Εικονική ρεσεψιονίστ. Ίσως έχετε ακούσει τον όρο πριν, και δεν είναι άμεσα σαφές τι ακριβώς είναι ή ποιος σκοπός εξυπηρετούν. Είναι ρομπότ; Κάθονται στη γωνία του γραφείου σας, ακούγοντας σαν την κοπέλα ρομπότ του Jetsons; (Όχι) Εάν δεν ξέρετε τι είναι ένας εικονικός ρεσεψιονίστ, γιατί θα προσλάβετε τις υπηρεσίες τους για την επιχείρησή σας; Με τους πιο απλούς όρους, οι εικονικοί ρεσεψιονίστ αποκρίνονται από μακριά από τα τηλέφωνά σας. Αλλά υπάρχει, τόσο περισσότερα. Είμαστε εδώ για να ξεκαθαρίσουμε όλα αυτά για εσάς: θα εξηγήσουμε τι είναι ένας εικονικός ρεσεψιονίστ, τι μπορούν να κάνουν για την επιχείρησή σας (πολλά!) Και γιατί είναι σημαντικό ότι κάθε τηλεφωνική κλήση που εισέρχεται στην επιχείρησή σας απαντά.
$config[code] not foundΤι είναι?
Οι εικονικοί ρεσεψιονίστ είναι σχολαστικά εκπαιδευμένοι, πάντα διαθέσιμοι εμπειρογνώμονες εξυπηρέτησης πελατών! Κάνουν ό, τι κάνει ένας παραδοσιακός εσωτερικός ρεσεψιονίστ, αλλά υπάρχουν δεκάδες, συχνά διαθέσιμα όλο το εικοσιτετράωρο. Βασικά, έχετε τις δυνατότητες ενός κανονικού παλιού ρεσεψιονίστ πολλαπλασιάστηκε μερικές δεκάδες φορές με κανέναν από τους πονοκεφάλους πρόσληψης ή πρόσληψης.
Εάν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να νοικιάσετε ένα ρεσεψιονίστ και να βρείτε τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας πολύτιμο χρόνο που ασχολούνται με τηλεφωνήματα, οι εικονικοί ρεσεψιονίστ είναι η τέλεια λύση. Ένας εικονικός ρεσεψιονίστ είναι οτιδήποτε θέλετε να είναι.
Τι κάνουν?
Εδώ είναι μερικές μόνο από τις εργασίες που οι εικονικοί ρεσεψιονίστ χειρίζονται για τους πελάτες, ενώ όλοι ακούγονται σαν μέρος της επιχείρησής τους:
Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις: Επιχειρήσεις που κυμαίνονται από τα γραφεία του γιατρού μέχρι τους δασκάλους πολεμικών τεχνών στις landscapers χρησιμοποιούν εικονικούς ρεσεψιονίστ για να απαντήσουν σε κλήσεις που ζητούν ώρες εργασίας, διευθύνσεις και όλα τα άλλα απλά ερωτήματα, εξοικονομώντας χρόνο για να επικεντρωθούν στην εργασία τους.
Λήψη μηνυμάτων: Ψωμί και βούτυρο εικονικού ρεσεψιονίστ.Θα απαντήσουν στην κλήση που θέλετε, θα κατεβάσετε τις πληροφορίες και το μήνυμα του καλούντος και, στη συνέχεια, θα σας διαβιβάσουν τις πληροφορίες, ώστε να μην χάσετε καμία σημαντική λεπτομέρεια.
Συλλέξτε οδηγούς: Όταν λάβετε μια κλήση από ένα ενδιαφερόμενο μέρος, ο εικονικός ρεσεψιονίστ σας θα συλλέξει όλες τις πληροφορίες οδηγού, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τους καλούντες και να ακολουθείτε όποτε κρίνετε κατάλληλο. Εάν έχετε ήδη μια CRM ή άλλη βάση δεδομένων πελατών, ο εικονικός ρεσεψιονίστ σας μπορεί εύκολα να ενημερώσει εκείνους που έχουν και πληροφορίες σχετικά με το lead.
Προγραμματισμός ραντεβού: Οι εικονικοί ρεσεψιονίστ μπορούν συνήθως να εργάζονται με οποιοδήποτε λογισμικό προγραμματισμού που διαθέτετε. Μπορούν να λαμβάνουν κλήσεις από πελάτες και να προγραμματίζουν, να αναπρογραμματίζουν ή να ακυρώνουν ραντεβού, όπως απαιτείται για κάθε είδους επιχείρηση.
Παραγγελίες επεξεργασίας: Οποιαδήποτε παραγγελία! Από το ηλεκτρονικό εμπόριο τηλεφωνικές παραγγελίες σε αιτήματα συντήρησης για την διακοπή αναφορών κατά τη διάρκεια μιας φυσικής καταστροφής, οι εικονικοί ρεσεψιονίστ είναι έτοιμοι για την εργασία.
