Πιθανότατα χρησιμοποιείτε ήδη το "σύννεφο" (δηλ. Πηγαίνετε στο διαδίκτυο) για να χειριστείτε ορισμένες πτυχές της επιχείρησής σας.
Αλλά όπως εξηγεί ο Thomas Hansen, Αντιπρόεδρος της Microsoft Worldwide SMB, ακόμα και αν είστε πωλημένοι για τα οφέλη του σύννεφου, μπορεί να φαίνεται τρομακτικό να ξεκινήσετε - ή να κάνετε περισσότερα.
Υποστηρίζει τη λήψη διαδοχικών βημάτων. Ξεκινήστε μικρό. Τότε κάνουμε περισσότερα με την πάροδο του χρόνου.
$config[code] not foundΈτσι σκέφτηκα ότι θα βασιστώ σε αυτήν την ιδέα, περιγράφοντας 10 πράγματα που μπορείτε να κάνετε - ξεκινώντας σήμερα - για να πηδήσετε στο σύννεφο ή να αυξήσετε τη χρήση των εφαρμογών σύννεφο. Επιλέξτε μερικά από αυτά τα τακτικά βήματα και μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας πιο αποτελεσματικά και συχνά να μειώσετε το κόστος:
1) Ορίστε την προεπιλεγμένη θέση αποθήκευσης αρχείων στο Cloud
Είναι ένα πράγμα να μιλάμε για κεντρική αποθήκευση αρχείων στο διαδίκτυο. Αλλά είναι εντελώς διαφορετικό αν εσείς και το προσωπικό σας πρέπει να λάβετε επιπλέον βήματα για να μεταφέρετε αρχεία σε online πλατφόρμα αποθήκευσης cloud όλες τις ώρες.
Σκέψου το. Αν εσείς και το προσωπικό σας σώζετε πρώτα έναν τοπικό σκληρό δίσκο ή μια συσκευή, θα χρειαστεί διπλάσια προσπάθεια για να γυρίσετε και να αποθηκεύσετε αργότερα αυτά τα αρχεία στην αποθήκευση του cloud file.
Αλλά μπορείτε να "το ρυθμίσετε και να το ξεχάσετε" έτσι δεν χρειάζεται να κάνετε κάποια επιπλέον βήματα. Και τα σημαντικά αρχεία της εταιρείας σας θα υποστηρίζονται αυτόματα στη διαδικασία.
Απλώς ρυθμίστε τους υπολογιστές σας έτσι ώστε η προεπιλεγμένη τοποθεσία κάθε μέλους του προσωπικού να αποθηκεύει αρχεία είναι η λύση της online αποθήκευσης της εταιρείας της επιλογής σας.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft OneDrive ως λύση αποθήκευσης σύννεφο, είναι εύκολο να το διαμορφώσετε στα Windows 8. Κάντε κλικ στις "Ρυθμίσεις PC" και θα πρέπει να δείτε ένα στοιχείο μενού για το OneDrive. Από εκεί μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί on / off για να κάνετε το OneDrive την προεπιλεγμένη θέση σας για αποθήκευση αρχείων.
Ή κάντε online αναζήτηση για οδηγίες σχετικά με τον τρόπο αλλαγής της πλατφόρμας επιλογής στη συγκεκριμένη συσκευή σας. Είναι δυνατό να ορίσετε την αποθήκευση cloud ως την προεπιλεγμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πολλές συσκευές.
2) Πηγαίνετε για το χαμηλό κρέμασμα φρούτων: Cloud Based Email και τα έγγραφα
Ένα άλλο λογικό σημείο για να ξεκινήσετε είναι να υιοθετήσετε μια πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εγγράφων με βάση το σύννεφο, όπως το Office 365. Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, επιτρέψτε μου να σας πω, τα επιχειρηματικά οφέλη είναι αρκετά συναρπαστικά.
