Τα καθήκοντα μιας γραμματείας περιλαμβάνουν πολλά άτομα που εκτελούν καθημερινά διοικητικά καθήκοντα για έναν οργανισμό. Κυβερνητικά, εκπαιδευτικά και άλλα μεγάλα ιδρύματα χρησιμοποιούν ένα τμήμα γραμματείας. Οι υποχρεώσεις περιλαμβάνουν το χειρισμό των ανθρωπίνων πόρων και θέματα προσωπικού. Ανάλογα με τον οργανισμό, η γραμματεία διαχειρίζεται τα οικονομικά της εταιρείας, είναι υπεύθυνη για το σχεδιασμό γραφείων και διαχειρίζεται τη βάση δεδομένων της εταιρείας.
$config[code] not foundΑνθρώπινο δυναμικό
Ένα από τα καθήκοντα μιας γραμματείας είναι η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού μέσα σε έναν οργανισμό. Ορισμένοι υπάλληλοι γραμματείας χειρίζονται τις προσλήψεις προσωπικού. Άλλοι διατηρούν αρχεία προσωπικού για τρέχοντες υπαλλήλους και βεβαιώνουν ότι όλες οι πληροφορίες είναι τρέχουσες. Το προσωπικό της Γραμματείας επεξεργάζεται επίσης εσωτερικές αιτήσεις για αιτήσεις προώθησης θέσεων εργασίας ή ειδική τοποθέτηση. Τα μέλη του προσωπικού εισάγουν όλες τις πληροφορίες προσωπικού χαρακτήρα σε μια οργανωτική βάση δεδομένων, η οποία πρέπει να διατηρείται σε ισχύ ανά πάσα στιγμή. Οι πρόσθετες ευθύνες περιλαμβάνουν την επανεκχώρηση υπαλλήλων που επιστρέφουν από ειδικές αποστολές.
Εκτέλεση
Τα καθήκοντα μιας γραμματείας περιλαμβάνουν την εφαρμογή πολιτικών όπως εκδίδονται από το διοικητικό όργανο ενός οργανισμού. Η γραμματεία δεν διαθέτει εξουσίες λήψης αποφάσεων. Το προσωπικό της Γραμματείας χειρίζεται θέματα μετά την παρουσίασή τους και την αναγνώρισή τους από τη διοίκηση. Το 2004, το προσωπικό της γραμματείας του Ηνωμένου Βασιλείου άρχισε να επανασχεδιάζει γραφεία εντός του οργανισμού σε περιβαλλοντικά βιώσιμα υλικά μόνο αφού έλαβε επίσημη εντολή. Το προσωπικό της Γραμματείας επικαιροποιεί τη διαχείριση δεδομένων και τις τεχνικές χρηματοδότησης που υπαγορεύουν οι οργανωτικές ανάγκες.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΜέσα ενημέρωσης / δημόσιες σχέσεις
Η διεκπεραίωση των αιτήσεων μέσων είναι άλλο καθήκον γραμματείας. Τα μέλη του προσωπικού ενημερώνουν τα μέσα μαζικής ενημέρωσης σχετικά με την εργασία που εκτελείται από τον οργανισμό και τις επερχόμενες εκδηλώσεις. Η γραμματεία διοργανώνει διασκέψεις και εντοπίζει πιθανές πηγές χρηματοδότησης. Το προσωπικό της Γραμματείας χειρίζεται ερωτήσεις και ανησυχίες από οργανωτικούς πελάτες, επενδυτές ή συνεργάτες. Το προσωπικό μεταφράζει επίσης υλικά που έχουν υποβληθεί ή διανεμηθεί από τον οργανισμό τους. Η γραμματεία χειρίζεται τη δημοσίευση ενημερωτικών δελτίων για τους υπαλλήλους της οργάνωσης και το ευρύ κοινό. Η διοίκηση παρακολουθεί στενά και ελέγχει όλες τις πληροφορίες που εκδίδει το προσωπικό της γραμματείας.
Παρακολούθηση τάσεων
Τα καθήκοντα γραμματείας περιλαμβάνουν την παρακολούθηση της τάσης. Το προσωπικό της Γραμματείας συλλέγει δεδομένα που τεκμηριώνουν τις οικονομικές και / ή τεχνολογικές τάσεις και προβλήματα. Τα μέλη του προσωπικού διεξάγουν έρευνα σε τακτική βάση. Μερικές φορές πρόσθετο έκτακτο προσωπικό βοηθά στη διαδικασία συλλογής τάσεων. Οι πληροφορίες βοηθούν τα οργανωτικά κόμματα να αναπτύσσουν νέα προγράμματα ή να ενημερώνουν τα παλαιά. Το προσωπικό της Γραμματείας καταγράφει επίσης εάν οι οργανωτικές πρακτικές είναι παραγωγικές μέσω της παρακολούθησης της διαχείρισης δεδομένων και των τεχνικών δημοσιονομικής απόκτησης. Τα ευρήματα παρουσιάζονται στη διοίκηση σε ετήσια βάση.
