Εάν έχετε ενσωματώσει την επιχείρησή σας ως S Corporation ή C Corporation, τα περισσότερα κράτη απαιτούν να τηρείτε προσεκτικά αρχεία των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Κάθε φορά που συνεδριάζει το διοικητικό συμβούλιο σας, η επιχείρησή σας πρέπει να τηρεί αρχείο για λόγους συμμόρφωσης με τους κανονισμούς.
Υπάρχει ένας μακρύς κατάλογος πιθανών συναλλαγών και ψηφισμάτων που μπορεί να χρειαστεί να κρατήσετε σε εγγραφή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε κυμαίνεται από:
$config[code] not found- Ο διορισμός νέου αξιωματικού.
- Η παραίτηση ενός σκηνοθέτη.
- Αγορά ασφάλισης.
- Πώληση αποθεμάτων
- Λήψη γραμμής πιστωτικής / πιστωτικής κάρτας στο όνομα της εταιρείας.
Η τήρηση αρχείων μπορεί να είναι πολύ για να κρατήσει ευθεία, ιδιαίτερα για τον ιδιοκτήτη της μικρής επιχείρησης. Ωστόσο, τα κατάλληλα λεπτά συνάντησης είναι απαραίτητα για τη διατήρηση της εταιρείας σας σε καλή κατάσταση και τη διατήρηση της προσωπικής σας ασπίδας ευθύνης. Παρακάτω είναι μερικά από τα βασικά πράγματα που πρέπει να ξέρετε όταν πρόκειται για την τήρηση πρακτικών των συνεδριάσεών σας.
Τι είναι τα συνοπτικά πρακτικά;
Τα πρακτικά των συνεδριάσεων τηρούν επίσημο λογαριασμό για το τι έγινε ή συζητήθηκε σε επίσημες συναντήσεις, συμπεριλαμβανομένων των αποφάσεων που ελήφθησαν ή των ενεργειών που ελήφθησαν.
Λαμβάνεται κατά τη διάρκεια επίσημης συνάντησης του διοικητικού συμβουλίου ή των μετόχων μιας εταιρείας, όπως αρχικές και ετήσιες συναντήσεις. Συνήθως, τα πρακτικά της συνεδρίασης καταγράφονται από τον γραμματέα της εταιρείας (ή από άλλο άτομο που διορίστηκε στη συνεδρίαση).
Τι πρέπει να περιληφθεί στα πρακτικά των συναντήσεων;
Τα λεπτά της συνάντησής σας δεν χρειάζεται να περιλαμβάνουν κάθε λεπτομέρεια. Απλά πρέπει να τεκμηριώσετε τις βασικές πληροφορίες και τις αποφάσεις ή τις ενέργειες που έχουν ληφθεί. Σε γενικές γραμμές, τα πρακτικά σας θα πρέπει να είναι αρκετά λεπτομερείς ώστε να χρησιμεύουν ως "θεσμική μνήμη" της εταιρείας σας.
Τα τυπικά λεπτά θα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Βασικές πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη: ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία.
- Ποιος παρακολούθησε, μαζί με μια ειδική σημείωση στις περιπτώσεις που οι συμμετέχοντες ήρθαν αργά ή άφησαν νωρίτερα.
- Στοιχεία ατζέντας με σύντομη περιγραφή κάθε στοιχείου.
- Δράσεις ψηφοφορίας με λεπτομερή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο ψήφισε κάθε άτομο, μαζί με τις αποχές.
- Ώρα κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης αναβλήθηκε.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να δημιουργείτε λεπτά από την αρχή. Μπορείτε να βρείτε δωρεάν πρότυπα σε απευθείας σύνδεση για να χρησιμεύσει ως σημείο εκκίνησης. Επιλέξτε τον τύπο των πρακτικών / τεκμηρίωσής σας, συμπληρώστε τα κενά και εκτυπώστε τα και θα έχετε εκπληρώσει τις υποχρεώσεις τήρησης αρχείων.
Ποιος είναι υποχρεωμένος να τηρεί πρακτικά συνάντησης;
Η πλειοψηφία των κρατών απαιτεί τόσο από τις εταιρίες S όσο και από τις εταιρείες C να τεκμηριώνουν τις σημαντικές επιχειρηματικές αποφάσεις και τις σημαντικές συναντήσεις που διατηρείτε.
Επί του παρόντος, οι ακόλουθες πολιτείες μην απαιτούν την τήρηση λεπτών:
- Delaware
- Κάνσας
- Νεβάδα
- βόρεια Ντακότα
- Οκλαχόμα
Επιπλέον, οι LLCs δεν υποχρεούνται να κρατούν λεπτά.
Τι πρέπει να κάνω με τα πρακτικά μετά την εγγραφή τους;
Τα πρακτικά δεν χρειάζεται να κατατεθούν στο κράτος, αλλά μπορούν να διατηρηθούν με τα άλλα εταιρικά αρχεία σας, όπως τα καταστατικά έγγραφα, τα καταστατικά και τα ψηφίσματα.
Όπως και άλλα έγγραφα, θα πρέπει να κρατάτε πρακτικά για τουλάχιστον επτά χρόνια. Μέλη της εταιρείας, όπως είναι οι μέτοχοι, οι ανώτεροι υπάλληλοι και οι διευθυντές, έχουν το δικαίωμα να αναθεωρήσουν τα πρακτικά της συνάντησης μετά από «εύλογη αίτησή» προς την εταιρεία.
Ενώ δεν χρειάζεται να καταθέσετε αυτά τα έγγραφα στο κράτος, θα πρέπει να θεωρούνται σημαντικά έγγραφα και είναι απαραίτητα για την προστασία της καλής θέσης της εταιρείας σας και της περιορισμένης κατάστασης της ευθύνης σας.
16 Σχόλια ▼