Πρώτον, βοηθάει στην προσωπική παραγωγικότητα του εαυτού σας και της ομάδας σας. Εάν χρησιμοποιείτε πολλαπλές συσκευές (όπως το κάνω!), Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα τύπου γραφείου και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιείτε. Πηγαίνοντας σε ένα συνέδριο και παίρνοντας μαζί σας το laptop ή το tablet σας; Με μια πλατφόρμα παραγωγικότητας cloud όπως το Office 365, έχετε όλα όσα χρειάζεστε απλά συνδεθείτε. Δεν θα χρειαστεί ξανά να μεταφέρετε αρχεία από μονάδες αντίχειρα ή να συγχρονίσετε αργότερα συσκευές.
Δεύτερον, βοηθάει στην ομαδική συνεργασία. Στην επιχείρησή μου τα περισσότερα μέλη της ομάδας εργάζονται μακριά από τα σπίτια τους. Παρόλα αυτά, μπορούμε όλοι να έχουμε πρόσβαση σε αρχεία και ίδια εργαλεία, μόνο συνδέοντας με ένα πρόγραμμα περιήγησης ή μια εφαρμογή για κινητά.
Για παράδειγμα, χρησιμοποιούμε εκτεταμένα τα κοινόχρηστα ημερολόγια. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να παρακολουθούμε τις προθεσμίες των εταιρειών που επηρεάζουν ή εμπλέκουν πολλούς ανθρώπους και τμήματα, συγκεντρώνουν τις υπενθυμίσεις και βλέπουν τη διαθεσιμότητα του προγράμματος με μια ματιά.
Χρησιμοποιούμε επίσης κοινή χρήση εγγράφων - κυριολεκτικά καθημερινά. Αυτό που κάνουμε είναι να πραγματοποιούμε συναντήσεις μέσω τηλεδιάσκεψης ή τηλεδιάσκεψης και στη συνέχεια η ομάδα εξετάζει και επεξεργάζεται ένα ενιαίο έγγραφο ενώ βρισκόμαστε στο συνέδριο. Ή παίρνουμε σημειώσεις συνάντησης σε ένα κεντρικό κοινό έγγραφο. Εξασφαλίζει πολύ χρόνο. Δεν χρειάζεται να μεταφέρετε τις σημειώσεις συνάντησης αργότερα. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για ποια έκδοση του εγγράφου είναι η πιο πρόσφατη, επειδή όλοι δημιουργούμε και επεξεργαζόμαστε το ίδιο έγγραφο.
Επιπλέον, μπορείτε να κατανέμετε το κόστος κάθε μήνα. Δεν υπάρχει μεγάλη μπροστινή χρέωση άδειας - είναι πολύ πιο εύκολο να υπολογιστεί και να αντέξει οικονομικά.
3) Δημιουργήστε ένα κεντρικό σύστημα αρχειοθέτησης online
Αφού εξοικονομήσετε όλοι στο σύννεφο, χρειάζεστε έναν απλό τρόπο για την ομάδα σας να βρει αυτό που υπάρχει για κοινά αρχεία.
Για να γίνει αυτό, δημιουργήστε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης. Οργανώστε τον αυξανόμενο αριθμό εγγράφων και αρχείων που δημιουργεί η επιχείρησή σας καθημερινά.
Χρησιμοποιήστε μια σειρά φακέλων με σαφή σήμανση. Οργανώνετε την εργασία σας με έργα; Από πελάτες; Με τμήματα; Δημιουργήστε ένα σύστημα που έχει νόημα για την επιχείρησή σας.
Με ένα σύστημα αρχειοθέτησης σε ολόκληρη την εταιρεία, η ομάδα σας θα εξοικονομήσει πολλές ώρες που διαφορετικά θα ξοδεύουν την αναζήτηση αντικειμένων ή την αντιγραφή προσπαθειών επειδή δεν μπορούν να βρουν κάτι.
