Απάντηση τηλέφωνα
Η απάντηση στα τηλέφωνα είναι απαραίτητο καθήκον ανεξάρτητα από τον κλάδο ή το συγκεκριμένο τομέα. Οι διαχειριστές γραφείου πρέπει να έχουν άριστες τηλεφωνικές δεξιότητες καθώς και φιλική και ευχάριστη φωνή. Ως διαχειριστής γραφείου, θα μιλήσετε σε πελάτες, προμηθευτές και άλλους επαγγελματίες. Μπορεί να χρειαστεί να απαντήσετε σε ερωτήσεις, να αντιμετωπίσετε ανησυχίες ή να παραπέμψετε έναν καλούντα σε κάποιον άλλο αντιπρόσωπο της εταιρείας
$config[code] not foundΧρονοδρομολόγηση
Εάν είστε ο μόνος διαχειριστής γραφείου στην εταιρεία, πιθανότατα θα είστε υπεύθυνοι για τη διατήρηση ενός οργανωμένου ημερολογίου ραντεβού και εκδηλώσεων. Μπορεί να είστε υπόλογος μόνο για ένα άτομο ή για ένα ολόκληρο προσωπικό. Περιπτώσεις περιλαμβάνουν μια μεγάλη ποικιλία υποθέσεων, όπως ο καθορισμός ραντεβού με τους πελάτες ή ο προγραμματισμός εβδομαδιαίων συναντήσεων προσωπικού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαχειριστές χρησιμεύουν επίσης ως προσωπικοί βοηθοί, επομένως μπορείτε να βρείτε τον εαυτό σας να οργανώσετε υπηρεσίες φροντίδας γκαζόν ή πισίνας, να επιβεβαιώσετε κρατήσεις για δείπνο ή να προετοιμάσετε καταλύματα ταξιδιού για τον προϊστάμενό σας.
Επικοινωνία
Ως διαχειριστής γραφείου, πιθανότατα θα είστε η φωνή της εταιρείας, συχνά μιλώντας εκ μέρους των ανωτέρων σας. Εξαιτίας αυτού, η ύπαρξη υποδειγματικών διαπροσωπικών δεξιοτήτων αποτελεί σημαντική προϋπόθεση. Όχι μόνο θα επικοινωνείτε μεταξύ ανθρώπων εντός και εκτός της εταιρείας, θα είστε επίσης υπεύθυνοι για τη μεταβίβαση σημαντικών πληροφοριών. Η επικοινωνία θα πραγματοποιηθεί πρόσωπο με πρόσωπο, μέσω τηλεφώνου, μέσω επιστολών και φαξ και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕισαγωγή δεδομένων
Ανάλογα με την εταιρεία και το επάγγελμα, ενδέχεται να είστε υπεύθυνοι για τη δημιουργία και τη διατήρηση των υπολογιστικών φύλλων δεδομένων ή την εισαγωγή πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων της εταιρείας. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής γραφείου σε μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να διατηρεί ένα υπολογιστικό φύλλο τοπικών προμηθευτών και ένα κόστος υλικών. Οι περισσότερες εταιρείες τηρούν επίσης λεπτομερή αρχεία προηγούμενων πληροφοριών πελατών: διεύθυνση, αριθμούς επαφών, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σημειώσεις εξυπηρέτησης.
Οργάνωση
Αυτή είναι η πλέον περιεκτική και ίσως πιο σημαντική κατηγορία. Οι διαχειριστές παρέχουν μια αίσθηση οργάνωσης και αποτελεσματικότητας σε όλο το γραφείο και σε άλλες πτυχές της εταιρείας. Το επιτυγχάνουν αυτό μέσω της διατήρησης τακτικών συστημάτων αρχειοθέτησης και ενός καθαρού, απαλλαγμένου από ακαταστασία περιβάλλοντος.
Θελήματα
Περιστασιακά, οι διαχειριστές λειτουργούν επίσης ως "go-fers", τρέχοντας πράγματα που δεν εμπίπτουν σε καμία περιγραφή εργασίας. Αυτά τα καθήκοντα μπορούν να περιλαμβάνουν, ενδεικτικά, την πραγματοποίηση τραπεζικών καταθέσεων, την αγορά αναλωσίμων γραφείου ή την παραλαβή γεύματος για το προσωπικό.
