Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσει ένας οργανισμός είναι να πάρει τους υπαλλήλους για να συμπληρώσουν τα ωράρια και να παρακολουθήσουν το χρόνο τους.
Σε μια εποχή του «μεγάλου αδελφού», την ευσπλαχνία και την αυξημένη εστίαση στην ιδιωτικότητα, κάποιοι υπάλληλοι μπορεί να αποφύγουν την ιδέα να λογοδοτήσουν για το χρόνο τους, ενώ άλλοι μπορεί να αγωνιστούν με την υποβολή των δικών τους φύλλων εξ 'ολοκλήρου.
Όποια και αν είναι ο λόγος για την εφαρμογή αυτής της διαδικασίας, είτε πρόκειται για συμμόρφωση με την κυβέρνηση είτε για καλύτερη κατανόηση του κόστους σας, το τελικό αποτέλεσμα είναι το ίδιο: Οι υπάλληλοί σας πρέπει να επιβιβαστούν και να παρακολουθήσουν το χρόνο τους.
$config[code] not foundΑς ρίξουμε μια ματιά σε βήματα που μπορούν να προχωρήσουν πολύ προς την κατεύθυνση των εργαζομένων να ολοκληρώσουν τα φύλλα εργασίας.
Εξηγήστε πώς έρχεται με ανταμοιβές
Ένα από τα βασικά βήματα για την παρακίνηση των εργαζομένων σας είναι να τους εξηγήσετε γιατί είναι σημαντικό. Αυτό μπορεί να γίνει είτε μέσω συστήματος ανταμοιβής είτε μέσω συστήματος θετικής / αρνητικής επιβεβαίωσης.
Μία εταιρεία που εδρεύει στη Βραζιλία πήγε τόσο πολύ ώστε να εγκαταστήσει μια μηχανή μπύρας που άνοιξε μόλις οι καθένας είχε υποβάλει τα δελτία χρόνου τους σωστά και εγκαίρως.
Αλλά αν δεν πάτε με το αλκοόλ-έγχυση διαδρομή, ένας απλός αλλά αποτελεσματικός λόγος για τους υπαλλήλους σας να ολοκληρώσουν τα φύλλα τους είναι το τεράστιο όφελος που τους φέρνει προσωπικά. Εκτιμάται ότι κάθε μέρα, η οικονομία των ΗΠΑ χάνει 50 εκατομμύρια χρεωστικές ώρες ή 7,4 δισεκατομμύρια δολάρια.
Τι αντιπροσωπεύει την απώλεια; Σύμφωνα με την AffinityLive, μια εταιρεία αυτοματοποίησης επαγγελματικών υπηρεσιών, η απώλεια είναι αποτέλεσμα των κακών μεθόδων παρακολούθησης χρόνου. Η εταιρεία λέει:
"Λόγω της έλλειψης τεχνολογικής εξέλιξης και των κακών συνηθειών στην παρακολούθηση του χρόνου, το AffinityLive διαπίστωσε ότι το 51% των ερωτηθέντων σπάνια ή ποτέ δεν παρακολουθεί το χρόνο που ξοδεύει την ανάγνωση και απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το 28% δήλωσε το ίδιο για τις συναντήσεις".
Η λύση? Το Affinity Live προσθέτει:
"Η μετάβαση από τις εβδομαδιαίες αναπροσαρμογές των ημερήσιων χρονοδιαγραμμάτων στις καθημερινές … θα ανακτήσει $ 52.000 ανά επαγγελματία ανά έτος σε χρεωστικό χρόνο".
Ως αποτέλεσμα, το πιο σημαντικό βήμα για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να συμπληρώσουν τα φύλλα εργασίας τους βοηθάει να συνειδητοποιήσουν ότι όσο καλύτερα παρακολουθούν το χρόνο τους, τόσο πιο χρεωστικές ώρες θα έχει η εταιρεία σας.
Με τη σειρά τους, αυτές οι επιπλέον χρεωστικές ώρες ισούνται με περισσότερα εισερχόμενα έσοδα και καλύτερη αποζημίωση των εργαζομένων συνολικά. Όποια και αν είναι η περίπτωση, οι υπάλληλοί σας επωφελούνται άμεσα.