4) Ενθαρρύνετε τους Πελάτες και τους Εργολάβους να μοιράζονται μέσω του Cloud
Πόσες φορές βρίσκετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχεία εμπρός και πίσω; Στη συνέχεια, θα πρέπει να κάνετε κυνηγητό μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα για να βρείτε ένα αρχείο που χρειάζεστε.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με την κοινή χρήση αρχείων απευθείας μέσω του cloud.
Μπορεί να μην είστε σε θέση να "αναγκάσετε" τρίτους να χρησιμοποιήσουν την πλατφόρμα κοινής χρήσης του cloud, γιατί να μην το ρωτήσετε; Γρήγορα δηλώστε τα οφέλη, όπως "Μας αρέσει να μοιραζόμαστε και να επεξεργάζεστε αρχεία σε OneDrive ή Dropbox ή άλλη πλατφόρμα, επειδή εξοικονομεί χρόνο το κυνήγι μέσω e-mail. Θα μπορούσα να το μοιραστώ μαζί σας εκεί; "
Μερικοί δεν θα είναι άνετοι να μοιράζονται αρχεία με αυτόν τον τρόπο. Αλλά μπορεί να εκπλαγείτε αν το αναφέρετε ως επιλογή.
5) Χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικές εφαρμογές υπογραφής
Στέλνετε ή λαμβάνετε πολλά έγγραφα που χρειάζονται υπογραφές; Εάν ναι, εσείς και η ομάδα σας ξοδεύετε πολύ χρόνο με email, εκτύπωση, υπογραφή, σάρωση, αποστολή φαξ - ξέρετε το τρυπάνι.
Ακολουθεί μια συμβουλή: ελέγξτε τις εφαρμογές ηλεκτρονικής υπογραφής που βασίζονται σε σύννεφο. Σκεφτείτε, Hello Sign ή DocuSign. Υπάρχουν πολλές άλλες επιλογές ηλεκτρονικής υπογραφής εκεί έξω.
Εξοικονομούν χρόνο. Όχι μόνο αυτό, οι εφαρμογές ηλεκτρονικής υπογραφής απομακρύνονται από τον παράγοντα αναβλητικότητας επειδή μπορείτε να υπογράψετε ένα έγγραφο αμέσως, ακόμα και όταν βρίσκεστε στο δρόμο, αντί να περιμένετε μέχρι να βρίσκεστε κοντά στον εκτυπωτή ή τη συσκευή φαξ.
Επίσης, απομακρύνουν μεγάλο μέρος της ταλαιπωρίας των κυκλοφορούντων εγγράφων για υπογραφή. Στρέφουν έγγραφα σε όλα τα μέρη για υπογραφές, ακόμα και να στείλουν υπενθυμίσεις.
6) Δημιουργήστε βιβλιοθήκες ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων στο Cloud
Επιτρέψτε μου να σας ρωτήσω μια ερώτηση: Πόσο χρόνο περάσετε το κυνήγι ή τη διαβίβαση ψηφιακών στοιχείων της εταιρείας;
Μιλάω για το λογότυπό σας, το φυλλάδιο που πήρατε στο περίπτερο πριν από λίγα χρόνια, το πρότυπο παρουσίασης του πίνακα που χρησιμοποιήσατε πέρυσι, το τυφλό σας έντυπο αξιολόγησης επιδόσεων, οι επίσημες φωτογραφίες της εταιρείας, τα εκτελεστικά bios, τα κιτ τύπου και άλλα περιουσιακά στοιχεία.
Αν η επιχείρησή σας είναι κάτι σαν το δικό μου ήταν, ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο να σκάβετε γύρω από αυτό το είδος υλικού.
Δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη ψηφιακών στοιχείων. Ρυθμίστε έναν κεντρικό κοινόχρηστο φάκελο ή φακέλους στην πλατφόρμα αποθήκευσης cloud. Τώρα αυτά τα στοιχεία θα είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε στην ομάδα σας που τις χρειάζεται, οπουδήποτε και οποτεδήποτε. Δεν θα χρειαστεί να τα κυνηγήσουν ή να ενοχλήσουν κάποιον άλλο για να τα βρουν.
