Ενώ πολλές επιχειρήσεις και σχολεία βασίζονται περισσότερο στην ηλεκτρονική επικοινωνία, ορισμένοι εξακολουθούν να προσφέρουν ταχυδρομικές θυρίδες που χειρίζονται κάθε ταχυδρομική αλληλογραφία που εισέρχεται και εξέρχεται. Μια αίθουσα αλληλογραφίας είναι παρόμοια με ένα προσωπικό ταχυδρομείο για την επιχείρηση ή το σχολείο. Εκείνοι που εργάζονται στην αίθουσα αλληλογραφίας κάνουν πολλά από τα ίδια πράγματα που κάνουν οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι.
Εξωτερική αλληλογραφία
Μία από τις βασικές λειτουργίες μιας αίθουσας αλληλογραφίας είναι να χειρίζεται το σύνολο της εξωτερικής αλληλογραφίας για την εταιρεία ή το σχολείο. Το ταχυδρομείο παραδίδει όλη την αλληλογραφία για την τοποθεσία στην αίθουσα αλληλογραφίας και συλλέγει όλα τα εξερχόμενα μηνύματα. Οι υπάλληλοι της αίθουσας αλληλογραφίας ταξινομούν όλη την αλληλογραφία έτσι ώστε να μπορούν να φτάσουν στους αποδέκτες τους. Σε ορισμένα σημεία, οι υπάλληλοι του ταχυδρομείου παραδίδουν το ταχυδρομείο απευθείας σε κάθε τμήμα, ενώ άλλοι απαιτούν από κάποιον από το τμήμα να έρθει να παραλάβει το ταχυδρομείο.
$config[code] not foundΕσωτερικό ταχυδρομείο
Πολλές εταιρείες βασίζονται στη χρήση εσωτερικού ταχυδρομείου για να στέλνουν αλληλογραφία και γραφική εργασία εμπρός και πίσω. Οι εργαζόμενοι τοποθετούν τα έγγραφα σε ειδικά φακέλους διαφóρων και τα απευθύνονται στο συγκεκριμένο άτομο και τμήμα. Οι υπάλληλοι του Mailroom είτε παραλαμβάνουν το αλληλογραφικό ταχυδρομείο από τα τμήματα ή τους υπαλλήλους των τμημάτων, φέρνουν το αλληλογραφικό ταχυδρομείο στην ταχυδρομική αίθουσα για διανομή. Σε ορισμένες εταιρείες, οι υπάλληλοι του ταχυδρομείου πραγματοποιούν τις παραδόσεις, ενώ άλλοι χρειάζονται τμήματα για να ελέγξουν για το δικό τους αλληλογραφικό ταχυδρομείο στην αλληλογραφία.
Ταχυδρομικά τέλη
Ειδικά στα μεγαλύτερα σχολεία και επιχειρήσεις, η αίθουσα αλληλογραφίας είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση ότι όλα τα εξερχόμενα ταχυδρομεία έχουν τα κατάλληλα ταχυδρομικά τέλη. Συγκεκριμένα, τα σχολεία θεωρούνται συχνά μη κερδοσκοπικά και μερικές φορές απολαύουν ειδικών ταχυδρομικών τελών. Οι υπάλληλοι του ταχυδρομείου ελέγχουν όλο το εξερχόμενο ταχυδρομείο και του δίνουν τα κατάλληλα ταχυδρομικά τέλη βάσει του σκοπού του σε σχέση με την επιχείρηση. Οι εργαζόμενοι σταθμίζουν επίσης τα πακέτα και καθορίζουν το κόστος αποστολής για τη ναυτιλία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει τον δικό της μετρητή, ο οποίος επιτρέπει στην εταιρεία να εξοικονομεί χρήματα με την καταβολή ακριβών ταχυδρομικών τελών σε όλα, από γράμματα σε μεγάλα πακέτα.
Άλλοι μεταφορείς
Ενώ η αίθουσα αλληλογραφίας είναι ως επί το πλείστον υπεύθυνη για την εσωτερική αλληλογραφία και οτιδήποτε εισέρχεται ή εξέρχεται από το ταχυδρομείο, συνήθως ασχολείται και με άλλους φορτωτές. Οτιδήποτε αποστέλλεται στην επιχείρηση περνάει πρώτα από την αίθουσα ταχυδρομείου πρώτα. Αυτό σημαίνει ότι το προσωπικό της αποστολής συχνά αφήνει τα πακέτα τους μακριά στην αίθουσα αλληλογραφίας αντί να προσπαθεί να εντοπίσει πού το πακέτο ανήκει στην πραγματικότητα. Ομοίως, εάν κάποιος λάβει ένα πακέτο που δεν του ανήκει, μπορεί να το πάει στο χώρο αλληλογραφίας για να το φτάσει στον κατάλληλο προορισμό του.
Εξυπηρέτηση πελατών
Εκτός από την αντιμετώπιση των ταχυδρομικών εργαζομένων και του λοιπού ναυτιλιακού προσωπικού, οι υπάλληλοι του ταχυδρομείου συχνά αλληλεπιδρούν με άλλους εργαζόμενους στο σχολείο ή την επιχείρηση, καθώς και με τους μαθητές σε ένα σχολείο. Σε περιπτώσεις όπου η θυρίδα αλληλογραφίας απλά ταξινομεί τα μηνύματα σε μεμονωμένα γραμματοκιβώτια, οι σπουδαστές και οι υπάλληλοι έρχονται να πάρουν το ταχυδρομείο τους. Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, όπως κάτι που δεν έχει φτάσει ή κάποιο πρόβλημα με την πρόσβαση στα μηνύματα, εναπόκειται στον υπάλληλο της αίθουσας αλληλογραφίας να χειρίζεται οποιεσδήποτε ερωτήσεις και αντιμετώπιση προβλημάτων. Η δουλειά σε μια αίθουσα αλληλογραφίας απαιτεί καλές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών, ώστε όλοι να ικανοποιούνται
