Ένας υπάλληλος γραφείου είναι υπεύθυνος για την καλή λειτουργία ενός γραφείου. Ο τυπικός υπάλληλος γραφείου φοράει πολλά καπέλα και μετοχές σε μια ποικιλία ευθυνών, που κυμαίνονται από τα γενικά καθήκοντα γραφείου μέχρι την εξυπηρέτηση των πελατών. Αυτή η ευέλικτη καριέρα απαιτεί ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια. Αν σας αρέσει να οργανώνετε τα πάντα και όλους γύρω σας, θα αγαπήσετε την κληρική εργασία. Αν αυτό ακούγεται σαν εσένα, εδώ είναι όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζεις για τα καθήκοντα και τις ευθύνες των υπαλλήλων.
$config[code] not foundΠεριγραφή γραφείου
Οι υπάλληλοι εκτελούν βασικά διοικητικά και λειτουργικά καθήκοντα για μια εταιρεία. Σκεφτείτε αυτό το ρόλο ως το πρόσωπο που κρατά το γραφείο οργανωμένο και λειτουργεί ομαλά. Τι κάνει ένας υπάλληλος γραφείου σε καθημερινή βάση; Ο υπάλληλος είναι συνήθως υπεύθυνος για την απάντηση στα τηλέφωνα, τη διατήρηση των συστημάτων αρχειοθέτησης, την υποβοήθηση του προγραμματισμού, το χειρισμό των παραδόσεων και την εισαγωγή δεδομένων, μεταξύ άλλων καθηκόντων. Λόγω της ποικιλίας των καθηκόντων που εμπλέκονται στην κληρονομική εργασία, θα πρέπει να είστε καλά οργανωμένοι και λεπτομερείς προσανατολισμένοι εάν επιλέγετε αυτό το επάγγελμα.
Μια άλλη σημαντική πτυχή της γραφικής εργασίας είναι η εξυπηρέτηση των πελατών. Ένας υπάλληλος γραφείου είναι συνήθως ο άνθρωπος που απαντά σε τηλέφωνα και λαμβάνει ανθρώπους στην πόρτα ενός γραφείου. Αποτελείτε το πρώτο σημείο επαφής για πελάτες, πελάτες και επενδυτές. Όντας σε έναν ρόλο που αντιμετωπίζει ο πελάτης, πρέπει να έχετε ισχυρές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών για να ευδοκιμήσετε ως υπάλληλος γραφείου.
Καθήκοντα υπαλλήλων
Τα απαιτούμενα καθήκοντα γραφείου ποικίλλουν ανάλογα με την ημέρα και τον εργοδότη. Ωστόσο, υπάρχουν μερικές βασικές αρχές για να καταλάβετε αν ψάχνετε για δουλειά στον τομέα αυτό:
- Απάντηση στα τηλέφωνα: Οι περισσότεροι υπάλληλοι γραφείου αναμένεται να βοηθήσουν με το τηλεφωνικό σύστημα γραφείου. Αυτό το καθήκον περιλαμβάνει ερωτήσεις πεδίου, μεταφορά κλήσεων, αναμονή κλήσεων, λήψη μηνυμάτων και παραγγελιών, αποστολή καλούντων στο τηλεφωνητή και διαχείριση ταυτόχρονα πολλαπλών εισερχόμενων κλήσεων. Τελικά, η απάντηση στα τηλέφωνα απαιτεί οργάνωση, υπομονή και ισχυρές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών.
- Εκτύπωση και αποστολή φαξ: Το γραφείο είναι συνήθως υπεύθυνο για την εκτύπωση και την αποστολή φαξ. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με την παραγωγή αντιγράφων, τη λειτουργία ενός φαξ και την αλλαγή κασετών εκτυπωτή.
- Υποβολή: Οι υπάλληλοι συχνά είναι υπεύθυνοι για τη συντήρηση και την οργάνωση του συστήματος αρχειοθέτησης γραφείου. Συνήθως τα αρχεία τοποθετούνται αλφαβητικά. Τα αρχεία θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν έντυπα πρόσληψης, τιμολόγια, παραγγελίες και καταγγελίες.
- Υπολογιστές και εισαγωγή δεδομένων: Ο υπάλληλος γραφείου πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται έναν υπολογιστή σε βασικό επίπεδο. Είναι δυνατή η διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η εισαγωγή δεδομένων, το ημερολόγιο και η προγραμματισμένη εφαρμογή, η εκτύπωση και οι εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου όπως το Microsoft Word. Θα είστε πιθανότατα υπεύθυνος για τουλάχιστον κάποια εισαγωγή δεδομένων. Κάθε επιχείρηση έχει το δικό της σύστημα συλλογής και συντήρησης δεδομένων και παρέχει εκπαίδευση σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος. Για παράδειγμα, αν εργάζεστε σε μια υπηρεσία προσλήψεων, θα μπορούσατε να είστε υπεύθυνοι για την εισαγωγή δεδομένων νέων ταλέντων στο σύστημα διαχείρισης δεδομένων γραφείου.
- Αποστολή και λήψη πακέτων: Συνήθως, οι υπάλληλοι είναι το σημείο εισόδου στην επιχείρηση. Παίρνετε και στέλνετε πακέτα και ίσως ασχολείστε με τη διαλογή και την παράδοση αλληλογραφίας στα γραφεία των συνεργατών σας.
- Ημερολόγιο και προγραμματισμός: Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας υπάλληλος γραφείου είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό και τη διατήρηση του ημερολογίου γραφείου. Ανάλογα με το μέγεθος του γραφείου σας, μπορείτε ακόμη και να κάνετε κράτηση για τους ανώτερους υπαλλήλους.
Απαιτήσεις μισθού εργασίας και εκπαίδευσης
Τα δεδομένα από τη PayScale δείχνουν ότι ένας υπάλληλος γραφείου κερδίζει έναν μέσο μισθό ύψους $ 33.000, με μέση ωριαία αμοιβή $ 13.33. Δεν χρειάζεστε πτυχίο για να γίνετε υπάλληλος γραφείου. Ενώ κάποιες γραμματικές θέσεις όπως αυτή του εκτελεστικού βοηθού μπορεί να απαιτούν βαθμό κολλεγίων, πολλοί δεν το κάνουν. Επιδεικνύοντας ότι έχετε τις κατάλληλες δεξιότητες, μπορείτε να αποκτήσετε μια εργασία γραφείου χωρίς καμία εκπαίδευση κολλεγίων καθόλου. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να υπάρχει δίπλωμα γυμνασίου.