7) Μετατρέψτε ένα σημαντικό επιχειρηματικό σύστημα στο σύννεφο
Δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζετε όλα τα επιχειρηματικά σας συστήματα και να μεταφέρετε τα πάντα στο σύννεφο ταυτόχρονα. Ξεκινήστε εξετάζοντας τα τρία πιο σημαντικά συστήματα. Αυτά μπορεί να είναι τα QuickBooks, η βάση δεδομένων των επαφών σας και το σύστημα διαχείρισης απογραφής.
Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε τοπικές εκδόσεις ή εκδόσεις που βασίζονται σε επιτραπέζιους υπολογιστές αυτών των συστημάτων, ξεκινήστε να αξιολογείτε τα οφέλη των εκδόσεων που βασίζονται σε σύννεφο (online). Με τις εκδόσεις σύννεφο, θα κερδίσετε πολλά από την άποψη της ικανότητας για ολόκληρη την ομάδα να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες και να συνεργάζεται καλύτερα. Και τα συστήματα σύννεφο διευκολύνουν τη μεταφορά δεδομένων από το ένα σύστημα στο άλλο, εξαλείφοντας την διπλή καταχώρηση δεδομένων και την επίδραση σιλοποίησης των πληροφοριών που απομονώνονται σε ένα σύστημα.
Ποιά εφαρμογή θα παραδώσει το μεγαλύτερο κτύπημα μεταβαίνοντας στο σύννεφο; Αυτό είναι το ερώτημα που πρέπει να τεθεί.
8) Επιμείνετε στην Cloud-Updated Προστασία Malware για όλους τους Εργαζομένους
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους.
Οι μεγάλες επιχειρήσεις διαθέτουν συνήθως ένα τμήμα πληροφορικής της εταιρείας το οποίο δημιουργεί ένα εταιρικό δίκτυο με διασφαλίσεις όπως προστασία κακόβουλων προγραμμάτων.
Ωστόσο, οι μικρές επιχειρήσεις ενδέχεται να μην διαθέτουν δίκτυο.
Ή μια μικρή επιχειρηματική ομάδα συχνά συνεργάζεται με άτομα που δεν βρίσκονται στο δίκτυό τους. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να συνδεθούν από τις δικές τους συσκευές από το σπίτι, χρησιμοποιώντας το δημόσιο σύννεφο. Είναι απλά συνδεθείτε μέσω του Διαδικτύου.
Επομένως, είναι σημαντικό όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στα συστήματά σας ή στα δεδομένα σας ή μοιράζονται αρχεία, έχουν προστασία από κακόβουλα προγράμματα ενημερωμένα τακτικά με νέες υπογραφές κακόβουλου λογισμικού μέσω του cloud.
Η Microsoft προσφέρει ένα ενσωματωμένο προϊόν Windows Defender για επιτραπέζιους υπολογιστές και συσκευές που βασίζονται σε Windows και είναι δωρεάν. Βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη. Ή έχετε στη διάθεσή σας μια άλλη δυνατότητα προστασίας από κακόβουλο λογισμικό.
Επίσης, όταν τα Windows 10 θα κυκλοφορήσουν αργότερα αυτό το έτος, θα έχουν προσθέσει χαρακτηριστικά ασφαλείας ενσωματωμένα μέσω του Windows Update. Τα Windows 10 θα προσφέρουν επίσης μια επιλογή που ονομάζεται Windows Update for Business. Αυτό θα παρέχει ταχύτερη πρόσβαση σε ενημερώσεις ασφαλείας και κρίσιμες επιδιορθώσεις και έλεγχο της ανάπτυξης ενημερώσεων για διαχειριστές πληροφορικής. Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε τμήμα πληροφορικής, θα είναι σε θέση να παραδίδει διορθώσεις σε απομακρυσμένες τοποθεσίες, χρησιμοποιώντας περιορισμένο εύρος ζώνης.