Υποστήριξη μετά από ώρες: Η χρήση εικονικών ρεσεψιονίστ σας δίνει την εμπιστοσύνη ότι όποιος σας καλεί φτάνει ένα πραγματικό πρόσωπο κάθε φορά - ποτέ ένα κουτί τηλεφωνητή. Αφήστε τους εικονικούς ρεσεψιονίστ σας να πάρουν τις λιγότερες ή περισσότερες κλήσεις που θέλετε: όλη την ημέρα, λίγο μετά τις ώρες, τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες, ή οποιοδήποτε συνδυασμό αυτών.
Ζωντανές μεταφορές: Ίσως θέλετε μια ευκαιρία να δείτε ποιος σας καλεί, τότε αποφασίστε εάν θέλετε να απαντήσετε προσωπικά ή αφήστε έναν εικονικό ρεσεψιονίστ να το χειριστεί. Η μεταφορά ζωντανής κλήσης το καθιστά δυνατό. Σας καλεί πρώτα, στη συνέχεια, σε έναν εικονικό ρεσεψιονίστ μετά από μερικά κουδούνια, αν δεν απαντήσετε. Το αντίθετο είναι επίσης δυνατό: οι εικονικοί ρεσεψιονίστ μπορούν να απαντήσουν σε κάθε κλήση και στη συνέχεια να τοποθετήσουν τον καλούντα σε σύντομη αναμονή, ενώ σας έρχονται σε επαφή, να ρωτήσετε αν θέλετε να πάρετε την κλήση και στη συνέχεια να προωθήσετε τον καλούντα προς εσάς. Είτε έτσι είτε αλλιώς, έχετε τον έλεγχο.
Γιατί έχει σημασία?
Αυτό μπορεί να φανεί σαν μια μεγάλη προσπάθεια για να εξασφαλιστεί ότι κάθε τηλεφωνική κλήση θα απαντηθεί. Με το Διαδίκτυο στην τσέπη όλων, που ακόμα καλεί τις επιχειρήσεις πια, έτσι; Τι είναι μια χαμένη κλήση κάθε τόσο, έτσι; Λανθασμένος. Λανθασμένος!! Μην ξεχνάτε ότι ποτέ δεν ξέρετε ποιος είναι στο τέλος αυτού του τηλεφώνου. Μπορεί να είναι μόνο ο νέος μεγαλύτερος πελάτης σας, και κάθε χαμένη κλήση είναι μια χαμένη ευκαιρία. Πιθανότατα έχετε ακούσει αυτό πριν, αλλά δεν θα το επαναλάβαμε αν δεν ήταν αλήθεια.
Η συνεχώς αυξανόμενη προσβασιμότητα του Διαδικτύου έχει αυξήσει την τηλεφωνική κίνηση προς τις επιχειρήσεις, διότι σήμερα είναι ευκολότερο για έναν ενδιαφερόμενο καταναλωτή να πραγματοποιήσει μια αναζήτηση με μερικές βρύσες σε ένα πληκτρολόγιο και να τις βρει. Αυτό καθιστά ευκολότερη την εύρεση τόσο εσάς όσο και των ανταγωνιστών σας, οπότε αν δεν απαντήσετε την πρώτη φορά, πιθανότατα θα καλέσουν κάποιον άλλο πριν σας δώσει άλλη μια βολή. Δεν μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά, αφού οι πελάτες που καλούν έχουν υψηλότερη πρόθεση να αναλάβουν δράση, σύμφωνα με μια έκθεση του Forrester του 2017. Στην πραγματικότητα, οι πελάτες που φτάνουν μέσω τηλεφώνου είναι πιο πολύτιμοι πελάτες συνολικά: "Τα ενδιαφερόμενα μέρη που πραγματοποιούν εισερχόμενες κλήσεις τείνουν να μετατρέπουν το 30% ταχύτερα, να ξοδεύουν κατά μέσο όρο 28% περισσότερα και να διατηρούν ποσοστό παραμονής 28% υψηλότερο από εκείνο που ασκεί αυστηρά μέσω άλλων καναλιών".
Το θέμα είναι ότι η απάντηση σε κάθε κλήση έχει σημασία τώρα περισσότερο από ποτέ, και συχνά δεν υπάρχουν ώρες της ημέρας για να κάνετε κάτι τέτοιο εν μέσω όλων των άλλων που εμπλέκονται στη λειτουργία της επιχείρησής σας. Οι ρεσεψιονίστ στο σπίτι είναι ακριβές. Οι εικονικοί ρεσεψιονίστ είναι οικονομικά προσιτοί, πάντα διαθέσιμοι και εκπαιδευμένοι ώστε να παραδίδουν με συνέπεια το μήνυμα της επιχείρησής σας ακριβώς όπως θέλετε.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
Περισσότερα στο: Sponsored Comment ▼