Καν'το εύκολο
Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η διατήρηση των εργαζομένων σας στο επίκεντρο και στο έργο. Θα μπορούσατε να ακολουθήσετε τα βήματα της Iris, μιας εταιρείας που υλοποίησε ένα πρόγραμμα όπου τοποθεσίες όπως το Facebook και το Google μπλοκαρίστηκαν πλήρως έως ότου οι υπάλληλοί τους είχαν υποβάλει ολοκληρωμένα φύλλα εργασίας.
Παρόλο που αυτές οι μέθοδοι μπορεί να φαίνονται σκληρές, είναι απόλυτα αποτελεσματικοί για τον καθορισμό ενός χρυσού προτύπου για απλή και εύκολη κατανομή του χρόνου παρακολούθησης από τους υπαλλήλους σας.
Ένα άλλο σημαντικό βήμα είναι να διευκολύνετε τους υπαλλήλους σας να συμπληρώνουν τα φύλλα εργασίας τους με ενημερωμένο αυτοματοποιημένο λογισμικό, συμπεριλαμβανομένων καθαρών και απλών διεπαφών χρήστη. Πάρα πολλές εταιρείες βασίζονται σε απαρχαιωμένο λογισμικό ή ακόμα χειρότερα μη υπολογιστικές μεθόδους εντοπισμού τους. Ακόμα, άλλες εταιρείες χρησιμοποιούν συστήματα που είναι τόσο συγκεκριμένα και κοκκώδη που ένας εργαζόμενος χρειάζεται ένα θρύλο για να καταλάβει πώς να κατηγοριοποιήσει το χρόνο τους.
Για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα, προσπαθήστε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία όσο το δυνατόν περισσότερο. Το σύγχρονο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου μπορεί να είναι ένα ανεκτίμητο πλεονέκτημα για να βοηθήσει τους υπαλλήλους και τους διευθυντές να εξομαλύνουν και να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία.
Στην ιδανική περίπτωση, η συμπλήρωση των χρονοδιαγραμμάτων θα πρέπει να διαρκέσει όχι περισσότερο από λίγα λεπτά την ημέρα.
Link Timesheets σε πληρωμή
Μπορεί να φαίνεται σαν μια απλή λύση, αλλά μερικές φορές οι απλές λύσεις λειτουργούν καλύτερα. Όταν αποτύχουν όλα τα υπόλοιπα, καταστήστε σαφές ότι η πληρωμή εξαρτάται από τα ολοκληρωμένα φύλλα εργασίας.
Όπως τονίζει ο επαγγελματίας HR Suzanne Lucas, υπάρχει ανάγκη προσοχής κατά τη χρήση αυτής της μεθόδου:
"Είναι παράνομο να μην πληρώσετε κάποιον για το χρόνο που εργάζεστε και σε μερικά κράτη μπορείτε να πάρετε μεγάλο πρόβλημα για να καθυστερήσετε ένα paycheck, αλλά (ελέγξτε με έναν πληρεξούσιο στο κράτος σας) γιατί όχι μόνο να ορίσετε μια προθεσμία και αν το χάσετε, δεν πληρώνομαι για την εβδομάδα αυτή μέχρι τον επόμενο κύκλο πληρωμών; Σκεφτείτε τι προσπαθείτε να κινητοποιήσετε: να συμπληρώσετε τις κάρτες χρόνου ώστε να πληρωθούν. "
Αν όμως οι εργαζόμενοι συνεχίσουν να αγωνίζονται για να ολοκληρώσουν τα φύλλα εργασίας τους, ο Λούκας υπογραμμίζει ότι η συμπεριφορά "μπορεί να υποδηλώνει ότι το πρόβλημα δεν έγκειται στους μη κινητοποιημένους υπαλλήλους, αλλά με μια διαδικασία χρόνου που απογοητεύει".
Εξηγώντας γιατί, θέτοντας το παράδειγμα, καθιστώντας το εύκολο και συνδέοντας τα φύλλα εργασίας με τις πληρωμές, οι οργανώσεις μπορούν να προχωρήσουν πολύ στο να πάρουν τους υπαλλήλους για να συμπληρώσουν τα φύλλα εργασίας και, ενδεχομένως, να τους βοηθήσουν να εκτιμήσουν τα οφέλη από αυτό.
Χρόνος ρολογιού Φωτογραφία μέσω Shutterstock
1 Σχόλιο ▼
