Η πρόσληψη ενός νέου υπαλλήλου μπορεί να πάρει αρκετό χρόνο και προσπάθεια. Από την ημέρα που μια δουλειά παίρνει αναρτημένη μέχρι να έρθει ο νέος υπάλληλος επί του σκάφους μπορεί να πάρει οπουδήποτε από μερικές εβδομάδες έως αρκετούς μήνες. Πριν από την κατάργηση όλων αυτών των βιογραφικών και σημειώσεων, πάρτε μερικά λεπτά για να στείλετε επιστολές σε όσους δεν είχαν προσληφθεί. Μπορεί να μην είναι τόσο ευχάριστο όσο γράφοντας την επιστολή προσφοράς, αλλά αξίζουν να γνωρίζουν και τα αποτελέσματα των προσπαθειών τους.
$config[code] not foundΕπικοινωνία με το HR
Πριν ξεκινήσετε, επικοινωνήστε με το τμήμα ανθρωπίνων πόρων για να μάθετε αν έχουν ήδη αποθέματα για το σκοπό αυτό. Αν ναι, χρησιμοποιήστε αυτά τα πρότυπα. Ακόμη και αν δεν έχουν τα πρότυπα, μπορεί να υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις ή γλώσσα που πρέπει να συμπεριλάβετε σε οποιαδήποτε επιστολή απόρριψης. Ακολουθήστε τις οδηγίες για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα από τους αιτούντες.
Σύνθεση μιας ενιαίας επιστολής
Δημιουργήστε ένα γράμμα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλους τους αιτούντες. Ξεκινήστε με ένα σύντομο ευχαριστώ για το ενδιαφέρον τους για τη δουλειά, τότε δηλώστε ότι κάποιος άλλος επιλέχθηκε για τη θέση. Αν χρειαστεί, συμπληρώστε την ομάδα ως σύνολο για τις δεξιότητες και τα προσόντα σας με κάτι σαν "Όλοι οι υποψήφιοι ήταν πολύ κατάλληλοι και οποιοσδήποτε από εσάς θα ήταν μια μεγάλη προσθήκη στην ομάδα μας." Προσθέστε μια δεύτερη παράγραφο με ορισμένες διαδικαστικές σημειώσεις που δηλώνουν ότι τα βιογραφικά σημειώματα θα φυλάσσονται στον φάκελο, θα μπορούν να καλούν αν έχουν ερωτήσεις ή ότι ελπίζετε να υποβάλουν αίτηση για μελλοντικές θέσεις. Αν η HR απαιτεί συγκεκριμένη γλώσσα, προσθέστε αυτήν ως τρίτη παράγραφο. Τελειώστε την επιστολή ευχαριστώντας ξανά για το χρόνο και το ενδιαφέρον τους.
Κρατήστε το απλό
Κρατήστε την επιστολή σύντομη και απλή. Μεταφέρετε το μήνυμα ότι δεν πήραν τη δουλειά, αλλά θα πρέπει να εφαρμόσουν και πάλι. Ενώ τα νέα μπορεί να είναι αρνητικά, ο συνολικός τόνος της επιστολής παραμένει θετικός και ενθαρρυντικός. Περιορίστε το σώμα του γράμματος σε δύο ή τρεις παραγράφους, χωρίς περισσότερες από έξι ή επτά προτάσεις. Χρησιμοποιήστε μια παραδοσιακή μορφή επιστολών επιχειρήσεων με επίσημη αλλά φιλική γλώσσα.
Κάντε το Προσωπικό
Αφού δημιουργηθεί το πρότυπο, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό γράμμα για κάθε αιτούντα. Προσθέστε το όνομα και τη διεύθυνσή τους στο επάνω μέρος της επιστολής και αλλάξτε το χαιρετισμό για να τα αντιμετωπίσετε με το όνομα. Εκτυπώστε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας, στη συνέχεια υπογράψτε κάθε επιστολή και στείλτε την με το ταχυδρομείο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί επίσης να είναι κατάλληλο, αλλά μια τυπωμένη, εξατομικευμένη επιστολή τους ενημερώνει ότι έχετε πάρει σοβαρά το χρόνο και την προσπάθειά τους. Ο αιτών μπορεί να μην είναι ο καλύτερος υποψήφιος για αυτή τη θέση, αλλά αν αντιμετωπιστεί με σεβασμό, μπορεί να ταιριάζει καλά σε μια μελλοντική δουλειά ή να γίνει ένας από τους καλύτερους πελάτες σας.
