Η κατανόηση των καθηκόντων και των ευθυνών ενός γραμματέα μπορεί να είναι χρήσιμη για όσους αναζητούν εργασία ως επαγγελματίες γραφείου. Παρά τις αναδυόμενες νέες τεχνολογίες, οι κύριες αρμοδιότητες των γραμματέων εξακολουθούν να επικεντρώνονται στον συντονισμό και την εκτέλεση των διοικητικών δραστηριοτήτων. Ενώ ο μέσος ετήσιος μισθός για γραμματείς το 2008 ήταν 29.050 δολάρια, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ, οι ετήσιοι μισθοί των εκτελεστικών γραμματέων ήταν σημαντικά υψηλότεροι στα 40.030 δολάρια. Οι προβλέψεις δείχνουν ότι η αύξηση της απασχόλησης θα αυξηθεί μέχρι το 2018.
$config[code] not foundΔιαχείριση Επικοινωνιών
Ένα μεγάλο μέρος του ρόλου του γραμματέα είναι ο συντονισμός των επικοινωνιών για ένα γραφείο. Αυτό συμβαίνει μέσω ποικίλων πηγών, όπως τηλέφωνο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Internet και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Οι γραμματείς δημιουργούν υπολογιστικά φύλλα, σχεδιάζουν και επεξεργάζονται αλληλογραφία και αναφορές και προετοιμάζουν παρουσιάσεις χρησιμοποιώντας το λογισμικό έκδοσης desktop. Αυτές οι ευθύνες μπορούν να περιλαμβάνουν ειδικά καθήκοντα όπως τη δημιουργία ενημερωτικού δελτίου για το προσωπικό ή τους πελάτες, τη σύνταξη επιστολών, τη δρομολόγηση τηλεφωνικών κλήσεων στα κατάλληλα μέρη, την αποστολή φαξ και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το άνοιγμα και τη διανομή αλληλογραφίας στο γραφείο.
Χρονοδρομολόγηση
Οι γραμματείς διατηρούν συχνά χρονοδιαγράμματα για προσωπικό υψηλού επιπέδου. Χρησιμοποιούν προγράμματα υπολογιστών για να προγραμματίσουν ραντεβού στο ημερολόγιο ενός εκτελεστικού και να βεβαιωθούν ότι τα στελέχη γνωρίζουν τις αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα μιας δεδομένης ημέρας. Επιπλέον, οι γραμματείς κάνουν επιχειρηματικές και προσωπικές ρυθμίσεις ταξιδιού για το ανώτερο προσωπικό του οργανισμού. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κρατήσεις πτήσεων, κράτηση δωματίων και ενοικίαση οχημάτων. Για επαγγελματικά ταξίδια, ένας γραμματέας μπορεί να χρειαστεί να προετοιμάσει ένα δρομολόγιο που να περιγράφει λεπτομερώς την ημερήσια διάταξη ενός εκτελεστικού για όλη τη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού ή ενός συνεδρίου.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠρομήθεια και συντήρηση εξοπλισμού
Πολλοί γραμματείς παρακολουθούν τις προμήθειες που χρησιμοποιούνται στο γραφείο και τις ανακατεύουν από τους πωλητές σε τακτική βάση. Μπορούν επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη λειτουργία και τη βασική συντήρηση ενός ποικίλου εξοπλισμού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων φαξ, φωτοαντιγραφικών συσκευών και σαρωτών. Οι γραμματείς είναι ολοένα και πιο υπεύθυνοι για την επίλυση προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν με τον εξοπλισμό. Κάνουν κλήσεις σε προμηθευτές για επισκευές ή ανταλλακτικά εξοπλισμού.
2016 Πληροφορίες για τους μισθούς των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών
Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν ένα μέσο ετήσιο μισθό ύψους 38.730 δολαρίων το 2016, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Στο χαμηλό τέλος, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν 25ο εκατοστημόριο μισθό ύψους 30.500 δολαρίων, δηλαδή 75 τοις εκατό κέρδισαν περισσότερο από αυτό το ποσό. Ο μισθός του 75ου εκατοστημορίου είναι $ 48.680, δηλαδή 25% κερδίζουν περισσότερα. Το 2016, 3.990.400 άτομα απασχολήθηκαν στις Η.Π.Α. ως γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί.
