Το γραφείο εξυπηρετεί ως υποστήριξη των τμημάτων μιας επιχείρησης. Εκτελούν μια μεγάλη ποικιλία καθηκόντων και χειρίζονται το μεγαλύτερο μέρος των εγγράφων που έρχονται σε μια επιχείρηση. Οι υπάλληλοι στο γραφείο απαντούν στα τηλέφωνα και χαιρετούν τους επισκέπτες. Επεξεργάζονται γραφειοκρατία και αρχειοθετούν τα απαραίτητα έγγραφα στις σωστές θέσεις.
Υποδοχή και υποδοχή
Πολλά γραφεία είναι στελεχωμένα με ρεσεψιονίστ και βοηθούς που απαντούν στα τηλέφωνα και τις εισερχόμενες κλήσεις οθόνης. Πρέπει να γνωρίζουν πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία προκειμένου να απαντήσουν σε ερωτήσεις που έρχονται. Μεταφέρουν κλήσεις και λαμβάνουν μηνύματα όταν το προσωπικό δεν είναι διαθέσιμο. Πολλές εταιρείες λαμβάνουν μεγάλο όγκο τηλεφωνικών κλήσεων και οι ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι σε θέση να τα χειριστούν σωστά και αποτελεσματικά. Το προσωπικό στα μπροστινά γραφεία χαιρετίζει όλους τους επισκέπτες, τους συναδέλφους και τους πελάτες που επισκέπτονται την εταιρεία. Θα προβάλλουν και θα πρέπει να καθορίζουν αμέσως τι είδους πρόσβαση θα χρειαστεί ο επισκέπτης. Είναι υπεύθυνοι για την επικοινωνία με την ασφάλεια όταν ένας επισκέπτης πρέπει να συνοδεύεται από το κτίριο.Ορισμένοι υπάλληλοι διατηρούν αρχεία καταγραφής ραντεβού με πληροφορίες σχετικά με το ποιος να περιμένουν σε συγκεκριμένες ώρες και πού να τα στείλουν.
$config[code] not foundΧειρισμός χαρτιού
Τα καθήκοντα που αφορούν τη γραφική εργασία ποικίλλουν ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης. Σε ιατρικές ρυθμίσεις, πρέπει να δημιουργούνται, να ενημερώνονται και να καταγράφονται τα αρχεία. πρέπει να λαμβάνονται τα στοιχεία τιμολόγησης. και η γραφική εργασία της ασφαλιστικής εταιρείας συμπληρώθηκε και κατατέθηκε. Σε ένα νομικό γραφείο, μπορεί να είναι απαραίτητη η προετοιμασία των εγγράφων για τους δικηγόρους. ορισμένοι δικηγόροι μπορούν να κατευθύνουν το προσωπικό του γραφείου για τη διεξαγωγή έρευνας χρησιμοποιώντας νομικά περιοδικά. Σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα, το προσωπικό του γραφείου μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσει τα αρχεία σπουδών και να παρακολουθήσει τα μαθήματα των τάξεων. Κάποιο προσωπικό ενδέχεται να χρειαστεί να ενημερώσει τις πληροφορίες μισθοδοσίας και να πληρώσει τους λογαριασμούς. Άλλοι υπάλληλοι ενδέχεται να χρειαστεί να εισάγουν τιμολόγια, εντολές αγοράς και άλλα λογιστικά έγγραφα σε συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών. Η αρχειοθέτηση και η σάρωση εγγράφων είναι άλλες συνήθεις λειτουργίες γραφείου. Οι υπάλληλοι επεξεργάζονται επίσης εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΣυντονισμός και προγραμματισμός
Κάποιο προσωπικό γραφείου εξυπηρετεί ως υποστήριξη για την ηγεσία της εταιρείας. Τα εν λόγω μέλη του προσωπικού συντονίζουν τις τηλεδιασκέψεις και μπορούν να λειτουργούν ως επόπτες για το λοιπό προσωπικό του γραφείου. Μπορούν να αναθεωρήσουν σημειώσεις, επιστολές και άλλες εισερχόμενες αλληλογραφίες για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Προετοιμάζουν ημερήσιες διατάξεις για επερχόμενες συναντήσεις και μεταγράφουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες από συναντήσεις και τηλεδιασκέψεις. Λαμβάνουν υπαγόρευση σε επιστολές και σημειώματα και οργανώνουν όλα τα απαραίτητα χαρτιά σε αρχεία. Προγραμματίζουν και συντονίζουν οποιεσδήποτε ταξιδιωτικές ρυθμίσεις για τη διαχείριση και μπορούν να κλείσουν ξενοδοχεία, ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα και εστιατόρια.
Εξοπλισμός γραφείου
Το προσωπικό του γραφείου συνήθως διαχειρίζεται τα αναλώσιμα γραφείου στο χώρο αποθήκης μιας εταιρείας. Ίσως χρειαστεί να παραγγείλουν χαρτί, δοχεία μελάνης για εκτυπωτές, στυλό, μολύβια, σημειωματάρια, ανασηκωτές, φακέλους, επιστολόχαρτα και άλλες προμήθειες που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση μιας επιχείρησης. Καλούν τις εταιρείες συντήρησης να ελέγχουν τις μηχανές φαξ και τους εκτυπωτές ανάλογα με τις ανάγκες. Η αγορά νέου εξοπλισμού γραφείου και η εγκατάσταση είναι συνήθως ευθύνη ενός ατόμου στο γραφείο.
2016 Πληροφορίες για τους μισθούς των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών
Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν ένα μέσο ετήσιο μισθό ύψους 38.730 δολαρίων το 2016, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Στο χαμηλό τέλος, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν 25ο εκατοστημόριο μισθό ύψους 30.500 δολαρίων, δηλαδή 75 τοις εκατό κέρδισαν περισσότερο από αυτό το ποσό. Ο μισθός του 75ου εκατοστημορίου είναι $ 48.680, δηλαδή 25% κερδίζουν περισσότερα. Το 2016, 3.990.400 άτομα απασχολήθηκαν στις Η.Π.Α. ως γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί.
