Ο βοηθός ομάδας βοηθάει στη μεταφορά του φόρτου εργασίας, εκτελώντας διοικητικά καθήκοντα για να απελευθερώσει τα μέλη της ομάδας γραφείων για άλλα καθήκοντα. Πραγματοποιούν βήματα για να βοηθήσουν με τρέχοντα προγράμματα, ώστε τα πιο έμπειρα μέλη να μπορούν να επικεντρωθούν σε τρόπους βελτίωσης του έργου, αντιμετώπισης προβλημάτων ή αντιμετώπισης απαιτήσεων πελατών. Η πρόσθετη διοικητική βοήθεια είναι ζωτικής σημασίας για την τήρηση των προθεσμιών και την έγκαιρη ολοκλήρωση των σχεδίων. Οι βοηθοί εργάζονται υπό την άμεση επίβλεψη των ηγετών των ομάδων.
$config[code] not foundΔιοικητικές υποχρεώσεις
Οι βοηθοί των ομάδων βοηθούν στα διοικητικά καθήκοντα που απαιτούν μικρή επίβλεψη. Προγραμματίζουν ραντεβού με τους πελάτες και διασφαλίζουν ότι οι πελάτες λαμβάνουν τα έγγραφα και τις απαιτήσεις εγκαίρως. Διοργανώνουν συνεδριάσεις εσωτερικής ομάδας και προετοιμάζουν δρομολόγια για να εξασφαλίσουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Άλλες ευθύνες περιλαμβάνουν: την ταξινόμηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη σημασία, την προειδοποίηση των μελών της ομάδας στις επικείμενες προθεσμίες, την παραγωγή αντιγράφων, τη διεξαγωγή εργασιών, την προετοιμασία εγγράφων και την οργάνωση ηλεκτρονικών αρχείων. Η ευελιξία, οι αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι οι κορυφαίες απαιτήσεις εργασίας.
Δεδομένα και Παραδοτέα
Οι ομάδες εργασίας συχνά χρειάζονται πρόσθετη διοικητική υποστήριξη για να βοηθήσουν στην τήρηση αρχείων, τη διαχείριση δεδομένων και τα παραδοτέα των έργων. Οι βοηθοί ομάδας λαμβάνουν σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων και καταρτίζουν αυτές τις σημειώσεις σε σημειώματα έργων. Συλλέγουν και εισάγουν δεδομένα σε ηλεκτρονικά αρχεία έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας να έχουν αρχεία για να υποστηρίξουν τις αναλύσεις τους και τα αποτελέσματα των έργων. Οι βοηθοί προετοιμάζουν τα παραδοτέα των έργων προσθέτοντας αριθμούς σελίδων, ελκυστικά καλύμματα, λίστες όρων και πίνακα περιεχομένων για γραπτές αναφορές. Οι δεξιότητες πληροφορικής, οι δεξιότητες εισόδου δεδομένων και τα δυνατά σημεία διόρθωσης βοηθούν τους υποψηφίους να διακρίνονται ως υποψήφιοι για θέσεις εργασίας.
Γεύματα και ρυθμίσεις ταξιδιού
Οι βοηθοί του προγράμματος συντονίζουν τα γεύματα και τα γεύματα γραφείου με τα μέλη της ομάδας. Παραγγέλλουν και παραλαμβάνουν γεύματα για υπαλλήλους που εργάζονται πολλές ώρες για να τηρήσουν τις προθεσμίες. Κάνουν ρυθμίσεις ταξιδιού, συμπεριλαμβανομένων των πτήσεων, της στέγασης και της ενοικίασης αυτοκινήτων. Μελετώντας τα δρομολόγια διάσκεψης και ενημερώνοντας τα μέλη της ομάδας για τις λεπτομέρειες των σεμιναρίων, απελευθερώνουν περισσότερο χρόνο για τα έμπειρα μέλη να επικεντρωθούν σε εκτεταμένα και χρονοβόρα έργα.
Οικονομικές Υποχρεώσεις
Η διασφάλιση ότι η ομάδα παραμένει στον προϋπολογισμό της αποτελεί ζωτική ευθύνη εργασίας. Οι βοηθοί ομάδας παρακολουθούν τα έξοδα του έργου και τις αποδείξεις αγοράς και καταγράφουν αυτούς τους αριθμούς σε λογιστικά προγράμματα λογισμικού και υπολογιστικά φύλλα. Δεν κάνουν αποφάσεις λήψης αποφάσεων από τους εκτελεστικούς, αλλά ειδοποιούν τους ηγέτες των ομάδων όταν οι προϋπολογισμοί μοιάζουν με τους κόκκινους. Οι βοηθοί διατάζουν τα αναλώσιμα και τα προϊόντα όταν τα αποθέματα πέφτουν χαμηλά. Η κατάρτιση προϋπολογισμού και η βασική κατανόηση των βοηθών λογιστικών βοηθημάτων του έργου διατηρούν τους προτεινόμενους οικονομικούς στόχους.
