυτό να αναγνωρίσει προφορικά την ευθύνη. Ένα ανεπαρκώς δηλωμένο στοιχείο δράσης που ανατέθηκε σε κάποιον που δεν ήταν παρών όταν τέθηκε το ζήτημα θα μπορούσε να μείνει ανοιχτό απεριόριστα.
Εγγραφή
Χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη μορφή για την εγγραφή συναντήσεων, με μια ενότητα που έχει καθοριστεί ειδικά για μια λίστα στοιχείων δράσης. Η διατήρηση της συμβατότητας του format βοηθά να διασφαλιστεί ότι τα ζητήματα συλλαμβάνονται σωστά ώστε να είναι δυνατή η αποτελεσματική παρακολούθηση. Καταγράψτε τι πρέπει να γίνει, ποιος είναι υπεύθυνος για να βεβαιωθείτε ότι συμβαίνει, την ημερομηνία που τέθηκε το ζήτημα ή την ανάθεση της ενέργειας και την ημερομηνία που αναμένεται να ολοκληρωθεί η ενέργεια. Για κάθε εργασία, έχει ανατεθεί ένας κύριος κάτοχος και ένα άτομο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας - το αντίγραφο ασφαλείας μπορεί να χρησιμεύσει ως συνεργάτης του κύριου κατόχου και να υποστηρίξει την εργασία εάν ζητηθεί.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιανομή
Μην περιμένετε πάρα πολύ για να διανείμετε λεπτά συνάντησης. Εάν κάποιος παίρνει ηλεκτρονικές σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης, τα πρακτικά μπορούν να είναι έτοιμα για διανομή μόλις κλείσει η σύσκεψη ή λίγο αργότερα. Οι καθυστερημένες καθυστερήσεις μπορούν να οδηγήσουν τους συμμετέχοντες να χάσουν την αίσθηση της αμεσότητας. Οι πιο πρόσφατες αναθέσεις δράσης μπορούν στη συνέχεια να έχουν μεγαλύτερη προτεραιότητα από εκείνες που εκδόθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας.
Παρακολούθηση
Χρησιμοποιήστε τη λίστα στοιχείων των ενεργειών για να εντοπίσετε τις αναθέσεις με βάση τις ημερομηνίες λήξης που προσδιορίστηκαν. Εάν η συνάντηση ήταν μέρος μιας κανονικά προγραμματισμένης σειράς, ξεκινήστε την επόμενη συνάντηση με μια επισκόπηση των ανοικτών ενεργειών. Ενημερώστε τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων για να προετοιμάσουν όλα τα απαραίτητα υλικά παρουσίασης για την αναφορά της προόδου. Εάν η συνάντηση ήταν μια μοναδική ή αυτόνομη συνεδρίαση, η παρακολούθηση με τους κατόχους ενέργειας ξεχωριστά ή σε μια νέα συνάντηση εστιάστηκε αποκλειστικά στην παρακολούθηση ενεργειών για το κλείσιμο.
Ορατότητα
Εάν οι ημερομηνίες που χάνονται ή οι αναφερθείσες ενέργειες δεν ανταποκρίνονται στις προσδοκίες, καθιστούν αυτά τα στοιχεία ορατά για τα μέλη της ομάδας. Αναδιανείμετε τη λίστα των στοιχείων δράσης, συμπεριλαμβανομένων γραπτών παρατηρήσεων που εξηγούν με σαφήνεια τι προκάλεσε την καθυστέρηση, γιατί η δράση θεωρήθηκε ανεπαρκής και τι πρέπει να γίνει για να επανέλθουμε στην πορεία. Εάν απαιτείται βοήθεια διαχείρισης για την άρση των οδοφράξεων, προγραμματίστε το χρόνο με τα κατάλληλα μέλη της ομάδας διαχείρισης για να δώσετε μια συνοπτική περίληψη τόσο του προβλήματος όσο και της προτεινόμενης λύσης της ομάδας.
Κλείσιμο
Όταν ολοκληρωθεί μια ενέργεια, ενημερώστε τη λίστα των στοιχείων δράσης προσδιορίζοντας την ημερομηνία κλεισίματος. Ανακατανομήστε τη λίστα στα μέλη της ομάδας, ώστε να μπορούν να δουν ποιες ενέργειες έκλεισαν και πότε. Αφού ο καθένας έχει δει τα κλειστά αντικείμενα, τα καταργήστε από τη λίστα. Τα κλειστά στοιχεία μπορούν να αρχειοθετηθούν ή να διαγραφούν, ανάλογα με τις ανάγκες της ομάδας ή τις προσδοκίες της διοίκησης.
