Το κλειδί για τη σύνταξη μιας αποτελεσματικής έκθεσης είναι να επιμείνουμε μόνο στα γεγονότα. Εστίαση στις πιο σημαντικές λεπτομέρειες. Οι καλύτερες αναφορές δίνουν μια σαφή και συνοπτική εξήγηση για το θέμα στο χέρι. Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η έκθεση πρέπει να είναι μεγάλη και κατακλυσμένη με λεπτομέρειες, αλλά στην πραγματικότητα, μια αποτελεσματική έκθεση θα φτάσει στο σημείο του θέματος με συνοπτικό τρόπο. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε την αναφορά, δημιουργήστε πρώτα μια λίστα με όλα τα θέματα που πρέπει να συζητήσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να οργανώσετε την αναφορά με βάση αυτές τις πληροφορίες.
$config[code] not foundΠεριγράψτε την αναφορά σας προτού την γράψετε. Δημιουργήστε γενικές ενότητες και, στη συνέχεια, διαιρέστε αυτές τις ενότητες σε μικρότερες υποενότητες με τίτλους που είναι περιγραφικοί και εύκολοι να ακολουθηθούν. Κάντε το περίγραμμα σε έναν πίνακα περιεχομένων και συμπεριλάβετε τον πίνακα περιεχομένων στην αρχή της αναφοράς, οπότε ο αναγνώστης θα μπορεί εύκολα να αναφέρει τις πληροφορίες της έκθεσης.
Προσδιορίστε το κοινό σας. Ποιος θα διαβάζει αυτή την έκθεση; Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε για τον τόνο της έκθεσης. Αποφασίστε εάν είναι άτυπη ή επίσημη. Ανεξάρτητα από τον τόνο που χρησιμοποιείτε, γράψτε με απλή, απλή γλώσσα. Αποφύγετε την "εταιρική ομιλία", την ορολογία και τις μεγάλες λέξεις.
Ξεκινήστε την αναφορά με μια σύνοψη. Συγκεντρώστε τα βασικά σημεία. Χρησιμοποιήστε σφαίρες για λόγους απλότητας και εφιστούμε την προσοχή στους κύριους στόχους της έκθεσης. Επιστρέψτε στην παρούσα σύνοψη μετά την ολοκλήρωση της έκθεσης για να επιβεβαιώσετε ότι έχετε καταγράψει όλες τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες.
Παρέχετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες για κάθε υποενότητα που περιγράψατε στο πρώτο βήμα. Διαχωρίστε τα σε σύντομες παραγράφους. Κάθε παράγραφος δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τέσσερις ή πέντε προτάσεις. Αποφύγετε περίπλοκες περιγραφές: Δηλώστε το σημείο, τα σχετικά στατιστικά στοιχεία ή τις προτεινόμενες ενέργειες και προχωρήστε στο επόμενο τμήμα.
Χρησιμοποιήστε οπτικά με μετριοπάθεια για να απεικονίσετε τους πόντους σας. Γραφήματα, γραφήματα και φωτογραφίες που υποστηρίζουν τα ευρήματά σας θα βοηθήσουν τον αναγνώστη να κατανοήσει τις έννοιες.
Διαβάστε την αναφορά δύο φορές μετά την ολοκλήρωση του πρώτου σχεδίου. Κόψτε τις περιττές λέξεις και την περιττή γλώσσα. Σωστή γραμματική και ορθογραφικά σφάλματα.
Τοποθετήστε το κείμενο αναφοράς σε ένα ελκυστικό πρότυπο με ένα απλό εξώφυλλο. Το Microsoft Office διαθέτει δωρεάν πρότυπα αναφοράς διαθέσιμα στον ιστότοπο της Microsoft (ανατρέξτε στην ενότητα Πόροι). Τοποθετήστε την αναφορά σε δεσμευτική σπείρα έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν εύκολα να μετακινούν τις σελίδες.
Υπόδειξη
Ελαχιστοποιήστε τον αριθμό των σελίδων εάν θέλετε η αναφορά να είναι αποτελεσματική.
Μην επιτρέπετε στον αναγνώστη σας να χαθεί ή εκφοβισθεί από τη διάρκεια της έκθεσης. Θέλετε οι άνθρωποι να διαβάζουν την έκθεση στο σύνολό της και όχι απλώς να την απομακρύνουν.
Επιτρέψτε σε έναν άλλο αναγνώστη να εξετάσει την αναφορά, για να βεβαιωθεί ότι μεταφέρει αποτελεσματικά τους πόντους σας.
