Οι γραμματείς εκτελούν ζωτικής σημασίας λειτουργίες γραφείου, όπως η προετοιμασία επιχειρηματικών εκθέσεων, παρουσιάσεων και προϋπολογισμών και η αλληλεπίδραση με πελάτες και στελέχη επιχειρήσεων. Το 10 τοις εκατό των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών κέρδισε 49.370 δολάρια ετησίως ή και περισσότερο από τον Μάιο του 2013, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Οι διευθυντές που κάνουν ερωτήσεις κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων μπορούν να αυξήσουν τις πιθανότητες να προσλάβουν γραμματείς με τις οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες του έργου που ταιριάζουν στις διοικητικές ανάγκες της επιχείρησής τους.
$config[code] not foundΔεξιότητες διαχείρισης έργων
Ρωτήστε τον μελλοντικό γραμματέα να περιγράψει τα έργα στα οποία εργάστηκε. Επικεντρωθείτε σε έργα που η γραμματεία δημιούργησε και διαχειρίστηκε, καθώς και σε έργα όπου έπαιξε υποστηρικτικό ρόλο. Για παράδειγμα, ένας οικονομικός διευθυντής θα μπορούσε να ζητήσει από έναν μελλοντικό γραμματέα να περιγράψει πώς προετοίμασε επικεφαλής διαφάνειες ή παρουσιάσεις του PowerPoint για μια τριμηνιαία συνάντηση του προϋπολογισμού του τμήματος. Ενημερώστε για τα βήματα που έλαβε ο γραμματέας όταν το έργο σταμάτησε λόγω διαχειριστών ή άλλων συναδέλφων που δεν υπέβαλαν εγκαίρως τα δεδομένα. Ρωτήστε εάν ο γραμματέας έκανε συστάσεις προς τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη που βοήθησαν το έργο να επανέλθει στο προσκήνιο. Αυτά τα ερωτήματα εξετάζουν την ηγεσία του γραμματέα και τις ανεξάρτητες δεξιότητες σκέψης.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Συζητήστε την εμπειρία του μελλοντικού γραμματέα που εργάζεται με εφαρμογές λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών. Για παράδειγμα, οι γραμματείς συνήθως χρειάζονται εμπειρία με εφαρμογές MAC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρειάζεστε γραμματέα με προηγμένες δεξιότητες σε άλλη εφαρμογή λογισμικού, όπως το Quark Express ή το Photo Shop, ζητήστε παραδείγματα θέσεων εργασίας όπου χρησιμοποίησε αυτές τις εφαρμογές. Ζητήστε από τον γραμματέα να περιγράψει μια εποχή που δημιούργησε ένα συγκεντρωτικό πίνακα, συγχώνευση αλληλογραφίας ή παρουσίαση PowerPoint πολλών σελίδων με κουκκίδες, πίνακες και σημειώσεις. Αυτό θα σας βοηθήσει να ανακαλύψετε το επίπεδο εξειδίκευσης του γραμματέα στη χρήση εφαρμογών λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠροηγούμενη εμπειρία στον κλάδο
Ερευνήστε για προηγούμενες γραμματειακές θέσεις που ο γραμματέας συμπλήρωσε σε έναν οργανισμό που παρέχει υπηρεσίες ή προϊόντα παρόμοια με αυτά της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, ένας γραμματέας μιας ασφαλιστικής εταιρείας ενδεχομένως να χρειαστεί γνώση της ασφαλιστικής βιομηχανίας για να συμπληρώσει μηνιαίες εκθέσεις. Ένας υποψήφιος γραμματέας που έχει εργαστεί μόνο σε ένα κολέγιο ή ένα πανεπιστήμιο μπορεί να μην έχει τις απαιτούμενες γνώσεις και εμπειρία για να εργαστεί για έναν ανώτερο διευθυντή της ασφαλιστικής εταιρείας. Ανακαλύψτε τον λόγο για τον οποίο η γραμματέας άφησε την προηγούμενη δουλειά της. Θα μπορούσατε να ρωτήσετε: "Γιατί αναζητάτε νέα δουλειά; Τι σας ώθησε να αποφασίσετε να φύγετε από την τελευταία σας δουλειά; "Οι διευθυντές που χρειάζονται γραμματέα για να πάρουν υπαγόρευση θα πρέπει να ρωτήσουν πόσο εξοικειωμένοι είναι ο γραμματέας με το λεξιλόγιο της συγκεκριμένης επιχείρησης. Για παράδειγμα, οι ιατροί μπορούν να απαιτούν από τους γραμματείς να έχουν δύο ή περισσότερα έτη εμπειρίας με την ιατρική ορολογία.
Η εκπαίδευση έλαβε
Ρωτήστε τον γραμματέα σχετικά με τη διοίκηση γραφείων ή τη διοικητική κατάρτιση που έλαβε, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης κατά την εργασία ή της εκπαίδευσης στην τάξη. Ένας γραμματέας που παρακολούθησε ένα μεταδευτεροβάθμιο σχολείο για να κερδίσει ένα πιστοποιητικό ή πτυχίο θα μπορούσε να εξετάσει το διοικητικό σύστημα του πεδίου σταδιοδρομίας του. Μελέτη κατηγορίας θα μπορούσε να αποδείξει τη μελλοντική δέσμευση του γραμματέα για το ρόλο.
2016 Πληροφορίες για τους μισθούς των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών
Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν ένα μέσο ετήσιο μισθό ύψους 38.730 δολαρίων το 2016, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Στο χαμηλό τέλος, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν 25ο εκατοστημόριο μισθό ύψους 30.500 δολαρίων, δηλαδή 75 τοις εκατό κέρδισαν περισσότερο από αυτό το ποσό.Ο μισθός του 75ου εκατοστημορίου είναι $ 48.680, δηλαδή 25% κερδίζουν περισσότερα. Το 2016, 3.990.400 άτομα απασχολήθηκαν στις Η.Π.Α. ως γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί.