9) Εγκαταστήστε ένα σύστημα τηλεφώνου που βασίζεται σε σύννεφο
Εξετάστε είτε μια τηλεφωνική υπηρεσία φωνητικού τηλεφωνητή (VOIP) είτε ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο και σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου που βασίζονται σε λογισμικό.
Με τα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο, αποκτάτε την δυνατότητα για τους απομακρυσμένους εργαζομένους να έχουν πρόσβαση σε ένα κεντρικό τηλεφωνικό σύστημα - με πολύ χαμηλό κόστος. Για τις μικρές επιχειρήσεις με απομακρυσμένους εργαζόμενους ή εκείνους που εργάζονται από το σπίτι, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Ακόμα κι αν τα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούν τις δικές τους κινητές συσκευές, μπορείτε ακόμα να συνδέσετε όλους σε κεντρικές επεκτάσεις και κουτιά τηλεφωνητή της εταιρείας.
Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε μια επαγγελματική εντύπωση με τη μορφή ενός αυτόματου φωνητικού χαιρετισμού.
Τα μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου μπορούν να δρομολογηθούν ως αρχεία ήχου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορούν να προωθούνται σε άλλα μέλη της ομάδας.
Παίρνετε επίσης στατιστικά στοιχεία χρήσης για να σας βοηθήσουμε να δείτε πώς η ομάδα σας χρησιμοποιεί το τηλέφωνο - τέλεια για τη διαχείριση μιας λειτουργίας υποστήριξης πελατών, για παράδειγμα.
10) Χρησιμοποιήστε Συναντήσεις Βίντεο
Τέλος, αλλά σίγουρα όχι λιγότερο σημαντικό, να κάνετε ευρεία χρήση εικονικών συναντήσεων μέσω βίντεο. Εάν τα χρησιμοποιείτε ήδη, φανταστικά - κάντε περισσότερα από αυτά.
Το βίντεο αποδίδει τον αντίκτυπο της προσωπικής αλληλεπίδρασης στους πελάτες και τις προοπτικές των πωλήσεων, χωρίς να επιβαρύνει τα προσωπικά ταξίδια.
Οι συναντήσεις βίντεο είναι επίσης εξαιρετικές για την ομάδα. Οι άνθρωποι που εργάζονται από το σπίτι ή βρίσκονται σε διαφορετικά γραφεία μπορεί να αισθάνονται απομονωμένοι. Αυτό μπορεί να είναι αποθαρρυντικό. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων είναι χρήσιμα, αλλά δεν υποκαθιστούν την ακρόαση της φωνής ενός μέλους της ομάδας ή το χαμόγελο του αφεντικού. Το βίντεο κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται ότι συμπεριλαμβάνονται. Εξομαλύνει τον τρόπο συνεργασίας.
Πολλές μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το Skype επειδή είναι δωρεάν και τόσοι πολλοί άνθρωποι το χρησιμοποιούν για προσωπικούς σκοπούς που ήδη είναι εξοικειωμένοι με αυτό. Όποια και αν είναι η λύση για τη διάσκεψη που επιλέγετε, απλά το κάνετε.
Ελπίζω ότι αυτές οι 10 ιδέες θα σας ωθήσουν να κάνετε περισσότερα με το σύννεφο - ή να επιβεβαιώσετε ότι η επιχείρησή σας είναι σε καλή κατάσταση όταν πρόκειται για το σύννεφο.
Μην αντιμετωπίσετε αμέσως όλα αυτά. Απλά επιλέξτε ένα ή δύο - και ξεκινήστε.
Τη στιγμή της γραφής της, η Anita Campbell συμμετέχει στο Πρόγραμμα Πρεσβευτών Microsoft Small Business.
Χαμηλής Κρέμασης Φρούτα Φωτογραφία μέσω Shutterstock
3 Σχόλια ▼
