Μια από τις ευθύνες των μελών του προσωπικού που εργάζονται σε διάφορα επίπεδα διακυβέρνησης είναι η σύνταξη ενημερωτικών σημειωμάτων για τους υπεύθυνους χάραξης πολιτικής, οι οποίοι χρησιμοποιούν τα σημειώματα για να εκπαιδεύσουν τους εαυτούς τους για ζητήματα και να τους καθοδηγήσουν στη διαμόρφωση πρωτοκόλλων, διαδικασιών και νόμων. Ένα ενημερωτικό σημείωμα είναι μια συνοπτική περίληψη ενός θέματος ή μιας υπόθεσης που παρουσιάζει μια πρόσκληση για δράση στον αναγνώστη. Ένα επιτυχημένο υπόμνημα πείθει τον αναγνώστη να ενεργήσει παρέχοντας συγκεκριμένες αποδείξεις που είναι εύκολο να κατανοηθούν και να αξιολογηθούν.
$config[code] not foundΞεκινήστε το σημείωμα γράφοντας "To:" και "From:" Εισάγετε το όνομα του αποστολέα και του παραλήπτη μετά από τους ορθογώνιους. Στην επόμενη γραμμή, γράψτε την ημερομηνία που γράψατε το σημείωμα. Ολοκληρώστε αυτή την ενότητα γράφοντας "Θέμα:" ακολουθούμενο από το θέμα στο οποίο αναφέρεται το σημείωμα.
Καθορίστε τη δράση που θέλετε να κάνει ο αναγνώστης στην πρώτη πρόταση ή στην παράγραφο της σημείωσης.
Διατηρήστε την προσοχή του αναγνώστη χρησιμοποιώντας σύντομες, συνοπτικές παραγράφους που δεν υπερβαίνουν τις 5 προτάσεις. Όταν δηλώνετε τους λόγους της ανάληψης δράσης, καταγράψτε κάθε λόγο σε ξεχωριστή παράγραφο.
Χρησιμοποιήστε εμπειρικά στοιχεία για να πείσετε τον αναγνώστη σχετικά με την ανάγκη για την προτεινόμενη πορεία δράσης. Για παράδειγμα, αναφέρετε στατιστικά στοιχεία χαμηλού εισοδήματος κατοικιών όταν επιδιώκετε μια αλλαγή σε μια συγκεκριμένη πολιτική ζωνών. Αποφύγετε γενικεύσεις που δεν μπορείτε να υποστηρίξετε με γεγονότα.
Περιγράψτε τα εναλλακτικά μαθήματα ενεργειών ή πολιτικών, περιγράφοντας τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του καθενός.
Αποφύγετε άσκοπα λαϊκές ή επίσημες εκφράσεις, όπως για παράδειγμα "όπως μας συζητάμε", και τεχνική ορολογία όταν αναφέρετε γεγονότα και αριθμούς. Χρησιμοποιήστε απλή, άμεση γλώσσα που ο κάθε αναγνώστης μπορεί να καταλάβει.
Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή, σε αντίθεση με την παθητική, σε όλη τη μνήμη για να ενθαρρύνετε τη δράση. Εάν γνωρίζετε καλά τον αποδέκτη του σημειώματος, χρησιμοποιήστε ανωνύμους πρώτου προσώπου όπως "εγώ" και "εμείς", επειδή οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να κάνουν κάτι για εκείνους που αισθάνονται ότι γνωρίζουν προσωπικά. Τονίστε τέτοιες προσωπικές συνδέσεις περαιτέρω χρησιμοποιώντας συσπάσεις, όπως "είμαι".
Επαναλαμβάνω την αναγκαιότητα δράσης στο τέλος του σημειώματος. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει εάν υπάρχει προθεσμία για δράση που πρέπει να τηρηθεί.
Προειδοποίηση
Ένα ενημερωτικό σημείωμα που υπερβαίνει τις δύο σελίδες σε μήκος γίνεται μια αναφορά, την οποία ο αναγνώστης είναι απίθανο να διαβάσει αμέσως μετά την παραλαβή.
